bAV-Administration – Praktische Ansätze zur Digitalisierung

Die Herausforderungen für bAV-Verantwortliche

In vielen deutschen Unternehmen besteht eine Vielzahl an verschiedenen Versorgungszusagen, die sich über die Zeit entwickelt hat oder durch Unternehmenstransaktionen hinzugekommen ist. Daneben haben sich oftmals über die Jahre viele manuelle Prozesse etabliert, die in teils nicht miteinander verbundenen Tools umgesetzt werden. Systembrüche sind hier eher der Standard als die Ausnahme.

Solche Konstrukte sind ebenso fehleranfällig wie aufwändig in der Einarbeitung und Pflege. Zusätzlich haben meist nur einige wenige Mitarbeitende das notwendige (historische) Wissen über die Besonderheiten der alten Versorgungssysteme, und nicht selten nähern sie sich ebenfalls dem Rentenalter. Nachdem Nachwuchs in Zeiten von Fachkräftemangel schwer zu finden ist, ist der Wissenstransfer nicht frühzeitig möglich.

Schließlich kommt auch noch die verwendete Software in die Jahre: SAP stellt den Service für das langjährig verwendete ERP System R3 Ende 2027 ein und Ersatz ist am Markt nur schwer zu finden. Der Grund: die üblichen HR-Systeme wie z.B. Workday decken die alten Versorgungspläne nicht ab.

Bisher werden manuelle Prozesse und Systembrüche durch wiederum manuelle Checks gesichert. Diese sind aber aufwändig und erfordern noch mehr Personal und Zeiteinsatz. Für den Wissenstransfer werden Dokumentationen erstellt, die schnell veralten und aufwändig gepflegt werden müssen. Gleichzeitig müssen die vorhandenen Systeme immer weiter an geänderte Zusagen, gesetzliche Anforderungen und technische Erfordernisse angepasst werden, sodass bei technischen Eingriffen oft genug nicht genau vorherzusagen ist, welche (unerwünschten) Wechselwirkungen entstehen.

Da ohne digitale Unterstützung die Information über bAV-Ansprüche die Mitarbeitenden oft nicht erreicht, sind sie im Durchschnitt schlecht bis gar nicht über die Höhe und den Wert ihrer Zusage informiert. Das zeigt auch unsere jährliche Deloitte bAV-Studie. Im Ergebnis heißt das, dass Unternehmen investieren, ohne die gewünschte positive Wahrnehmung bei den Mitarbeitenden zu erzielen.

Alle diese Sachverhalte erzeugen Kosten, ohne zum Mehrwert für die bAV eines Arbeitgebers zu beizutragen. Die Digitalisierung kann einen wirksamen Hebel bieten, um die bAV effizienter, zielgerichteter und kostengünstiger zu gestalten.

Die Trends

Cloudtechnologie ist skalierbar und bietet eine konsistente und aktuelle Datenbasis. Da die Datenhaltung im Hintergrund weiterentwickelt werden kann, ohne die Schnittstellen und das Look-and-Feel in der Endanwendung ändern zu müssen, ist sie skalierbar, gut wartbar und langlebig. Zudem ist diese Technologie kompatibel mit vielen Systemen und Endgeräten.

Ein weiterer Trend sind Portallösungen. Von Banking über die Urlaubsbuchung bis hin zur Steuererklärung gibt es für eine Vielzahl von Themen heutzutage Portallösungen. Das fehlt bisher weitgehend in der bAV. Dies lässt die Möglichkeit ungenutzt, eine deutlich größere Akzeptanz für die Teilnahme an Entgeltumwandlung und ein besseres Wissen über den Mehrwert der bAV zu schaffen.

Mitarbeitende, die sehen können, welchen Stand ihre Vorsorge erreicht hat und was sie bis zum Rentenalter noch erreichen können, sind deutlich motivierter, auch selbst einen Beitrag zu leisten, wenn sie die Höhe ihrer Versorgung nicht umständlich selbst ermitteln müssen. Auch für die Unternehmensseite eröffnen sich hier Potenziale:

• Mitarbeitende können selbst ihre Daten pflegen, Anträge stellen und damit Arbeit aus dem Unternehmen übernehmen, was Personal für diese Arbeiten einspart.
• Auch der eigentliche Wert, den eine arbeitgeberfinanzierte bAV liefert, kann deutlicher gemacht werden.

Das Bindeglied zwischen den beiden Trends ist die End-to-End (E2E)-Prozessautomatisierung. Damit wird der Datenfluss für einzelne Geschäftsvorfälle zwischen den Prozessbeteiligten gesteuert. Die Qualität steigt, weil alle Prozessschritte sicher eingehalten werden. E2E-Prozessautomatisierung reduziert zusätzlich manuelle Arbeit und hält Wissen im System. Für alle Prozessbeteiligten wird der aktuelle Bearbeitungsstand transparenter und die Zufriedenheit steigt, auch wenn die Bearbeitungszeiten gegebenenfalls unverändert sind.

Wenn hier zusätzlich künstliche Intelligenz (KI) geschickt eingesetzt wird, können die Prozesssicherheit bei Personalausfall oder -wechsel und das Wissensmanagement deutlich verbessert werden: der KI-Agent kann das Dokument zur aktuellen Zusage schnell zur Verfügung stellen, und es muss z. B. nicht auf die gerade im Urlaub befindliche Kollegin gewartet werden. So bleibt das System auch bei Personalwechsel bedienbar.  

Der Weg zur digitalen bAV-Administration

Ein vollautomatisierter bAV-Agent als nächster Schritt vom aktuellen Status quo ist unrealistisch. Außerdem erfordert die Umstellung auf digitale Lösungen zuerst einmal Investitionen von Zeit und Geld in eine Transformation.

Zudem werden neue Systeme werden oft mit Skepsis betrachtet, was Nutzerfreundlichkeit und Nutzen betrifft. Ihre Einführung sollte deshalb in Zusammenarbeit mit den Prozessbeteiligten umgesetzt werden, um Vorbehalten zu begegnen und größtmögliche Akzeptanz zu erzielen. Da Personendaten besonders geschützt werden müssen und Arbeitsprozesse mitbestimmungspflichtig sein können, ist auch eine Abstimmung mit dem Betriebsrat sinnvoll und oft auch notwendig. Auf diese Weise können Befürworter:innen und Multiplikatoren im Unternehmen gewonnen werden. 

Die Vorteile einer digitalisierten bAV-Administration

Aus HR-Sicht: Für Human Resources bedeutet die Digitalisierung erhöhte Effizienz und Entlastung der Mitarbeitenden, wodurch sie sich auf schwierige Einzelfälle oder strategische Entwicklungen konzentrieren können. Dadurch wird die Arbeit weniger repetitiv, abwechslungsreicher und damit auch interessanter für Neueinstiege. Darüber hinaus ist es leichter abzufedern, wenn erfahrene Teammitglieder in Rente gehen und die Stellen nicht nachbesetzt werden können. Durch die neu gewonnenen Freiräume können zudem aktuelle Entwicklungen leichter verfolgt werden.

Aus Technologie- und Datensicht: Die Datenqualität kann durch erhöhte Automatisierung steigen, wodurch die Fehlerquote sinken kann. Auf diese Weise werden aufwändige Nacharbeiten reduziert und die Gefahr von Überzahlungen sinkt. Auch hier werden Kosten gesenkt. Gleichzeitig wird die Zufriedenheit mit dem System erhöht, weil es weniger Fehlberechnungen und kürzere Bearbeitungszyklen gibt.

Die Datensicherheit wird erhöht, weil weniger Speicherorte überwacht werden müssen. Zudem wird die verschlüsselte Cloudtechnologie ständig auf dem neuesten Stand gehalten, ohne dass hierfür von Unternehmensseite Ressourcen nötig wären.

Schließlich gewinnt auch das Reporting an Aktualität und Sicherheit durch einfach zugängliche Daten für Gutachtenerstellung und Cashflow-Analysen. 

Fazit

Die Digitalisierung der Pensionsverwaltung kann für sämtliche Prozessbeteiligten zu deutlichen Vorteilen führen. Um einen ersten Überblick über die Chancen im eigenen Unternehmen zu erhalten, sollten folgende Fragen beantwortet werden:

• Welche neuen Anforderungen aus Arbeitgeber- und Arbeitnehmersicht sind bekannt und wie können sie erfüllt werden?
• Welche Laufzeiten haben die aktuellen Software-Lösungen und gibt es Systeme, die als Ersatz in Frage kommen?
• Welche Prozesse waren in der Vergangenheit besonders fehleranfällig?
• Welche manuellen Prozesse sind besonders aufwändig und können von Digitalisierung am besten profitieren?
• Wie ist die Altersstruktur im Pensionsteam und welche Dokumentation zu den notwendigen Prozessen liegt bereits vor?
• Wie findet Daten- und Informationsaustausch mit intern und extern Prozessbeteiligten statt?
• Wie sind Akzeptanz und Kenntnis der Pensionszusagen in der Belegschaft?
• Welche Themen können intern gelöst werden und für welche ist externe Expertise notwendig? 

Deloitte unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer bAV-Administration

Eine erste Analyse kann Themen identifizieren, bei denen Handlungsbedarf oder großes Optimierungspotential besteht.  Gerne unterstützen wir Sie sowohl bei der Planung als auch bei der Umsetzung und weiterführenden Betreuung Ihrer Lösungen.

Da eine digitale Umstellung einige Zeit in Anspruch nehmen wird, können Sie mit Deloitte aus einem großen Erfahrungsschatz in der Umsetzung ähnlicher Projekte schöpfen und so Fallstricke vermeiden.