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Onde é que os seus colaboradores trabalham?

As implicações fiscais do trabalho à distância

O panorama do trabalho à distância evoluiu a um ritmo sem precedentes nos últimos dois anos de pandemia de COVID-19. Entretanto, as manchetes dos jornais ainda estão repletas de anúncios de atrasos no regresso ao escritório e de novos compromissos de trabalho híbrido.

Os modelos de trabalho híbrido e à distância tornaram-se a norma mais rapidamente do que se previa antes da pandemia. Mas a mudança para regimes de trabalho remoto e híbrido acrescenta camadas de complexidade para as equipas Tax. Todos terão de abordar as Tax implicações do trabalho à distância, tanto para o empregador como para o empregado. E quando o teletrabalho é transfronteiriço, a situação pode tornar-se complexa.

Após o pico da pandemia, os empregadores continuam a debater-se com as implicações do trabalho à distância. O teletrabalho levanta uma miríade de questões relacionadas com o Taxque as empresas devem considerar e abordar de forma proactiva.

O que é que isto significa para a empresa e para o trabalhador?

A pandemia desafiou as empresas a pensar de forma diferente sobre como e onde os seus empregados trabalham. Durante a crise, algumas empresas anunciaram políticas flexíveis (semi) permanentes de "trabalho a partir de qualquer lugar", e agora vemos algumas empresas a dizer aos empregados que podem não precisar de regressar ao escritório.

Isto faz parte de uma abordagem centrada no trabalhador que demonstra flexibilidade e apoio aos trabalhadores que preferem trabalhar a partir de um local alternativo. Também permite potenciais benefícios para a empresa, tais como a redução da pegada imobiliária e o acesso a um maior número de talentos.

Neste documento, exploramos as questões que os Tax líderes devem colocar se estiverem a considerar o trabalho remoto como parte da sua futura estratégia de mão de obra e o que devem pensar a seguir para gerir esta nova forma de trabalho. Surgiu uma nova realidade e os Tax líderes precisam de ter uma visão a longo prazo para moldar o futuro e considerar quatro imperativos para abordar e gerir os actuais e futuros potenciais Tax riscos de conformidade do trabalho remoto a longo prazo ou permanente para limitar quaisquer Tax exposições.

As etapas práticas para implementar uma estratégia de trabalho remoto

A opinião da Comissão é que as empresas devem desenvolver um plano de ação que aborde os potenciais riscos de conformidade atuais e futuros em Tax. Acreditamos que é essencial adotar uma visão holística para permitir que os casos individuais sejam controlados e avaliados (de uma perspetiva de conformidade da empresa, do empregador e do trabalhador) e que haja um acompanhamento e identificação adequados do tipo de entidade que emprega o indivíduo.

Eis quatro passos que pode seguir:

Recolha de dados: Comece por recolher dados sobre os profissionais remotos para compreender a dimensão e os níveis, as localizações, o calendário, etc.

Risk avaliação: Identifique e avalie os riscos imediatos de conformidade e os impactos a jusante (Tax, impacto nos salários e nas remunerações). O objetivo final é utilizar as principais conclusões para desenvolver políticas e processos para gerir os riscos a longo prazo.

As ferramentas de controlo de viagens, de análise e de comunicação podem ser utilizadas, sempre que permitido, para evitar a exposição Tax, localizar trabalhadores e permitir o trabalho à distância. Por exemplo, os painéis de controlo de viagens e a análise de programas, incluindo a avaliação comparativa e a modelação (para dados sobre a utilização de políticas, padrões de viagem, despesas e desempenho) podem apoiar decisões estratégicas, ao passo que os centros de comunicação e os canais de comunicação ágeis (como aplicações móveis, texto, chat bots e vídeo) podem ser utilizados para impulsionar um comportamento conforme.

Aproveite as tecnologias automatizadas para registar os dados de localização, como as aplicações de calendário para funcionários com serviços de localização integrados. Isto ajudará os empregadores a gerir as expectativas dos empregados em termos de Tax retenção na fonte e declaração de rendimentos, bem como as responsabilidades fiduciárias do empregador em torno da conformidade com Tax.

  • Implemente soluções digitais que analisem dados e comuniquem riscos com base num motor de regras.
  • Seja proactivo e mantenha-se a par das últimas actualizações regulamentares e considere a sua aplicabilidade e impacto na sua força de trabalho remota.
  • Reavalie a exposição ao risco numa base frequente.

As fontes de dados podem incluir relatórios de viagens e despesas, sistemas HRIS, dados de redes privadas virtuais (VPN), inquéritos ou calendários em que os funcionários são convidados a optar e a validar a sua localização. Depois de os dados de localização serem validados pelo funcionário, podem ser importados para uma solução analítica para identificar exposições ao risco e obrigações de conformidade com base nas políticas da empresa e na lei Tax. Os relatórios e painéis de controlo nacionais que identificam o risco podem então ser utilizados para efetuar ajustamentos nos salários Tax e outras decisões de conformidade.

À medida que o volume das tradicionais missões de expatriados a longo prazo diminui, a mobilidade global pode desempenhar um papel estratégico na definição da resposta organizacional ao trabalho à distância, dada a experiência da função em colaborar com todas as partes interessadas (Talento, Folha de Pagamento, Impostos, etc.) para gerir a conformidade e a experiência global do talento. Uma função de mobilidade global pode também orientar os seus conhecimentos para aumentar o enfoque no trabalho à distância, por exemplo, aconselhando a empresa sobre a contratação de pessoal virtualmente e concebendo programas e políticas de trabalho à distância, alinhados com outras políticas de mobilidade global, tais como as missões de curto prazo, os viajantes de negócios e os trabalhadores pendulares.

A futura força de trabalho

Com a mudança para o trabalho remoto e híbrido, que provavelmente sobreviverá à pandemia, as empresas devem procurar estratégias para incorporar a resiliência e a agilidade para evoluir com as preferências de trabalho em mudança resultantes das alterações provocadas pela pandemia. Esta é uma oportunidade para repensar o futuro do trabalho - incluindo o que é o trabalho e como é prestado, quem executa o trabalho e onde é executado - e corrigir o rumo.

A Deloitte insta as empresas a refletirem e a considerarem estes quatro imperativos:

  • Equilibre o interesse nas políticas de trabalho a partir de qualquer lugar e/ou trabalho remoto com as potenciais implicações de conformidade. Sempre que um funcionário atravessa uma fronteira nacional ou internacional para trabalhar, o seu movimento pode desencadear ramificações de RH, imigração, folhas de pagamento e Tax.
  • Preste mais atenção aos dados para determinar a exposição Tax (folha de pagamento, retenção na fonte, etc.) quando os empregados estão a trabalhar em locais diferentes dos seus escritórios em casa.
  • Concentre-se em ter as soluções digitais certas para ajudar a gerir as preocupações de conformidade fiscal. Estas podem ajudar a identificar o local onde os profissionais estão a trabalhar e permitir a triagem e a tomada de decisões informadas. As ferramentas que acompanham e analisam a localização dos profissionais remotos e os informam sobre as ações a tomar para reduzir o risco podem ajudar as organizações a manter uma estratégia de trabalho remoto bem sucedida.
  • Flexibilize o apoio à mobilidade global e comece a pensar sobre quem está melhor posicionado para estabelecer, liderar e gerir a estratégia e a implementação de um programa e políticas de trabalho à distância. A mobilidade global pode estar numa posição única para liderar a partir da frente, dada a sua experiência em estratégias globais de talento e mobilidade, planeamento e implementação, e coordenação entre partes interessadas semelhantes.

A Deloitte desenvolveu uma gama de serviços para ajudar as empresas a identificar e abordar proactivamente potenciais riscos de conformidade regulamentar. Para mais informações, aceda a Business Travel Analytics da Deloitte.

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