Verrechnungspreise auf Basis von SAP-Systemen effizient, transparent und zukunftssicher gestalten
Herausforderungen erkennen, Prozesse automatisieren und steuerliche Risiken gezielt adressieren
Internationale Unternehmen stehen bei der Gestaltung ihrer Verrechnungspreisprozesse (Transfer Pricing) vor komplexen Herausforderungen. Häufig erfolgen diese Prozesse manuell, außerhalb der ERP-Systeme, was nicht nur den Aufwand erhöht, sondern auch Risiken hinsichtlich Datenqualität und Compliance birgt. SAP-Projekte – insbesondere die Umstellung auf SAP S/4HANA – bieten die ideale Gelegenheit, Ihre TP-Prozesse nachhaltig zu optimieren, Doppelbesteuerungsrisiken zu minimieren und regulatorischen Anforderungen zu entsprechen.
Die zentralen Herausforderungen bei der Verwaltung von Verrechnungspreisen in SAP
Für Verrechnungspreiszwecke müssen unterschiedliche Datenquellen (SAP SD, SAP FI, Management Reporting, HR, etc.) aus zentralen und lokalen Systemen herangezogen werden. Dabei verwenden über 40 Prozent der Unternehmen für operative Verrechnungspreiszwecke MS Excel als Haupttechnologie1 und viele Prozesse sowie Datenübertagungen finden in der Praxis manuell statt. In der Folge schätzen über 60 Prozent der Unternehmen die Qualität der Daten, welche an die Betriebsprüfung übermittelt werden, als schlecht bis mittel ein.2
Nachfolgend finden Sie die wesentlichen Herausforderungen in der Praxis und deren (Rechts-) Folgen:
- Erstellung der Transaktionsmatrix: Die Transaktionsmatrix bildet das Herzstück der lokalen Verrechnungspreis-Compliance (Local files und zugehöriger Filing Forms) und ist z.B. in Deutschland, innerhalb von 30 Tagen nach Prüfungsbeginn an die Betriebsprüfung separat zu übermitteln.3 Die manuelle Erstellung der Transaktionsmatrix ist eine sehr aufwändige Übung, welche z.T. drei bis vier Tage pro Transaktionspartner in Anspruch nimmt bzw. nicht immer vollständig möglich ist. Als Rechtsfolge drohen steuerlich nicht abzugsfähige Strafen/Zuschläge.
- Monitoring und Anpassung realisierter Verrechnungspreise bzw. Margen: Die Durchführung des Fremdvergleichsgrundsatzes (unterjährig und am Jahresende) findet in der Praxis oftmals anhand realisierter Margen von Konzerngesellschaften statt. Nur 14 Prozent der Unternehmen sind hierbei in der Lage, Verrechnungspreise auf Produkt-/Artikelebene zu monitoren.4 Bei einem manuellen Ansatz ist das Monitoring eine entsprechend zeitaufwändige und fehleranfällige Übung mit den Risiken potenzieller unerwarteter Cash Tax Effekte und Doppelbesteuerung.
- Funktionale Segmentierung lokaler Gewinn- und Verlustrechnungen: Verrechnungspreise sind mit wenigen Ausnahmen in meisten Ländern transaktionsspezifisch zu betrachten. Im Falle nicht sortenreiner Gesellschaften – also Gesellschaften, die mehrere Funktionen im Konzern übernehmen (z.B. Vertrieb und Produktion) – gilt es die lokalen Gewinn- und Verlustrechnungen funktional zu segmentieren. Ohne eine solche Segmentierung ist in solchen Fällen kein sinnvolles Monitoring (s.o.) möglich und verstärkt die o.g. negativen Effekte.
- Retrospektive Aufklärung von Verrechnungspreisbestimmungen im Rahmen steuerlicher Betriebsprüfungen: In vielen Ländern werden steuerliche Verrechnungspreise oftmals mehrere Jahre nach der originären Bestimmung in Betriebsprüfungen von den zuständigen Finanzbehörden geprüft. Sollte die Verrechnungspreisbestimmung hierbei nicht hinreichend aufklärbar sein, drohen empfindliche und steuerlich nicht abzugsfähige Strafen/Zuschläge bis hin zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Finanzbehörden. Zudem kann der manuelle Aufwand für die Beantwortung der zugehörigen Betriebsprüfungsanfragen hoch sein und zu hohen Beraterkosten führen. Diese Themen sehen wir in der Praxis insbesondere im Bereich der Dienstleistungsverrechnung.
SAP als Katalysator für Ihre Transfer Pricing-Transformation
Die Einführung neuer oder die Optimierung bestehender SAP-Systeme ermöglicht eine integrierte Abbildung Verrechnungspreis-relevanter Attribute und Konten direkt in den Datenstrukturen Ihres Unternehmens. Nutzen Sie diese Chancen, um Ihre Verrechnungspreisprozesse zu optimieren und zu automatisieren. Die Business Cases dieser Projekte sind i.d.R. sehr attraktiv und der anfängliche Implementierungsaufwand amortisiert sich oftmals innerhalb der ersten ein bis drei Jahre. Damit Ihre SAP-Transformation auch aus Verrechnungspreissicht ein Erfolg wird, müssen die Anforderungen an die Systemlandschaft frühzeitig und klar definiert werden.
Prozessverständnis und Best Practices als Erfolgsfaktoren
Für eine optimale Ausrichtung Ihre SAP-Systeme auf Ihre Transfer Pricing-Anforderungen ist es entscheidend, Ihre Prozesse klar zu dokumentieren und regelmäßig auf Branchenstandards und Best Practices zu überprüfen. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihre TP-Prozesse effizient sind (Next Level TP Compliance) und regulatorischen Anforderungen langfristig gerecht werden.
Kernaspekte einer erfolgreichen Verrechnungspreis-Integration in SAP-Projekten
In SAP-Projekten gilt es, zentrale TP-Themen rechtzeitig zu adressieren, um Effizienz und Transparenz zu erhöhen. Fokusthemen in der Praxis sind:
- Automatisierte Bereitstellung von Transaktionsmatrizen: Vereinfachen und automatisieren Sie die systematische Erfassung und Analyse konzerninterner Transaktionen durch die Hinterlegung von flexibel anpassbaren Mapping-Logiken in den Systemen. So sparen Sie signifikanten manuellen Aufwand bei gleichzeitig erhöhter Rechtssicherheit.
- Effektives Monitoring und Steuerung der (segmentierten) Gewinn- und Verlustrechnungen pro Legal Entity: Definieren Sie neue Reportings, um die finanzielle Performance einzelner Legaleinheiten auf Basis Ihrer TP-Segmente monitoren, steuern und dokumentieren zu können. Dies führt zu signifikant niedrigerem Aufwand und zur Reduktion von Doppelbesteuerungsrisiken.
- Effiziente Bereitstellung von Daten für weitere regulatorische Anforderungen: Ermöglichen Sie eine effiziente und konsistente Ausgabe strukturierter Daten für weitere regulatorische Anforderungen wie z.B. Country-by-Country Reporting (CbCR), Public-CbCR, TP-Dokumentationen, TP-Forms und Pillar 2.
Frühzeitiges Einbringen der Verrechnungspreis-Abteilung in SAP-Projekte sichert den Projekterfolg
Für eine erfolgreiche Umsetzung dieser Themen ist eine frühzeitige Einbringung der fachlichen TP-Anforderungen essenziell. Die zuständigen TP-Expert:innen und OTP-Teams sollten rechtzeitig mit der Analyse und Definition der erforderlichen Datenstrukturen beginnen sowie Mapping-Logiken und hierfür benötigte Attribute eindeutig festlegen. Unsere Erfahrung zeigt, dass in vielen Unternehmen wichtige Schritte oft zu spät erfolgen, was die Berücksichtigung der TP-Anforderungen in SAP-Projekten unnötig erschwert.
Deloitte: Ihr kompetenter Partner für eine erfolgreiche TP-Transformation in SAP
Auf Basis unserer langjährigen Erfahrung und tiefgehenden Expertise unterstützen wir Sie bei der Analyse, Identifikation, Priorisierung und bei der klaren Kommunikation Ihrer TP-Anforderungen und deren Umsetzung im SAP. Darüber hinaus unterstützen wir Sie gerne beim Aufbau eines damit im Zusammenhang stehenden internen Kontrollsystems (IKS) als auch bei der gesamtheitlichen prozessualen und technischen Umsetzung Ihres TP-Modells. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir individuelle Lösungen, die Ihre Verrechnungspreisprozesse nachhaltig effizienter, transparenter und regulatorisch sicher gestalten. Die Datenanforderungen an steuerliche Themen steigen immer weiter.
Wichtiger Hinweis: Bitte denken Sie daran, dass Transfer Pricing auch ein wesentlicher Hebel ist, um die effektiven Implementierungskosten eines neuen ERP-Systems (nach Steuern) um bis zu 30 Prozent zu reduzieren. Die Implementierungs- und laufenden Kosten von SAP-Projekten sind hoch. Schaffen Sie über Steuern einen Mehrwert für Ihren Konzern.
Nutzen Sie auch unser umfangreiches Angebot an Seminaren und Webcasts, das Archiv unserer TP-Webcasts oder fragen Sie bei uns direkt einen Workshop zum Thema TP-Operationalisierung an (Workshop-Anfrage).
