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Deloitte CFO Insights Management Reporting

Entscheider brauchen relevante Informationen. Ein Update des Management Reportings schafft die nötigen Grundlagen

Unübersichtlich gestaltet, voller irrelevanter Daten, nicht auf den Adressaten zugeschnitten: Das sind nur einige der verbreiteten Missstände im derzeitigen Management Reporting vieler Unternehmen. Dabei stellen Management-Berichte eine essenzielle Entscheidungsgrundlage für Führungskräfte dar. Die neue Ausgabe der Deloitte CFO Insights erläutert, wie dieses wichtige Steuerungsinstrument verbessert werden kann.

Bei der Umsetzung der Unternehmensstrategie folgt das Management oft einem kreisförmigen Prozess, der mit der Formel „Plan – Do – Check – Act“ umschrieben werden kann (Planen – Umsetzen – Überprüfen – Handeln).

Dem „Check“ kommt dabei hohe Bedeutung zu. Denn nur auf Grundlage der passenden Informationen können Entscheider Leistung beurteilen und Gegenmaßnahmen ableiten und umsetzen. Doch in vielen Unternehmen hapert es an der Qualität der Berichte, denen diese Informationen zu entnehmen sind. 

Das neue CFO Management Reporting

 

Immer mehr Verantwortliche sehen deshalb akuten Verbesserungsbedarf in diesem Bereich. Die Dringlichkeit wird dabei durch verschiedene externe und interne Faktoren noch verstärkt – beispielsweise die wachsende Unsicherheit auf dem Markt, die Notwendigkeit von Umstrukturierungen nach Unternehmenstransaktionen oder die Einführung disruptiver Technologien und Geschäftsmodelle. Wie kann sichergestellt werden, dass das Management Reporting solchen Entwicklungen gerecht wird – und dass es Führungskräften genau jene Informationen an die Hand gibt, die für eine erfolgreiche Entscheidung nötig sind?

ImCFO Insights Management Reporting raten die Experten von Deloitte zu Optimierungen in drei Dimensionen: Steuerungsfähigkeit, User Experience und Report-Erstellung.

Steuerungsfähigkeit: Das Reporting richtig „verdrahten“

 

Viele Verantwortliche berichten, dass sie das Management Reporting zwar als Informationsquelle nutzen. Als Steuerungsinstrument ist es aus ihrer Sicht aber oft weniger geeignet. Dafür gibt es vielfache Gründe: ein mangelnder Fokus des Steuerungsmodells, ungeeignete Auswahl der Kennzahlen im KPI-Portfolio oder ein Mangel an Maßnahmenbewertungen. Während in der Budgetierung flexible Finanzierungszyklen für neue Geschäftsmodelle eingeführt werden, bleibt das Reporting oftmals starr und unflexibel. Ebenso erfolgen nur selten regelmäßige, standardisierte Performance-Dialoge. Abhilfe bringen hier eine bessere Justierung des Modells und eine entsprechende Verzahnung mit dem Reporting im Hinblick auf die Unternehmensstrategie sowie auf die aktuelle Geschäftslage. Dazu gehören ein optimierter Fokus der Inhalte und ein besserer Zuschnitt der KPIs. Zum Beispiel sollten je nach Geschäftsmodell verstärkt nicht-finanzielle KPIs eingeführt und mit den finanziellen KPIs verknüpft werden, etwa zu operativen Größen oder Nachhaltigkeitsthemen. Ein grundlegender Review der finanziellen Verantwortlichkeiten sorgt dafür, dass die Zuständigkeiten für einzelne Kennzahlen auch korrekt abgebildet werden. Ergeben sich wesentliche Veränderungen im Unternehmen, sind Steuerungsmodell und Reporting in einem kontinuierlichen Prozess anzupassen.

User Experience: Berichte auf Empfänger ausrichten

 

User Experience im Management Reporting ist alles andere als Luxus. Nur wenn Adressaten die benötigten Informationen zügig und unkompliziert auffinden können, erfüllt ein Bericht seine Aufgabe und ermöglicht schnelle Entscheidungsprozesse. Es liegt auf der Hand, dass es dabei nicht ideal ist, nur einen einzigen Bericht für die ganze Organisation anzufertigen, wie das in manchen Unternehmen geschieht – oft als unübersichtliche Tabellenkalkulation mit großen Mengen an irrelevanten oder redundanten Informationen. Wie kann die Nutzererfahrung demgegenüber verbessert werden? 


Die Antwort ist eine umfassende Zentrierung auf die realen Anforderungen der Berichtsempfänger. Am Anfang steht daher eine Bestandsaufnahme der verschiedenen Zielgruppen und ihrer Erfordernisse. Konkrete Erwartungen an Inhalte und Aufbereitung werden katalogisiert, neue Berichtsformate als zukünftige Referenz für die jeweilige Zielgruppe festgelegt. Informationen, die nicht für die Steuerung relevant sind, sollten entfallen. Eine konsequente Strukturierung und die Aufbereitung entlang einer Storyline erleichtern Nutzern die Interpretation. Visuelle Gestaltungsoptionen helfen bei der Verdeutlichung. Veraltete Tools werden durch Self-Service-Lösungen und Cloud-basierte Tools ersetzt. So wird idealerweise ein dezentraler On-demand-Zugang möglich. Geführte Analysepfade anhand von User Stories zu verschiedenen Bereichen machen es den Empfängern leichter, die für genau ihren Blickwinkel relevanten Informationen zu erhalten. Ein tieferes Verständnis der Informationen durch die Adressaten wird durch Drill-Down-Analysen, Visual Analytics oder auch durch eine Herausarbeitung von Korrelationen in den Daten erleichtert, die z.B. mit Tools auf der Grundlage von Künstlicher Intelligenz (KI) aufgespürt werden. Die Nutzerfreundlichkeit eines Berichts kann außerdem auch durch den Einsatz moderner Methoden aus der Kognitionswissenschaft noch weiter optimiert werden, was eine objektive Grundlage für die Validierung der Gestaltung schafft. 

Report-Erstellung: Kompetenzen aufbauen und fokussieren

 

Ineffiziente Prozesse, veraltete Systeme: Ein weiterer Problembereich ist oftmals die Erstellung der Berichte. Das führt zu suboptimalen Ergebnissen – und das trotz Einsatz hoher personeller Ressourcen. Häufig beinhaltet der Prozess einen hohen Anteil an manuellen Tätigkeiten. Das Management Reporting ist in vielen Unternehmen ungeordnet auf dezentrale Silos verteilt. Es mangelt an Standards für Inhalte und Aufbereitung. Unnötig komplexe Abläufe behindern eine nahtlose Erstellung, Quellsysteme (ERP) sind oftmals nicht ausreichend angebunden oder liefern unzureichende Datenqualität. Dazu kommt meist ein ausbaufähiger Ausbildungsstand der Belegschaft, z.B. was die für ein effizienteres Reporting unerlässlichen digitalen Technologien angeht. 

Um diese Hindernisse zu überwinden, muss zunächst der Ist-Zustand im Unternehmen analysiert werden. Erfasst werden dabei Art und Anzahl der verschiedenen Berichte, Systemlandschaft und Reporting-Anwendungen sowie existierende Reporting-Prozesse in allen Bereichen. Überflüssige Berichte sollten sofort abgeschafft werden – ein lohnender „Quick Win“. Repetitive manuelle Tätigkeiten werden so weit wie möglich automatisiert, zum Beispiel mit Methoden wie Robotic Process Automation (RPA). Für eine ausreichende Datengrundlage ist es außerdem nötig, Quellsysteme wie das ERP auf einen adäquaten Stand zu bringen. Dies alles geschieht am besten zentriert in einer spezialisierten Einheit, etwa einer Reporting Factory, wo die notwendigen Kompetenzen gebündelt werden können. Die Konzentrierung des Know-hows erhöht die Qualität durch einheitliche Standards, macht die Erstellung effizienter und erleichtert den Auf- und Ausbau notwendiger Skills. 

Den intelligenten Report der Zukunft können Verantwortliche mit den entsprechenden Hilfsmitteln schon heute erzeugen: Er ist ein flexibles, dynamisches, User-zentriertes Dokument, mit einem Fokus auf handlungsrelevanten Informationen, sinnvoll angereichert mit KI-Erkenntnissen. Und dieses Reporting bietet ganz neue Möglichkeiten der Navigation: Nutzer können z.B. per Chatbot mit dem Report kommunizieren oder durch Natural Language Generation (NLG) jederzeit und überall Berichte im gewünschten Textformat abrufen. 

Das Management Reporting der Zukunft

 

Entscheidungsfähigkeit sichern, das Wachstum steuern, neue Geschäftsmodelle ermöglichen: Durch ein Update des Management Reportings sind Führungskräfte in Zukunft besser und schneller informiert. Die Experten von Deloitte empfehlen für die Umsetzung, mit einer umfassenden Validierung der Steuerungslogik anzusetzen. Durch eine Anpassung der Berichtsinhalte, der Reporting-Formate und des Erstellungsprozesses wird ein effektiver Zuschnitt auf die Erfordernisse der Adressaten gewährleistet. 

In unserem CFO Insights Artikel zum Thema Management Reporting erfahren Sie alle weiteren wichtigen Details über die Transformation des Reportings zu einem hoch effektiven Steuerungsinstrument.

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