Por que motivo é tão importante melhorar a contratação e a gestão dos contratos?

A publicidade nos últimos anos destaca a gestão do ciclo de vida dos contratos (CLM) — tanto como um conjunto de atividades realizadas por todas as empresas, como também pela perspetiva da capacitação tecnológica. O investimento flui para as empresas de tecnologia de CLM a níveis sem precedentes, e podemos até assistir a uma oferta pública inicial (IPO) este ano. No entanto, muitas empresas estão a perder de vista os benefícios desses avanços. A inovação e a transformação digital são necessárias na gestão do ciclo de vida dos contratos e na negociação de contratos em geral.

Mas porque acontece e porque é que o CLM é tão importante? São muitas as razões, mas vamos analisar algumas delas mais de perto… Vejamos o 'porquê':

Self-service

Desde 2020, que o 'self-service' tem sido provavelmente o pedido mais comum relativamente à tecnologia CLM e aos processos/equipas de CLM. As empresas que dominaram o 'self-service' costumam utilizar uma combinação de tecnologia, (re)design de contratos e simplificação de processos/aprovações. Mas por que isso é importante? Para os contratos de venda, a razão é a velocidade. Já para os contratos de compra, o 'self-service' também é relevante, mas frequentemente foca-se em transferir o trabalho da equipa jurídica para a equipa de procurement, tendo como benefício a redução do tempo gasto por advogados e um custo mais baixo (pois os recursos jurídicos tendem a ser mais caros dos que os da equipa de procurement).

O self-service, no entanto, não se resume a transferir uma atividade de uma equipa para outra. O domínio desta abordagem exige simplificação, análise e redesenho. Isso fica evidente nos estudos que avaliam onde as empresas gastam mais tempo: na negociação de contratos versus a identificação de riscos. Por exemplo, limitar a responsabilidade por negligência grave e má conduta intencional num contrato raramente resulta em consequências negativas, e ainda assim, muitas empresas desperdiçam tempo e recursos a discutir o alcance e a gestão de alterações nesses acordos. As organizações que compreendem o verdadeiro valor do self-service tendem a simplificar os seus contratos, tornando-os mais fáceis de entender e mais focados nos pontos que realmente podem afetar a relação comercial. Essas empresas integram as cláusulas mais “jurídicas” com termos amplamente aceites, permitindo que a equipa de procurement ou o responsável pelo contrato se concentre nas questões realmente importantes para o negócio.

As empresas que não se concentram no porquê não obterão os reais benefícios — em termos económicos ou de relações. Já vi tentativas de aplicar contratos complexos que conduzem a longos prazos, trocas de comunicação entre advogados e debates sobre o controlo de versões, em ferramentas de 'self-service' de última geração. No final, isso frequentemente leva a interpretações de falha no 'self-service'.

Gestão contratual e comercial pós-assinatura

Esta é a área onde a maioria das empresas está a perder o verdadeiro valor por detrás do CLM, ao requerer uma mudança de mentalidade e de organização. Mas também é a área onde se pode encontrar o maior benefício—económico e não só—particularmente na parte de compras dos contratos.

As empresas ficam geralmente satisfeitas ao perceber que as ferramentas de CLM (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos) incluem, na sua maioria, funcionalidades para definir lembretes ou gerir tarefas. Embora essas funções sejam importantes, muitas vezes esquecem-se das pessoas e dos processos envolvidos. Isso leva a comentários frequentes em pesquisas, como: “temos uma ferramenta de gestão, mas não vemos realmente os benefícios dela” ou “o sistema de lembretes criou tanto ruído que acabamos por desligá-lo”. Infelizmente, situações como estas ocorrem com frequência. A minha interpretação é que as pessoas não são devidamente informadas sobre a razão de ser dessas funcionalidades e como utilizá-las eficazmente. 

As empresas recebem relatórios indicando a não conformidade dos fornecedores, mas ninguém assume a responsabilidade por eles. O departamento jurídico está sobrecarregado e fora do seu âmbito de atuação; o departamento de procurement também costuma estar ocupado, focado em fechar novos negócios; e “a equipa do negócio” não tem formação para lidar com estas questões, estando mais concentrada no projeto que precisa de concluir. 

Compreenda o seu “porquê”

Nem tudo num contrato é importante — por isso, as ações que realiza em torno do contrato precisam de ser. Como exemplo, vejamos os lembretes. Os lembretes de um relatório da sua cadeia de abastecimento para evitar chumbar numa auditoria interna ou externa, ou a aplicação de descontos para compras por volume são importantes, mas provavelmente não precisa de um lembrete de que recebeu uma fatura de um fornecedor. Por isso, se quer chegar ao 'porquê' e perceber os benefícios, então compreenda que a parte tecnológica é apenas um terço da história. Sem um processo e pessoas que o acompanhem e façam essa gestão, estará a falhar o objetivo.

O 'porquê' de toda esta transformação contratual deve estar sempre ligado aos resultados do negócio — ao benefício económico. Imagine todas as perdas evitadas e os ganhos que podem ser alcançados quando a gestão do ciclo de vida dos contratos é feita corretamente. Seria uma pena perder essas oportunidades ou deixar escapar esses benefícios por negligenciar o 'porquê'.