Vá além da automatização para desbloquear o valor da contratação

As pressões sobre as empresas globais para “fazer mais com menos” não parecem estar a diminuir. Com a recessão no horizonte de muitas das principais economias, a redução dos custos operacionais e a reorientação dos recursos para acrescentar valor estratégico é uma prioridade para a maioria dos diretores executivos. E a gestão do ciclo de vida dos contratos (CLM) é um ótimo local para procurar poupanças de custos.

A gestão de contratos desempenha um papel crucial em qualquer negócio, estando no centro de quase todas as transações. O sucesso ou insucesso das receitas depende muitas vezes da qualidade, rapidez e simplicidade desse processo. No entanto, em muitos casos, a gestão de contratos consome recursos e exige tempo, sendo vista como uma distração face aos desafios estratégicos. Por exemplo, uma empresa de petróleo e gás deveria estar concentrada em questões como a extração, a transição para novas fontes de energia ou os impactos geopolíticos nas cadeias de abastecimento, e não sobrecarregada com tarefas administrativas, como o processamento de acordos de confidencialidade.

Externalize a gestão dos seus contratos

Uma resposta frequente de muitos líderes de departamentos jurídicos e CEOs é automatizar a gestão de contratos através da implementação de software que permita o atendimento automático ou outras funcionalidades. Embora confiar as atividades de CLM (Contract Lifecycle Management) a uma solução tecnológica possa, a longo prazo, poupar tempo e dinheiro, a escolha da solução ideal para o seu negócio, num mercado repleto de opções, pode ser um desafio. Além do custo do software, é preciso considerar a negociação dos acordos de licenciamento, a implementação da solução e a formação das equipas, o que significa que as poupanças reais podem demorar entre 18 a 24 meses a materializar-se — um prazo considerável no atual contexto económico.

De acordo com um inquérito recente da World Commerce & Contracting, 81% dos seus membros têm planos para implementar a automatização dos contratos. Mas pode valer a pena dar um passo atrás e refletir: “Será que isto é tudo o que devo fazer ou há algo mais a considerar para obter poupanças mais rápidas agora e preparar o futuro (com tecnologia)?”

Atualize o seu outsourcing
 

Para além de uma simples atualização tecnológica, pode ser mais eficaz rever toda a estrutura de gestão de contratos, juntamente com a intervenção jurídica que, por vez, é necessária. Os contratos são frequentemente analisados por várias pessoas, mas ninguém é realmente responsável por eles, criando inúmeras oportunidades para a perda de valor ou, de forma mais otimista, para poupanças e criação de valor, caso o processo seja bem estruturado. 

Uma empresa de serviços profissionais que consiga, simultaneamente, automatizar a gestão de contratos e melhorar os respetivos processos pode ser a solução que gera retorno imediato em tempo e recursos, sem necessidade de esperar pelo retorno do investimento. Trata-se de elevar a qualidade da sua solução de outsourcing, encontrando um parceiro a quem possa delegar toda a operação de forma integrada.

É provável que a transformação esteja a ocorrer em muitos outros departamentos da sua empresa e o departamento jurídico não precisa de estar isento. Basta perceber que um departamento jurídico e os seus processos de contratação podem ser transformados. Falar com colegas de outras áreas da empresa que passam (ou já passaram) por uma transformação pode levá-lo a conversar com prestadores de serviços de confiança. Em vez de dar-lhe apenas uma fatia do bolo (software de gestão de contratos públicos), podem oferecer-lhe o bolo inteiro, melhorando e operando os seus processos de gestão de contratos públicos por si.

Delegar é a nova automatização
 

Esta é uma nova perspetiva sobre o outsourcing: enquanto o outsourcing tradicional consistia, aparentemente, numa simples transferência — por exemplo, retirar certos processos de um local de elevado custo, como Londres, e realocá-los num local mais barato, a nova abordagem foca-se primeiro na melhoria dos processos e, depois, na gestão da operação.

Neste clima de evolução da prestação de serviços jurídicos, existem organizações que podem oferecer conhecimentos jurídicos especializados, tecnologia, uma variedade de centros e diversas competências linguísticas, entre inúmeras outras vantagens. Por que não encontrar o único fornecedor que pode corresponder à pegada da sua empresa melhor do que qualquer outro fornecedor de serviços externos?

Autor: Craig Conte