Tax CMS: Auf die richtige Auswahl kommt es an
Viele Unternehmen stehen bei Tax Compliance unter Zugzwang
Veränderte Ausgangslage durch neue Leitlinien
Reduzierung des Risikos der Steuerhinterziehung bei der Berichtigung von betrieblichen Steuererklärung – wie ist dies möglich? Mit einem Anwendungserlass zur Abgabenordnung des Bundesfinanzministeriums vom 23.05.2016 rückte diese Möglichkeit in den Fokus der Öffentlichkeit. Voraussetzung ist aus Sicht der Finanzverwaltung, dass der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem für Steuern (Steuer IKS) vorweisen kann.
Für die Operationalisierung liegt seit Juli 2016 eine inhaltliche Konkretisierung vor: Der IDW-Praxishinweis 1/2016 definiert die Anforderungen an ein Tax Compliance Management System („Tax CMS“, auch Steuer IKS genannt) gem. IDW PS 980. Ausgehend von dieser absehbaren Standardisierung ist eine Prüfung von Anpassungs- bzw. Umsetzungsmaßnahmen für viele Firmen deshalb unumgänglich.
Wie kann ein Tax CMS aufgebaut werden?
Für die praktische Umsetzung eines Tax CMS im Unternehmen empfiehlt sich ein integrierter sowie prozessorientierter Aufbau. Dieser kann bis zu vier Module umfassen. (vgl. Abb. 1)
Modul 1: Steuerrelevante Vorprozesse
Die Steuerabteilung ist für ihr Tax CMS (Steuer IKS) regelmäßig ein Konsument von Finanzdaten und Informationen aus dem betrieblichen Rechnungswesen. In den meisten Unternehmen werden diese Daten in stark arbeitsteilig organisierten, steuerrelevanten Vorprozessen (z.B. interne oder externe Finanzbuchhaltung) unter Einsatz von IT-Systemen (z.B. Buchhaltungs- und ERP-Software) generiert.
In Modul 1 muss die Nutzbarkeit dieser Daten im Modul 2 sichergestellt werden. Hierfür gibt die Steuerabteilung Kontrollen vor, die in die relevanten Prozesse implementiert werden. Deren Einhaltung wird anschließend durch das Rechnungswesen geprüft und nachgewiesen.
Modul 1 umfasst folgende Modulbestandteile:
(1) Bestandsanalyse
(2) Risikoanalyse
(3) Definition und Implementierung von Kontrollen
(4) Wirksamkeitskontrolle
Modul 2: Steuerliche Kernprozesse
Das Tax CMS i.e.S. baut auf den Daten der Vorprozesse. Modul 2 beinhaltet für die Kernprozesse der Steuerabteilung folgende Elemente:
(1) Bestandsanalyse
(2) Risikoanalyse
(3) Definition und Implementierung von Kontrollen
(4) Tax CMS-Beschreibung.
Inhaltlich erfordert Modul 2:
- Ein Handbuch Steuern,
- eine Steuer-Prozess-Dokumentation und
- eine Risiko-Kontroll-Matrix für Steuern.
Das Ergebnis von Modul 2 sind angemessene und wirksame Grundsätze sowie Methoden und Strategien, nach denen das interne Kontroll- und Überwachungsverfahren für Steuern für die Kernprozesse der Steuerabteilung festgelegt wird. Ein regelmäßiges Risiko-Controlling und -Reporting im Modul 4 gewährleistet die Einhaltung und kontinuierliche Verbesserung aller implementierten Maßnahmen.
Modul 3: Tax CMS Bescheinigungen
Modul 3 umfasst die durch die Standardisierung jetzt erstmals realisierbaren externen Bescheinigungen eines Tax CMS im Hinblick auf Angemessenheit und/oder Wirksamkeit gem. IDW Praxishinweis 1/2016. An diesem Punkt sollte die Steuerabteilung klären, ob relevante Stakeholder (z.B. Vorstand, Aufsichtsrat, Leiter Recht, Leiter Steuern, Interne Revision) solche Experten-Bescheinigungen wünschen.
Das Unternehmen legt selbst fest, über welchen Teilbereich des Tax CMS ein Prüfungsurteil getroffen werden soll. Auch ist festzulegen welche Steuerarten und -prozesse des Tax CMS geprüft werden sollen.
Modul 4: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Modul 4 beschreibt Maßnahmen für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Diese stellen sicher, dass das Tax CMS auch im Zeitablauf stets
- angemessen bleibt (d.h. laufend an veränderte Rahmenbedingungen angepasst wird) und
- wirksam bleibt (d.h. Kontrollen werden durchgeführt und ihre Ergebnisse im Rahmen eines ständigen Verbesserungsprozesses laufend ausgewertet und weiter entwickelt).
Vorteile des modularen Tax CMS Ansatzes
Der modulare Tax CMS Ansatz erlaubt es jedem Unternehmen, selbstständig Handlungsbedarfe zu identifizieren und einen entsprechenden Maßnahmenplan abzuleiten.
Inhaltlich legen viele Unternehmen ihren Fokus beim Tax CMS zunächst auf transaktionale Steuern (z.B. Lohnsteuer, Umsatzsteuer, Verrechnungspreise). Dabei wird versucht, hier integrierte automatisierte Kontrollen möglichst im Modul 1 zu implementieren. So können die manuellen Kontrollen der Steuerabteilung im Modul 2 auf ein Minimum reduziert werden.
Der modulare Ansatz ermöglicht es zudem, den Mindeststandard des Tax CMS individuell und unter Berücksichtigung des Risiko-Kontroll-Umfelds festzulegen.
Webcast: Aufbau und Operationalisierung eines toolunterstützten Tax CMS
Hier zeigen wir einen innovativen Ansatz zur Operationalisierung eines Tax CMS. Wir erläutern, wie mittels Nutzung eines bewährten Deloitte Compliance Frameworks ein Tax CMS von der initialen Prozessanalyse und Risikoidentifikation an digital gestaltet und umgehend operationalisiert werden kann.
Ausblick
Unternehmen werden nicht um eine erneute Prüfung oder einen Neuaufbau ihres Tax CMS herum kommen. Die Anforderungen des IDW PS 980 stellen hierbei klare Richtlinien dar. Bewährt hat sich in der Praxis der oben beschriebene Projektaufbau in vier Modulen: Vorprozesse, Kernprozesse, Bescheinigungen und Verbesserungsprozess.
Der zeitliche Ablauf und Kontext deuten darauf hin, dass das BMF bewusst einen Schritt in Richtung eines kooperativen Compliance Modells getan hat. Hier könnten noch weitere Schritte folgen. Derzeit sehen viele Unternehmen ohne ein Tax CMS in einem solchen lediglich eine hohe Investition, aus der sich keine greifbaren Vorteile ergeben.
Das Bundesfinanzministerium könnte diesem Vorurteil entgegenwirken. Eine Möglichkeit wäre, allen Unternehmen mit Tax CMS einen Rechtsanspruch auf eine zeitnahe Betriebsprüfung (§ 4a BpO) einzuräumen.
