Success Story Projektmanagement Softwareeinführung Asset Management

Ausgangssituation

Im Rahmen eines Einführungs- und Systemintegrationsprojektes führte unser Kunde eine Standardsoftware für das Asset Management ein. Die eingeführte Software ist modular aufgebaut, verfügt über eine breite Funktionsvielfalt und bietet dabei umfangreiche Möglichkeiten zur individuellen Anpassung (Customizing) an die Bedürfnisse der Endanwender.

Die Nutzung dieser Customizing-Möglichkeiten war ein zentraler Fokus im Projekt. Hierzu waren eine detaillierte Aufnahme der Anforderungen, die Konzeption und Durchführung der Anpassungen, Tests der Umsetzung sowie der Go-Live im Rahmen eines definierten Release-Plans erforderlich.

Im Verlauf des Projekts kam es zu wiederkehrenden Qualitätsproblemen und nicht gehaltenen Zielterminen, was zu Unzufriedenheit bei den Endanwendern und Eskalationen im Management führte.

Die Ursachen für die Probleme wurden vor allem im Projektmanagement identifiziert. Aufgrund der Expertise und langjährigen Erfahrung in vergleichbaren Projekten wurde Deloitte beauftragt in das Projekt einzusteigen, notwendige Maßnahmen zu erarbeiten und gemeinsam mit dem Projektteam des Kunden umzusetzen. Der Schwerpunkt lag dabei auf den Themenbereichen Projekt-Governance, Projekt-Planung sowie Projekt-Steuerung und Projekt-Controlling.

Unser Projekt-Scope

Das Projekt des Kunden war auf mehrere Jahre ausgelegt, zum Zeitpunkt der Beauftragung von Deloitte liefen die Aktivitäten bereits seit über einem Jahr. Aufgrund der hohen inhaltlichen und wirtschaftlichen Bedeutung des Projektes und um dem Risiko von Reputationsschäden zu begegnen, mussten spürbare Verbesserungen schnell umgesetzt werden. Gleichzeitig bestand die Herausforderung, den bestehenden Projektablauf parallel fortzuführen und an der vereinbarten Terminplanung festzuhalten.

In einem ersten Schritt führte Deloitte eine Analyse des bestehenden Projektmanagements und der dort erkannten Probleme durch, identifizierte Optimierungsmöglichkeiten und leitete daraus Maßnahmen ab. Diese Maßnahmen gliederten sich im Wesentlichen in die folgenden Kategorien:

• Anpassungen in der bestehenden Projektorganisation sowie bei einzelnen Projektmanagement-Artefakten, um der im Verlauf des Projekts gewachsenen Komplexität und zusätzlichen Anforderungen an das Projektmanagement Rechnung zu tragen.
• Justierung bestehender Vorgehensweisen und Abläufe zur besseren Steuerung und Berichterstattung sowie der frühzeitigen Erkennung von Issues und Risiken (z.B. Vorgehen zur Durchführung von Statusterminen, Inhalte des Managementreporting, regelmäßiges Cost Controlling, etc.).
• Steigerung der Kontinuität und Professionalität im Projektmanagement durch Sicherstellung der durchgängigen Nutzung vereinbarter Werkzeuge, Artefakte und Standardvorgehensweisen sowie der Einhaltung bestehender Vorgaben zur Projektsteuerung

Durch eine Priorisierung der Einzelmaßnahmen anhand von Kosten/Nutzen-Kriterien wurden sie in eine sinnvolle Umsetzungsreihenfolge gebracht, um schnell messbare Fortschritte zu erzielen.

Die Umsetzung erfolgte im Rahmen des laufenden Projektbetriebs durch eine Unterstützung und konstante Begleitung im operativen Projektmanagement. Um negative Auswirkungen auf laufende Projektaktivitäten zu vermeiden, wurde die Umsetzung anhand folgender Leitlinien und Vorgehensweisen gestaltet:

• Notwendige Anpassungen und Justierungen an der Projektorganisation bildeten die Ausgangsbasis für weitere Schritte
• Anpassungen bei Rollen und Verantwortlichkeiten erfolgten im Rahmen einer definierten Transition-/Übergabephase
• Bei der Einführung bzw. Änderung von Artefakten (z.B. Templates zum Statusreporting, Templates zum Cost Management, etc.) wurde jeweils dediziert geprüft, ob beim Kunden bereits vorhandene Standard-Templates für das Projektmanagement genutzt werden können
• Die Etablierung dieser Artefakte erfolgte jeweils über einen mehrwöchigen Zeitraum, in dem die Projektmitarbeiter des Kunden aktiv durch Deloitte bei der Nutzung unterstützt wurden
• Teilnahme von Deloitte an Regelprozessen und Regelmeetings, zu Beginn ggf. Übernahme einer Facilitator-/Moderatorenrolle
• Regelmäßige Review- und Feedbackschleifen mit dem Projektteam und ggf. Nachjustierung von Maßnahmen
  

Das Ergebnis

Mithilfe von Deloitte gelang eine Anpassung der Projektstrukturen an die aktuellen Anforderungen. Inhaltlich wurden bestehende Instrumente (z.B. zum Budgetcontrolling) und Projektmanagement-Artefakte (z.B. Statusbericht, Stakeholder-Analyse, Kommunikationsplan, Risikoinventar, etc.) aktualisiert, optimiert und fortgeschrieben, fehlende Artefakte wurden ergänzt. Projektabläufe (z.B. Regelmeetings) wurden - wo erforderlich - angepasst und optimiert.

Durch die Begleitung bei der Umsetzung im operativen Projektablauf über einen längeren Zeitraum konnten kurzfristige negative Auswirkungen auf den laufenden Projektbetrieb vermieden werden. Die aktive Einbindung des Projektteams bei den Anpassungen führte zu einer hohen Akzeptanz der Veränderungen. Für die Projektbeteiligten waren Verbesserungen schon nach kurzer Zeit sichtbar, was allgemein zu einer positiven Wahrnehmung der Projektaktivitäten führte.

Unser Mehrwert für den Kunden

Effizienz, Qualität und Professionalität des Projektmanagements wurden nachhaltig gesteigert. Eine verlässliche Projektplanung, zusätzliche Überwachungs- und Steuerungsmöglichkeiten für ein proaktiveres Management sowie eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit konnten ebenfalls erzielt werden.

Darüber hinaus wurden Aktualität und Transparenz der Informationen gesteigert (z.B. bezgl. Status, Budgetsituation, Issues und Risiken) und das Berichtswesen verbessert. Für relevante Stakeholder und insbesondere das (Senior-) Management sind damit zielgruppengerechte Statusinformationen regelmäßig und verlässlich verfügbar.

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