Process Mining in der Wirtschaftsprüfung

Mithilfe von Process Mining werden in der Abschlussprüfung Informations- und Werteflüsse ganzheitlich analysiert: Ausgehend von den erfassten Buchungen auf ausgewählten Konten nutzen wir die digitalen Spuren der zugrundeliegenden Transaktionen. Wir rekonstruieren den Pfad der Geschäftsvorfälle durch die IT-Systeme und werten aus, wie die Prozesse durchgeführt wurden, wer involviert war und in welchem Umfang sich Korrekturen oder Abweichungen ergaben. Die Prozessdatenanalyse schafft durch die Komplettbetrachtung aller Transaktionen vollständige Transparenz über die Ist-Prozesse. Durch Abgleich mit vordefinierten Soll-Zuständen erkennen wir den Grad der Konsistenz von Prozessabläufen. Diese Erkenntnisse nutzen wir, spezifische Risiken innerhalb von Prozessabläufen zu identifizieren, uns auf wesentliche Prozessbereiche zu fokussieren und individuelle Prüfungshandlungen zu entwickeln.

Mit Process Mining gewinnen wir in Prozessen mit einem hohen Grad an Standardisierung und geringer Normabweichung einen Großteil unserer Prüfungssicherheit. Process Mining hilft dem Prüfer, seine Prüfungen passgenau auszurichten und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Qualität und Effizienz der Prüfungsdurchführung werden gesteigert. 

m ersten Schritt erfolgt eine retrograde Analyse, wie die Forderungs- und Umsatzbuchungen im Hauptbuch zustande kommen. Dazu verknüpfen wir anhand von Systeminformationen jede Buchung mit ihren entsprechenden Vorgängerdokumenten im System. Wir rekonstruieren somit die digitale Spur einer ganzheitlichen Transaktion vom Auftragseingang bis zur Erlösbuchung auf dem Umsatzkonto. Damit können wir auch erkennen, ob zu jeder Buchung alle erwarteten Schritte stattgefunden haben.

Zum Beispiel sehen wir,

• ob für jede Umsatzbuchung ein entsprechender Warenausgang im System erfasst wurde, bevor eine Rechnung versendet wurde,  
• eine (freigegebene) Bestellung diesem Warenausgang zu Grunde gelegen hat oder
• nachträglich nach Freigabe der Bestellung noch Preise oder Konditionen geändert wurden.

Ein beispielhaftes Ergebnis dieses Vorgehens kann dann die Erkenntnis sein, dass bei 90% aller Umsatzbuchungen eine Bestellung generiert, ein Warenausgang erfasst sowie darauf basierend eine Ausgangsrechnung erstellt und versendet wurde.

Bei den verbleibenden 10% der untersuchten Grundgesamtheit würde man z.B. erkennen, dass für diese entweder kein Warenausgang erfolgt ist oder bei den Buchungen kein Dokument zur Initiierung der Transaktion vorliegt. Sofern wesentlich, können diese Sachverhalte nun Gegenstand gezielter weiterer Prüfungsschritte werden, die sich somit faktenbasiert auf die wirklichen Risikobereiche für Fehler konzentrieren.