Einführung agiler Arbeitsmethoden in der Energiewirtschaft

Die stabile und sicher vorhersagbare Marktsituation der vergangenen Jahrzehnte weicht einer digitalisierten Zukunft mit schwer vorhersagbaren Veränderungen und einem hohen disruptiven Potenzial für etablierte Marktteilnehmer. Die Unternehmensorganisationen der Energiewirtschaft orientieren sich häufig noch an klassischen Organisationsstrukturen mit komplexen Hierarchien und vielen Führungsebenen. Historisch gewachsene Prozesse, Strukturen und in Teilen standardisierte Vorgaben (z.B. zur Marktdatenkommunikation) bremsen Innovation und Dynamik. 

Die Aufgaben, die es zu bearbeiten gilt, werden zunehmend komplexer. Dies führt dazu, dass einzelne Abteilungen alleine nicht über mehr die erforderlichen Kompetenzen verfügen, um die Themenstellungen ganzheitlich zu lösen. Dies führt unweigerlich zu einem erhöhten Bedarf crossfunktionaler Zusammenarbeit. Für die Energieversorger geht es folglich um das Spannungsfeld aus etablierten bzw. definierten Prozessen auf der einen Seite und der Erhöhung von Agilität und Dynamik auf der anderen Seite.

Beispielprojekt bei einem großen Netzbetreiber

Der Kunde ist ein großer Netzbetreiber in Deutschland. Die Herausforderungen der Energiewende führen zu einem stärken Bedarf an crossfunktionaler Zusammenarbeit zwischen ganz unterschiedlichen Abteilungen und Hauptabteilungen. Ausgangslage und Herausforderungen hierbei waren: 

• In der Zusammenarbeit bestehen bislang viele Reibungsverluste und zeitliche Verzögerungen
• Wichtige Informationen werden nicht in ausreichendem Maße automatisch weitergegeben
• Relevante Personen werden in die Bearbeitung der Themenkomplexe teilweise nicht bzw. zu spät einbezogen
• Zusammenarbeit und die Bearbeitung crossfunktionaler Themenstellungen laufen nicht ausreichend koordiniert ab

Als Startpunkt des Projektes wurden Interviews und Workshops mit Führungskräften durchgeführt, um gemeinsam einen verbindlichen Rahmen für eine verbesserte crossfunktionale Zusammenarbeit und agile Arbeitsformen auszuarbeiten. Dieser Rahmen berücksichtigt die folgenden Ziele:

• Stärkung der gleichberechtigten und koordinierten Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg und jenseits fest vorgegebener Organisationsstrukturen
• Ermöglichen von flexiblen Organisationformen für komplexe Themenstellungen 
• Stärkung der Eigenverantwortung der Mitarbeiter 
• Stärkung von Kommunikations-, Organisations- und Führungs-Skills

Gemeinsam mit dem Netzbetreiber wurde ein Vorgehen entwickelt, das den Spagat zwischen Linienaufgaben und projektbezogenen Aufgaben berücksichtigt und für alle Seiten transparent ist.

Zunächst wurden agile Methoden, wie z.B. der Scrum-Ansatz, im Rahmen des Projekts mit den Führungskräften und Mitarbeitern des Kunden eingehend diskutiert. Ergebnis dieser Diskussion war, dass die agilen Ansätze in ihrer reinen Form nicht die organisatorischen, rechtlichen und regulatorischen Anforderungen eines Netzbetreibers erfüllen können. Folglich entschied man sich, die agilen Arbeitsmethoden als Grundlage für eine adaptierte Eigenentwicklung zu nutzen. Nur so kann durch die Einführung ebendieser Methoden ein tatsächlicher Mehrwert für das Unternehmen und seine Mitarbeiter generiert werden, der auch in der täglichen Arbeitspraxis gelebt werden kann.

Im Rahmen der Projektbearbeitung wurden zwei Themenbereiche definiert, für die Ansätze einer flexibleren Zusammenarbeit ausgestaltet werden sollen: crossfunktionale Arbeitsgruppen in der Linienorganisation (z.B. für Netzausbauprojekte) und für komplexe, innovative Themenstellungen (z.B. Entwicklung nichtregulierter Dienstleistungsprodukte) in Form von Projekten. Für beide Ansätze konnte eine Verbesserung der Leistungserbringung in Bezug auf Schnelligkeit und Qualität festgestellt werden. Maßgeblich für die verbesserte Zusammenarbeit war unter anderem ein intensivierter Austausch zwischen den Mitarbeitergruppen, so dass diese besser zusammenarbeiten konnten und die jeweiligen Expertisen besser genutzt werden konnten. Durch die gewonnenen Freiräume und das gewonnen Netzwerk stieg zudem die Bereitschaft der Mitarbeiter, neue Aufgaben selbstbewusst zu übernehmen. 

Bei der Einführung crossfunktionaler und institutionalisierter Arbeitsgruppen in der Linienorganisation zeigte sich, dass trotz der Vorgabe fester Strukturen durch die bestehende Unternehmensorganisation eine Koordination vieler Einheiten auf Augenhöhe möglich ist und die Zusammenarbeit verbessert wurde. Entscheidungen können in festgelegtem Rahmen innerhalb der Arbeitsgruppe getroffen werden, wodurch Entscheidungswege verkürzt werden und das Management auf Hauptabteilungsleiterebene entlastet wird. In der Zusammenarbeit konnte zudem festgestellt werden, dass sich die beteiligten Abteilungen aus unterschiedlichen Funktionsbereichen zueinander öffneten und sich so ein konstruktiver Zusammenschluss zwischen unterschiedlichen Experten einstellte. Mit dem Abbau von zuvor gewachsenen Abteilungsgrenzen stieg zudem die Bereitschaft, sich in „fremde” und von anderen entwickelte Technologien, Tools und Prozesse einzuarbeiten. 

Für den zweiten Fall, die Bearbeitung innovativer Themen in projektartigen Organisationsformen, wurde ein Rahmen für flexiblere Strukturen und eine agile Zusammenarbeit geschaffen, in den sich die Mitarbeiter in Teams eigenständig einbringen können. Der Fokus liegt dabei auf adaptierten agilen Methoden zur Lösung von komplexen Herausforderungen. Die Möglichkeit, relevante Personen für neue und innovative Projekte schneller zusammenzuführen und die Verminderung der Anzahl an Reportings und Status Meetings erhöhte maßgeblich die Produktivität und Kreativität. Hierbei steht die Bearbeitung unter der Prämisse, dass einzusetzende Instrumente und Strukturen nur so viel wie nötig und so wenig wie möglich von außerhalb des Teams vorgegeben werden. 

Im Ergebnis hat der Netzbetreiber die crossfunktionale Zusammenarbeit für die Linien- und Projektorganisation weiter gestärkt und die eingangs beschriebenen Herausforderungen durch ein strukturiertes und von allen Seiten akzeptiertes Vorgehen gelöst.

Unser Angebot für Sie

Sehr gerne unterstützen wir Sie im Rahmen der agilen Transformation in der Energiewirtschaft und stellen Ihnen ausgewählte Praxisbeispiele vor. Unser Team hat jahrelange Erfahrung in der Energiewirtschaft und hat dort vielfältige Projekte erfolgreich umgesetzt. Neben der Kenntnis Ihres Marktes und Ihrer Branche bringen wir zudem die Expertise für die agile Transformation mit. Kommen Sie für einen Austausch gerne auf uns zu.