Axpo arbeitete mit Deloitte zusammen, um die Systemlandschaft des Unternehmens neu zu gestalten und ein neues Erlebnis für Mitarbeiter und Kunden zu schaffen. Unter Nutzung des globalen Deloitte-Netzwerks und der Delivery Hubs sowie in Zusammenarbeit mit anderen Implementierungspartnern wurde das erste Go-Live im Oktober 2023 realisiert, wobei der Schwerpunkt auf drei juristischen Personen lag: Axpo Services AG, Axpo Solutions AG und Axpo Holding AG. Die folgenden SAP-Lösungen waren entscheidend:
- Fiori Launchpad: Das Fiori Launchpad, die neue Landing Page für alle SAP-Transaktionen, dient als Web-Version von SAP S/4HANA mit Kacheln zur Verbesserung der täglichen Benutzererfahrung.
- ProTime: Die Anwendung für ein vollständig digitales Verfahren zur Spesen- und Leistungserfassung, das die alten Systeme ersetzt und einen papierlosen Prozess der Bearbeitung und Archivierung von Belegen gewährleistet. In dem neuen ProTime können Spesenbelege sogar unterwegs über mobile Geräte eingereicht, zu 100% elektronisch archiviert und nach der Genehmigung schneller ausgezahlt werden, und zwar wöchentlich.
- Vendor Invoice Management (VIM): Die neue, vollständig in SAP S/4HANA integrierte Workflow-Lösung für die Kreditorenbuchhaltung optimiert den Prozess für den Empfang, die Validierung, die Kodierung, die Genehmigung und die Überwachung von Lieferantenrechnungen, wobei die Rechnungsgenehmigung jetzt nur noch auf einem Bildschirm angezeigt wird.
- Ariba Guided Buying: Als Ersatz für das alte COUPA (WeBuy) System wird der Bestellprozess für Waren und Dienstleistungen vollständig digitalisiert.
Einführung von "No PO, No Pay": Die Genehmigungen werden erteilt, bevor eine Bestellung (PO) den Lieferanten erreicht. Lieferantenrechnungen ohne Purchase Order werden nicht mehr bezahlt. Die Rechnungsfreigabe erfolgt automatisch durch das System, wenn eine Rechnung/PO übereinstimmt - ohne zusätzliches Klicken oder Durchziehen.
Automatische Genehmigungen für Bestellungen unter 500 CHF: Bestellungen unter 500 CHF werden mit einer passiven 4-Augen-Prüfung bearbeitet. Der Eigentümer der Kostenart, dem der Auftrag erteilt wird, erhält eine Informations-E-Mail über den Auftrag und einen monatlichen Bericht über die Ausgaben. Es wurde ein spezielles Team gebildet, das die Auftragsbestätigungen aktiv verwaltet und die Antragsteller unterstützt, wenn Abweichungen zwischen Aufträgen und Auftragsbestätigungen auftreten.
- Handelsschnittstelle: Die neue Handelsschnittstelle ermöglicht eine nahtlose Integration mit einer zentralen Energiehandelsplattform, die Axpo in die Lage versetzt, ihr Energiehandelsgeschäft in Echtzeit zu verwalten.
Die Umstellung der Mitarbeiter auf die SAP S/4HANA Cloud Edition wurde durch ein organisatorisches Change Management unterstützt. Nachdem die betroffenen Stakeholder-Gruppen identifiziert wurden (Stakeholder-Analyse), wurden die Auswirkungen der Änderungen als Prozess-, Technologie- oder Personaländerungen kategorisiert und das Ausmass der Änderungen erfasst (Bewertung der Auswirkungen der Änderungen). Um den Schulungsbedarf der betroffenen Interessengruppen zu ermitteln, wurde eine Bewertung des Schulungsbedarfs durchgeführt, aus der ein strukturierter Schulungsplan für die Endbenutzer hervorging. Um die relevanten Interessengruppen zu informieren, erstellte Deloitte einen Kommunikationsplan für die Endnutzer, der alle geplanten Kommunikationsbotschaften pro Kanal und Zielgruppe enthält.
