Ein digitaler Spitzenreiter werden

Digital ist der neue Standard

Die jüngsten Ereignisse haben das Tempo der digitalen Transformation beschleunigt. Fast alle Unternehmen erleben eine Schocktherapie aus plötzlicher Fernarbeit, Online-Zusammenarbeit und der schnellen Einführung neuer Tools. Die Global Business Services (GBS)-Zentren befanden sich bereits in einer relativ günstigen Position, da sie von Anfang an darauf ausgelegt waren, Kunden aus der Ferne zu bedienen. Das reicht jedoch nicht aus, um sie zu digitalen Marktführern zu machen. Im Folgenden finden Sie einige Vorschläge, wie Sie Ihr GBS-Zentrum an die Spitze der digitalen Transformation bringen können.

Priorisieren Sie Ihre Initiativen

Digitale Transformation ist ein sehr weit gefasster Begriff. Er umfasst verschiedene Initiativen, die darauf abzielen, die Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken, einen Mehrwert zu schaffen und die Lieferfähigkeit zu verbessern. Finanzverantwortliche müssen ein Gleichgewicht zwischen diesen Initiativen finden, um zu vermeiden, dass sie ihre Abläufe stören und die Organisation ausbrennen, weil sie versuchen, alles auf einmal zu tun.

Finanzorganisationen konzentrieren sich in der Regel am meisten auf die Kostenreduzierung durch digitale Initiativen, wie z.B. robotergestützte Prozessautomatisierung, oder Standardisierungsinitiativen, wie z.B. die Implementierung eines Single-Instance ERP. Initiativen zur Verbesserung von Qualität und Geschwindigkeit, wie z.B. Self-Service-Funktionen und Analyse-Suiten, sind weniger verbreitet, aber wohl ebenso wichtig. Geringe Servicequalität ist der häufigste Grund für Unternehmen, auf Backshoring zurückzugreifen.

Einige Finanzleiter ziehen es vor, sich bei ihren digitalen Initiativen in erster Linie auf niedrig hängende Früchte und schnelle Erfolge zu konzentrieren. Es ist zwar sinnvoll, die Vorteile frühzeitig aufzuzeigen, um Unterstützung für die Digitalisierung zu gewinnen, aber für den langfristigen Erfolg ist die Entwicklung einer starken Basis von Fähigkeiten entscheidend. Die erforderlichen Fähigkeiten können sowohl fachlicher Natur sein, wie z.B. Geschäftsanalyse und UX-Design, als auch technischer Natur, wie z.B. die Übernahme von Cloud-Infrastrukturen und -Diensten.

Der Aufbau einer soliden Pipeline potenzieller Digitalisierungsinitiativen, eine langfristige Perspektive sowie ein solider Priorisierungsansatz sind notwendig, um den richtigen Fokus für Ihr Unternehmen zu formulieren.

Holen Sie sich die richtigen Werkzeuge

Der Auf- oder Ausbau einer GBS-Organisation ist eine lohnende, aber anspruchsvolle Aufgabe. Sie erfordert beträchtliche Investitionen und ein hohes zeitliches Engagement, wobei ein grosser Teil der Kosten auf Ausgaben im Zusammenhang mit dem Wissenstransfer entfällt, wie z.B. Reisen und Parallelbetrieb. Heute können Unternehmen diesen Prozess beschleunigen und gleichzeitig seine Qualität verbessern, indem sie die neuesten Tools und Technologien einsetzen. Ein Beispiel ist die automatisierte Erstellung von Wissenstransferdokumenten, die später sogar als Grundlage für die Prozessautomatisierung verwendet werden können.

Dank der rasanten Entwicklung von Process Mining und Automatisierungstools sind Unternehmen auch in der Lage, für die Automatisierung geeignete Prozesse schneller zu entdecken. Mit branchenführenden Anbietern wie UiPath, Automation Anywhere, Trufa oder Blue Prism können Sie den Workflow erfassen, die Automatisierung entwerfen und bereitstellen, um vollständig digitale Abläufe zu schaffen, die mit dem Wachstum des zugrunde liegenden Unternehmens skalieren können.

Holen Sie sich das richtige Talent

Um mit der digitalen Transformation erfolgreich zu sein, müssen Sie die richtigen Talente und Fähigkeiten haben. Das Kandidatenprofil, das die GBS-Zentren benötigen, ist heute anders. Auch die Karrierewege und Ausbildungspläne müssen angepasst werden, um digitale Spezialisten anzuziehen und zu halten.

Der Einstellungsprozess für die Finanzzentren von GBS konzentrierte sich traditionell auf Kandidaten mit relevanten Prozess- und Funktionskenntnissen, wie z.B. Buchhaltungskenntnisse oder Wissen über ERP-Tools. Das reicht heute nicht mehr aus. Zusätzlich zu den technischen Kernkompetenzen wie Programmierung und Datenanalyse werden auch digitale Fähigkeiten wie Geschäftsanalyse, UX-Design, agiles Projekt- und Produktmanagement benötigt.

Ein idealer Kandidat verfügt sowohl über die traditionellen funktionalen Fähigkeiten als auch über die neuen digitalen Fähigkeiten. In der Praxis ist es jedoch schwierig, diese Profile zu finden. Daher ist es wichtig, dass sich die Lern- und Entwicklungsprogramme auf den Aufbau dieser Fähigkeiten im Unternehmen konzentrieren.

Ein weiterer Aspekt, den Sie berücksichtigen sollten, ist der Karriereweg. Ein typischer Weg für einen GBS-Mitarbeiter führt vom Analysten zum Teamleiter und sogar zum Prozessleiter. Für Experten der digitalen Transformation ist das nicht möglich. Ihre Aufgaben sind eher projektbezogen und erfordern hochspezialisierte Fähigkeiten. Ihr beruflicher Aufstieg würde nicht unbedingt mit Personalmanagement verbunden sein, sondern eher mit der Verantwortung für grössere Initiativen oder Produkte.

Optimieren Sie Ihre Standorte

Selbst die am stärksten digitalisierten GBS-Hubs benötigen immer noch physische Räumlichkeiten als Ort der Zusammenarbeit, Schulung und kontinuierlichen Verbesserung. In den letzten Jahren war es typisch für GBS, sich an einigen wenigen Standorten auf der ganzen Welt zu zentralisieren, entweder mit einem globalen Hub oder einigen regionalen Hubs. Dies hat zu einem massiven Wettbewerb um Talente an den beliebtesten Standorten wie Krakau für europäische Hubs oder Bangalore für asiatische Hubs geführt, was sich negativ auf die Wirtschaftlichkeit dieser Hubs auswirkt, da die Arbeitskosten die ursprünglichen Annahmen übersteigen und die hohe Personalfluktuation den Betrieb beeinträchtigt.

Aber die jüngsten Trends zur flexiblen Arbeit und zur Telearbeit haben es den GBS-Hubs ermöglicht, Talente aus dem ganzen Land, in dem sie sich befinden, zu rekrutieren. Das hat viele Vorteile. Es werden nicht nur die Bürokosten gesenkt, sondern auch die Talentbasis wird breiter, da sie Menschen umfasst, die normalerweise nicht in die Stadt ziehen würden, in der sich das Zentrum befindet.

Anstelle eines einzigen grossen Büros in einer Stadt könnten Sie in Erwägung ziehen, das Zentrum auf mehrere kleinere Standorte aufzuteilen, die als Stützpunkte für die Einarbeitung, Schulung und den Wissensaustausch dienen und gleichzeitig eine flexible Arbeitsstruktur beibehalten.

Auch wenn die Fernarbeit theoretisch eine standortunabhängige, globale Aufstellung ermöglicht, würden wir in der Praxis empfehlen, die Anzahl der Länder zu begrenzen, in denen sich die GBS-Hubs befinden. Die Komplexität von Verträgen, Steuern und Arbeitsrecht muss an jedem zusätzlichen Standort berücksichtigt werden. Sie sollten daher in Erwägung ziehen, zusätzliche Standorte entweder auf Länder zu beschränken, in denen Sie bereits eine Geschäftspräsenz haben, oder auf typische Offshoring-Destinationen, in denen GBS-Praktiken gut etabliert sind.

Führen Sie die Transformation an

Alle oben genannten Aspekte sind zweifellos wichtige Überlegungen bei jeder digitalen Transformation, aber die Liste ist nicht vollständig, da der Erfolg letztlich von einer Vielzahl von Faktoren abhängt. Eine klare Vision, eine angemessene Governance und eine inspirierende Führung sind ebenfalls entscheidend für die Umgestaltung Ihrer GBS-Finanzorganisation.

Wir hoffen, dass dieser kurze Artikel Anregungen für Ihr GBS-Zentrum gegeben hat. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir würden uns freuen, das Gespräch fortzusetzen.

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