Q&A - benefity / świadczenia pracownicze

Benefity i świadczenia pracownicze – poznaj pytania i odpowiedzi

1. Czym są benefity/świadczenia pracownicze?

2. Co to jest Employee Value Proposition (EVP)?

3. Z jakich źródeł pracodawca może finansować świadczenia pracownicze?

4. Czy wszystkie benefity pracownicze finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych są zwolnione z PIT i wyłączone z podstawy ZUS?

5. Jakie świadczenia pracownicze finansowane ze środków obrotowych są wyłączone z podstawy ZUS?

6. Współfinansowanie benefitów pracowniczych przez pracownika i pracodawcę – jakie może rodzić korzyści?

7. Jakie inne formy świadczeń pracowniczych mogą zapewniać pracodawcy?

8. Ile realnie zaoszczędzi pracownik przy zapewnieniu mu poszczególnych benefitów?

1. Czym są benefity/świadczenia pracownicze?

W świetle obowiązujących przepisów benefity to wszystkie świadczenia pieniężne i niepieniężne, które finansuje lub współfinansuje pracodawca i które przynoszą korzyści dla pracownika. Wartość świadczeń pracowniczych, niezależnie od ich formy, stanowi co do zasady przychód pracownika, jednak w zależności od źródła ich finansowania, mogą one być zwolnione z PIT i/lub wyłączone z podstawy ZUS.

2. Co to jest Employee Value Proposition (EVP)?

EVP to unikalna wartość, którą pracodawca oferuje swoim pracownikom w zamian za ich umiejętności, doświadczenie i zaangażowanie w firmę. Głównym celem EVP jest określenie wszystkich korzyści, których pracownicy mogą oczekiwać, decydując się na pracę u danego pracodawcy. EVP to także inne elementy budujące zaangażowanie, jak np. kultura organizacyjna, możliwości rozwoju czy warunki pracy, na które składają się wynagrodzenie oraz różnego rodzaju świadczenia pracownicze i benefity.

3. Z jakich źródeł pracodawca może finansować świadczenia pracownicze?

Benefity pracownicze mogą być finansowane na dwa sposoby:

• finansowanie ze środków obrotowych spółki lub
• finansowanie z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚŚ).

Bez względu na to, z jakiego źródła sfinansowano benefity, ich przyznanie co do zasady powoduje powstanie przychodu u pracownika. Niektóre świadczenia pracownicze, w szczególności te finansowane z ZFŚS, mogą skorzystać ze zwolnienia z PIT (do limitu) i wyłączenia z ZUS (bez limitu).

4. Czy wszystkie benefity pracownicze finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych są zwolnione z PIT i wyłączone z podstawy ZUS?

Świadczenia pracownicze finansowane z ZFŚS to jedna z najkorzystniejszych metod finansowania benefitów pracowniczych z uwagi na możliwość zastosowania - przy spełnieniu określonych kryteriów - zwolnienia z PIT limitowanego do 1000 zł rocznie (wyjątkiem jest m.in. dofinansowanie kosztów pobytu dziecka w żłobku lub przedszkolu – limit nie ma tu zastosowania) i nielimitowanego wyłączenia z ZUS.

Zwolnienie z PIT nie dotyczy przy tym bonów, talonów i innych znaków uprawniających do wymiany na towary lub usługi.

Benefity przyznawane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), aby korzystać z określonych preferencji, muszą wynikać z finansowania działalności socjalnej pracodawcy. Ich wysokość powinna zależeć od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych.

W praktyce pracodawcy najczęściej stosują kryterium dochodowe, zbierając od pracowników oświadczenia o wysokości dochodu przypadającego na członka rodziny, a następnie klasyfikując pracowników do odpowiednich grup.

5. Jakie świadczenia pracownicze finansowane ze środków obrotowych są wyłączone z podstawy ZUS?

Popularnym benefitem pracowniczym jest finansowanie posiłków dla pracowników z wykorzystaniem przedpłaconych kart, zasilanych w określonej wysokości przez pracodawcę. Dofinansowanie to, o ile nie przekracza 450 zł miesięcznie i jest finansowane ze środków obrotowych, może korzystać z wyłączenia z oskładkowania po spełnieniu pewnych kryteriów.

W praktyce, jego przeznaczenie musi być jasno określone jako zakup posiłku. Za posiłek należy w tym wypadku uznać gotowe dania jak i przetworzone produkty żywnościowe nadające się do bezpośredniego spożycia. Z karty przedpłaconej nie można korzystać do wykonania np. zakupów spożywczych.

6. Współfinansowanie benefitów pracowniczych przez pracownika i pracodawcę – jakie może rodzić korzyści?

Pracodawcy mogą też rozważyć wprowadzenie benefitów pracowniczych polegających na częściowym uczestnictwie pracowników w ich finansowaniu. Takie rozwiązanie jest popularne w przypadku pakietów medycznych, kart sportowych lub grupowych ubezpieczeń na życie.

Wartość finansowana przez pracodawcę będzie stanowić przychód, podlegający opodatkowaniu, jednak zgodnie z rozporządzeniem składkowym, oferowanie przez pracodawcę usług po cenach niższych niż rynkowe, przy spełnieniu pewnych warunków, nie stanowi podstawy ZUS.

Ponadto, przepisy nie określają wysokości kosztów jakie pracownik musiałby ponieść – oznacza to, że z wyłączenia mogą korzystać benefity pracownicze, choćby ich koszt ponoszony przez pracownika był nieznaczny.

7. Jakie inne formy świadczeń pracowniczych mogą zapewniać pracodawcy?

Oprócz najczęściej pojawiających się świadczeń pracowniczych, po które sięgają pracodawcy, wymienionymi wyżej, na rynku pojawiają się również benefity niematerialne, jak np. elastyczny czas pracy, praca zdalna (home office), czy praca zdalna wykonywana z dowolnego miejsca na ziemi (tzw. workation).

Pracodawcy muszą jednak pamiętać o tym, aby wprowadzane przez nich udogodnienia dla pracowników spełniały wymogi wynikające z Kodeksu Pracy.

8. Ile realnie zaoszczędzi pracownik przy zapewnieniu mu poszczególnych benefitów?

Dowiedz się jeszcze więcej o świadczeniach pracowniczych

Podsumowanie – benefity/świadczenia pracownicze

Odpowiednia strategia w zakresie finansowania benefitów pracowniczych pozwala nie tylko na efektywne zarządzanie kosztami, ale także przyczynia się do zwiększenia atrakcyjności pracodawcy na rynku pracy przyciągając i utrzymując wartościowych pracowników. Dodatkowe świadczenia nie stanowią jedynie dodatkowego elementu ich gratyfikacji, jest to także element wpływający na ich lojalność i satysfakcję z pracy, a także motywację.

Jeżeli są Państwo zainteresowani przeglądem oferty świadczeń pracowniczych/benefitowej pod kątem PIT, ZUS, ZFŚS lub prawa pracy, zapraszamy do kontaktu.