Es habitual que situemos a los interesados (‘stakeholders’) algo fuera del ámbito de actuación de los debates, estrategias y aproximaciones que hacemos al referirnos al marco de Scrum. Podemos decir que, de alguna manera, son unos olvidados que no participan en la fiesta metodológica del agilismo.
Esto, no cabe duda, es un gran error, ya que estos interesados son los que proveen al proceso de gran parte de la información necesaria para descubrir, desarrollar, liberar, apoyar y promover el producto. Al fin y al cabo, son las personas que tienen interés, como su propio nombre indica, o más importante aún, que tienen influencia sobre el producto.
· clientes internos y/o finales
· los principales responsables de la toma de decisiones dentro de la organización
· patrocinadores del proyecto
· colegas que trabajan con y entienden a sus clientes
· personas de cada parte del negocio necesarias para entregar el producto
· profesionales que vigilan el riesgo del producto (departamentos legales, de riesgos, etc.).
· reguladores del mercado
Básicamente a los interesados alrededor del producto los podemos mapear según su interés en el mismo y el poder que tienen sobre él.
El cuadro es bien simple:
En función de su grado de interés y poder esos son los comportamientos que deberíamos adoptar y esperar de cada uno de los interesados en el producto.
Colabora con aquellos interesados que demuestran un alto interés y que disponen del empoderamiento necesario sobre el producto. Estos interesados deben estar estrechamente conectados con el producto, participar activamente en la definición de este, entender el objetivo final del mismo y tener las manos sobre el timón cuando nos enfrentemos a tomas de decisiones. Son aquellos a los que quieres tener cerca en las sesiones de trabajo del producto y son fundamentales en la sesión de revisión del Sprint, siendo informados del progreso del producto y aportando su visión para el futuro del mismo.
Involucra a aquellos que demuestren gran interés, pero poco poder de decisión o acción sobre el producto. A menudo su interés proviene del hecho de ser afectados por el resultado o la propia creación del producto. Esto los hace muy interesados en influenciar, así que dales oportunidades de dar retroalimentación. También deben estar presentes en las revisiones del Sprint.
Consulta a aquellos que aunque no demuestren o tengan interés en el producto, sí que en algún momento pueden tener el poder necesario como para influenciar en él. Esto puede incluir conceptos como su prioridad, visibilidad o cómo se financia. Su poder hace que sea una prioridad pasar tiempo con ellos, escuchando sus puntos de vista y manteniéndolos informados. Concéntrate en cómo el proyecto impacta (e idealmente beneficia) su área de influencia, no en los detalles esenciales.
Informar al resto. Estos interesados tienen poco interés y poco poder sobre el producto, por lo que la cantidad de tiempo que se invierte en ellos debe ser baja. Mantengámoslos informados a través de actualizaciones regulares mediante cualquier herramienta de comunicación de amplio alcance que esté disponible en la organización.
A diferencia de otras situaciones, en este caso nos interesa tener una amalgama de interesados en cada una de las diferentes situaciones del cuadro. Por ejemplo, en el caso de tener a todos en situación de colaborar, las tensiones en el devenir del producto van a ser más que evidentes. Si todos están únicamente en la zona de consulta, mal iremos a la hora de poder definir el producto y de contar con información de relevancia a la hora de tomar decisiones.
Mi recomendación particular, en este caso orientada más hacia el Product Owner, interfaz con los interesados y representante de los mismos en el Scrum Team, es mapearlos en esta matriz conforme los vaya detectando e incorporando al ciclo del producto. La ubicación de cada interesado hay que revisarla con cierta frecuencia, dados los frecuentes cambios organizativos, así como la propia evolución del producto, que puede hacer cambiar tanto los intereses como el poder sobre el producto de los interesados.
Los clientes podemos decir que son en sí mismos un tipo propio con entidad propia. Probablemente sean los interesados más importantes de todos, sin ellos no hay producto. El objetivo principal con estos interesados es detectar su necesidad apoyándose en ellos y también en todos aquellos que en la organización dispongan del conocimiento sobre los mismos.
El único evento de Scrum al que los interesados pueden asistir es el Sprint Review. Esta es su oportunidad de conocer de primera mano el progreso del producto y proporcionar retroalimentación. También es su oportunidad de demostrar el valor que están entregando al producto (no solo las características que han construido, sino los resultados que están logrando).
Pero la labor con los interesados debe ir un paso más allá. Debemos dar visibilidad de manera suficiente, conforme a la clasificación que hemos visto, del ‘backlog’ del producto y preparar anticipadamente, gestionando adecuadamente las expectativas, la reunión de revisión, ya que es un trabajo que aporta valor al proceso de creación del producto.
Facilitar la comunicación de planes futuros para el producto a los interesados también es útil para trazar un plan adecuado.
Centrar la hoja de ruta en los objetivos que cada paso del plan pretende alcanzar, hace más fácil mostrar a las partes interesadas los beneficios de invertir tiempo y dinero. También ofrece motivación para cada etapa y una oportunidad para pensar en el futuro.
En mi opinión y experiencia, los interesados son grandes olvidados en la gestión del producto en formato ágil. Esto es un grave error y a menudo cuando somos conscientes de haberlo cometido, ya es tarde para corregir el rumbo.
La creación de un producto sin la involucración de los interesados, todos y cada uno de ellos, suele conducir a productos incompletos, sin el soporte de parte o toda la organización y en muchos casos, a resultados fallidos. No digamos, si el interesado clave, el cliente, no está involucrado. En ese caso, el desastre está garantizado.
Una buena gestión de interesados, cosa nada sencilla, supone una inversión en esfuerzo y tiempo, que sin duda produce beneficios a medio y largo plazo.
Las metodologías ágiles, bien entendidas y ejecutadas, se basan en la transparencia, en la capacidad de inspección y sobre todo en la capacidad de adaptación constante. Ahí es donde contar con una sólida capa de interesados, comprometidos e involucrados, es capital a la hora de ejecutar un buen proyecto en formato ágil. Sus aportaciones, de todo tipo, nos permitirán construir el mejor producto posible.
Pon a los interesados en tu radar y si es posible compromételos con el producto, verás que son clave para un mejor resultado.
Como dice el refranero español, “Mantén a tus amigos cerca y a tus enemigos, aún más”.
Julio Roche
Julio es Specialist Director del área de System Development&Integration, en la práctica de DxD de Deloitte. Profesional con más de 25 años de experiencia en el mundo del desarrollo de soluciones tecnológicas, su labor se encuentra actualmente focalizada en el terreno de la movilidad y la transformación digital, lo que le ha llevado a estar involucrado en procesos de implantación de metodologías ágiles desempeñando todos los roles que estas enumeran. Ha sido Agile Coach&Trainer, Scrum Master, Product Owner y parte del Development Team.