Das Aufsichtsratsbüro – professioneller Rat für professionelle Räte

Wachsende Pflichten und Anforderungen an Aufsichtsräte

Der Gesetzgeber hat in den vergangenen Jahren bestehende Regularien im Verantwortungsbereich des Aufsichtsrats mehrfach erweitert und verschärft. In der Folge droht die Grenze der Machbarkeit überschritten zu werden: Eine hohe Zeitintensität, ein unausgewogenes Aufwand/Nutzen-Verhältnis und der hohe Formalismus tragen dazu bei, dass sich Aufsichtsräte immer weniger ihren eigentlichen Aufgaben, der Überwachung und (strategischen) Beratung des Vorstands, widmen können.

Aufsichtsratsbüros – In Deutschland ein (noch) wenig verbreitetes Thema

Ein Ansatz zur Begegnung dieser Herausforderungen bildet die Einrichtung eines Aufsichtsratsbüros, die in Deutschland jedoch noch keine flächendeckende Verbreitung genießen. In vielen Unternehmen werden die Aufgaben weiter durch die Rechtsabteilung oder auch den Stab des Vorstands wahrgenommen: Lediglich 42 Prozent der DAX30-Aufsichtsratsvorsitzenden können nach einer aktuellen Studie auf eigene Mitarbeiter zur inhaltlichen Unterstützung bei ihren Aufgaben zurückgreifen.

Welche Vorteile bietet ein Aufsichtsratsbüro?

Eine aktuelle Deloitte-Studie wirft dazu einen Blick in die europäischen Nachbarländer Großbritannien und die Niederlande zeigt, dass sich mit der Einrichtung eines Aufsichtsratsbüros verschiedene Effizienzvorteile realisieren lassen:

• Effizientes Management aller administrativer Prozess rund um das Thema Governance und Aufsichtsrat (z.B. Vor- und Nachbereitung von Sitzungen; Presse- und Öffentlichkeitsarbeit; Effizienzprüfungen; Weiterbildung) 
• Sicherstellung der Informationsweitergabe zwischen Vorstand und Aufsichtsrat sowie zwischen den einzelnen Aufsichtsratsmitgliedern
• Systematische Aufarbeitung aktueller Themen und Trends, einschließlich der Koordination und Erstellung von Regelberichten (z.B. Corporate Governance Bericht) aus einer Hand
• “Stabilitätsanker” in Krisenzeiten
• Sparringspartner für den Aufsichtsrat

Welche Fallstricke gilt es zu beachten?

Neben den Vorteilen müssen bei der Einrichtung und Nutzung eines Aufsichtsratsbüros auch eine Reihe potenzieller Fallstricke beachtet werden:

• Klare Profilbeschreibung und Definition der Rolle und Aufgaben des Aufsichtsratsbüros
• Hohe Sozialkompetenz (z.B. Integrität, Seniorität, Diskretion) 
• Vermeidung von Interessenskonflikten
• Einbindung in alle wesentlichen Kommunikationsströme (z.B. zwischen Aufsichtsrat und Investoren)
• Angemessene Ressourcenausstattung, einschließlich möglicher externer Unterstützung

Fazit

Aufsichtsräte sehen sich zunehmenden fachlichen, persönlichen und zeitlichen Herausforderungen gegenüber, zu deren Bewältigung sie immer stärker auf professionelle Unterstützung angewiesen sind. Ein Ansatz bildet die Einrichtung eines Aufsichtsratsbüros, welches die Koordination und Steuerung des Informationsaustausches innerhalb des Aufsichtsrats und mit dem Vorstand sicherstellt. Entscheidend für Effizienzgewinne sind dabei – so die Deloitte-Studie – insbesondere „weiche“ Faktoren wie Integrität, Professionalität und Diskretion, um zu einer echten Entlastung beizutragen.