Datenschutzhinweise für Kandidat:innen im Onboardingprozess

Diese Informationen wurden zuletzt am 15.02.2024 aktualisiert.

In den nachfolgenden Datenschutzhinweisen wird erläutert, welche Daten wir über dich erfassen, wofür wir diese Daten benötigen und an wen wir diese Daten weitergeben. Darüber hinaus beinhalten sie auch deine Rechte in Bezug auf deine Daten und die Ansprechpartner:innen, an die du dich für weitere Informationen oder Anfragen wenden kannst. 

Diese Datenschutzhinweise gelten ergänzend zu unserer bestehenden Datenschutzerklärung, in der du konkrete Informationen darüber erhältst, wie wir deine personenbezogenen Daten im Rahmen des Webseitenbesuchs und solche, die nicht im Zusammenhang mit einer Bewerbung stehen, verarbeiten.

1. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

 

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Abs. 7 DSGVO für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten ist das Unternehmen, für das du ein Vertragsangebot erhalten sollst, in der Regel ist das entweder die

Deloitte GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Rosenheimer Platz 4
81669 München

oder

Deloitte Consulting GmbH
Erna-Scheffler-Straße 2
40476 Düsseldorf

oder

Deloitte Legal Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Erna-Scheffler-Straße 2
40476 Düsseldorf

Alle weiteren Unternehmen von Deloitte Deutschland findest du unter: https://www2.deloitte.com/de/de/pages/about-deloitte/solutions/angaben37hgb.html

2. Verarbeitungen

 

In diesem Abschnitt werden im Einzelnen die Verarbeitungen deiner personenbezogenen Daten, die bei der Durchführung der Vertragserstellung und des Onboardings erhoben werden, beschrieben.

Zweck der Verarbeitung
Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zwecke der digitalen Vertragserstellung inkl. Unterschrift über DocuSign. Der gesamte Vertrags- und Onboardingprozess bis zum ersten Arbeitstag wird über die ServiceNow Plattform abgebildet. Dabei werden dir alle Dokumente und Informationen über die Plattform zur Verfügung gestellt, wobei du auch deine persönlichen Angaben sowie die Angaben zur Gehaltsbuchhaltung ausfüllst und dein Equipment bestellst. Offene Tasks zur Erledigung vor dem Eintritt, wie z. B. die Einreichung fehlender Unterlagen, werden dabei ebenso über ServiceNow abgewickelt. 

Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Rahmen der Erstellung eines Arbeitsvertrages sowie zur Durchführung des Onboardings erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG zur Begründung eines möglichen Beschäftigungsverhältnisses.

Speicherdauer
Deine personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie dies für den Abschluss des Vertragsprozesses sowie das Onboarding bei Deloitte erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, oder für den in Verbindung mit einer andauernden (vor-)vertraglichen Beziehung notwendigen Zeitraum.

Kategorien von Empfängern von Daten
Deine personenbezogenen Daten können ausschließlich innerhalb von Deloitte Deutschland von der Personalabteilung eingesehen werden, die für die Bearbeitung deines Arbeitsvertrages bzw. Onboardings zuständig ist.

Deine personenbezogenen Daten sind über ServiceNow für keine anderen Deloitte-Gesellschaften für den Zweck der Vertragserstellung bzw. das Onboarding zugänglich. Ebenso ist es anderen außerhalb des Deloitte-Netzwerks stehenden Dritten grundsätzlich nicht möglich, Kenntnis von deinen personenbezogenen Daten zu nehmen.

Einzig der Umstand, dass technische Probleme den Support durch das globale Deloitte ServiceNow Team erforderlich machen, kann dazu führen, dass ggf. eine Kenntnisnahme deiner Daten durch Administrator:innen außerhalb der EU nicht ausgeschlossen werden kann. Personenbezogene Daten können ansonsten nur gegenüber Vollstreckungsbehörden, Aufsichtsbehörden oder sonstigen Behörden oder gegenüber sonstigen Dritten offengelegt werden, soweit entsprechende rechtliche oder behördliche Verpflichtungen bestehen.

3. Deine Rechte

 

Du kannst verschiedene Rechte im Zusammenhang mit deinen personenbezogenen Daten geltend machen, die auf unserer Hauptseite unter Datenschutzerklärung aufgeführt sind. Möchtest du ein Recht in Bezug auf den Onboarding Prozess ausüben, wende dich bitte per Mail an personal@deloitte.de.

Bitte teile uns neben einer detaillierten Beschreibung folgende Informationen mit:

• Name, Vorname
• E-Mailadresse
• Zeitpunkt des Vertragsangebotes

Beachte bitte, dass ein Auskunftsersuchen nur dann beantwortet werden kann, wenn keine Zweifel im Hinblick auf deine Identität bestehen. Solltest du das Auskunftsersuchen über eine andere, als die bei der Bewerbung verwendete E-Mail Adresse stellen, kann dieses nur unter der zusätzlichen Vorlage einer gültigen Personalausweiskopie, auf der alle Angaben bis auf Name, Vorname, Adresse zu schwärzen sind, beantwortet werden.

Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Neben den Betroffenenrechte hast du zudem gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt.  Eine Übersicht der verantwortlichen Stellen sowie deren zuständigen Aufsichtsbehörden findest du hier (https://www2.deloitte.com/de/de/pages/about-deloitte/solutions/angaben37hgb.html). Prinzipiell kannst du jedoch jede Datenschutzaufsichtsbehörde kontaktieren.

Privacy Notice for Applicants

 

Last Update: 15.02.2024

 

The following privacy notice explains what personal data we collect about you, what we need this data for, and with whom we share this data. In addition, it also includes your rights with regard to your data and the contact persons you can reach out to for further information or inquiries. This data protection notice applies in addition to our existing privacy policy, which provides you with specific information about how we process your personal data in the context of website visits and those that are not related to an application.

2. Processing

 

This section describes in detail the processing of your personal data collected during the contract creation and onboarding process.

Purpose of processing
Your data is being processed in order to digitally create your contract incl. signature via DocuSign. The contract creation and onboarding process until the first day of work is carried out on our ServiceNow platform. All documents and information are provided via the platform, where you also fill in your personal information as well as bank details and order your individual equipment. Furthermore, open tasks to be resolved before your entry date (e. g. handing in missing documents), will also be tracked via ServiceNow.

Legal basis
The processing of your personal data in the context of creating your contract as well as onboarding you within Deloitte Germany is based on your consent pursuant to Art. 6 (1) a) GDPR for the conclusion of a possible employment relationship.

Duration of storage
Your personal data will be stored for as long as necessary for the contract creation and onboarding process within Deloitte or as required by law, or for the period necessary in connection with an ongoing (pre-)contractual relationship.

Categories of recipients of the personal data
Your personal data can only be accessed within Deloitte Germany by the people department, who is responsible for your contract creation and onboarding.

Your personal data will not be accessible to any other Deloitte member via ServiceNow for the purpose of contract creation or onboarding. Likewise, it is generally not possible for other third parties outside the Deloitte network to gain knowledge of your personal data.

Only the circumstance that technical problems require the support of the global Deloitte ServiceNow team can lead to the fact that a knowledge of your data by administrators outside of the EU cannot be excluded.

Personal data can otherwise only be disclosed to enforcement authorities, supervisory authorities or other authorities or to other third parties, insofar as corresponding legal or official obligations exist.

3. Your rights in connection with data processing

 

You can exercise various rights in connection with your personal data, which are listed on our main page under privacy notice.

If you would like to exercise your rights regarding our onboarding process, please contact personal@deloitte.de.

Please provide us with the following information in addition to a detailed description of the requested information:

• Name, first name
• E-mail address
• Date of contract offer

Please note that your request for information can only be answered if there is no doubt about your identity. If you submit a request for information via an E-mail address other than the one used in the application, it can only be answered if you also submit a valid copy of your ID card, on which all information except for your surname, first name and address must be blacked out.
 

Right to lodge a complaint with a supervisory authority
In addition to the data subject rights listed above, you also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority if you are of the opinion that the processing of your personal data violates data protection law.

The supervisory authority responsible in each case is the supervisory authority of the German Federal Land in which the Deloitte firm to which you have applied for a position has its registered office.

You can find this information here and for Deloitte Legal here.