Sklep KSeF: kompleksowe wsparcie w procesie wdrożenia KSeF - rozwiązania na każdym etapie implementacji

Wiele podmiotów gospodarczych ma wątpliwości dotyczące konsekwencji otrzymywania faktur wystawionych poza systemem KSeF i możliwości odliczenia VAT z takich dokumentów. Sytuacje takie mogą wynikać z różnych przyczyn:

• braku odpowiedniego dostosowania systemów fakturowania przez sprzedawcę,
• okresów przejściowych obowiązujących dla różnych grup podatników,
• dostaw od podmiotów zagranicznych, które powinny korzystać z KSeF.

Zgodnie ze stanowiskiem przedstawicieli Ministerstwa Finansów, w opisanych sytuacjach prawo do odliczenia VAT nie powinno być kwestionowane. Należy jednak zwrócić uwagę, że stanowisko to nie znajduje jednoznacznego odzwierciedlenia w obowiązujących przepisach, czy oficjalnych dokumentach zapewniających podatnikom formalną ochronę.

W celu zabezpieczenia swojej pozycji podatkowej, podatnicy mogą rozważyć wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową. Złożenie wniosku w najbliższych tygodniach z dużym prawdopodobieństwem pozwoli na uzyskanie interpretacji już w początkowym okresie obowiązywania KSeF.

Więcej informacji znajdą Państwo tutaj: Prawo do odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF

Niezbędnym elementem działania w KSEF są funkcjonalności związane z uwierzytelnieniem oraz uprawnieniami do korzystania z systemu, takie jak pieczęć czy certyfikat KSEF.

Wiele podmiotów nadal ma problem z ustaleniem zasad autoryzacji, nadawania i odbierania uprawnień konkretnym osobom, ról, jakie mają sprawować poszczególne osoby w organizacji czy kwestii odpowiedzialności KKS związanej z obsługą KSeF.

Deloitte wspiera Klientów w przejściu przez proces autoryzacji w KSeF.

Więcej informacji znajdą Państwo tutaj: Pieczęć elektroniczna - usprawnienie obsługi systemu KSeF

Wielu naszych Klientów poszukuje możliwości przetestowania faktur ustrukturyzowanych pod kątem technicznym, ale także merytorycznym (co często jest elementem, który nie jest dokonywany przez dostawców IT).

Gdyby taka potrzeba zaistniała możemy:

• wykonać techniczną / merytoryczną walidację plików XML z wymaganiami wynikającymi z nowych regulacji. Testowanie obejmuje weryfikację plików XML (przygotowanych według schemy FA(3)) przekazanych do nas ustaloną drogą, np. pocztą elektroniczną;
• dostarczyć uproszczone (techniczne) raporty z weryfikacji plików XML lub raporty techniczne wraz z naszym dodatkowym komentarzem (w zależności od potrzeb biznesowych Klienta) oraz
• wesprzeć Państwa w zaadresowaniu zidentyfikowanych nieprawidłowości i braków.

Więcej informacji znajdą Państwo tutaj: Testy KSeF - kompleksowa weryfikacja poprawności e-faktur przed obowiązkowym wdrożeniem

Mimo iż termin na wdrożenie KSeF w większości firm minął 1 kwietnia 2026 r, obserwujemy, że część spółek nie zdążyła przeprowadzić u siebie pełnego procesu wdrożeniowego i wymaga alternatywnego procesu obsługi KSEF.

W związku z tym Deloitte może wesprzeć Klientów w procesie wystawiania i odbierania faktur poprzez KSeF w modelu „as a service” (czy to przejściowo, czy też przez dłuższy okres).

W przypadku, gdyby widzieli Państwo potrzebę wsparcia w procesach związanych KSeF, z chęcią przedyskutujemy z Państwem, jak wygląda szczegółowo ten proces i jakie są możliwości jego zautomatyzowania.

Dodatkowo proponujemy Państwu również wsparcie w formie zabezpieczenia operacyjnego dla firm, które wdrożyły własne rozwiązania do obsługi KSeF - w razie nieprawidłowego działania lub błędów w oprogramowaniu klienta, Deloitte może natychmiast przejąć proces przesyłania faktur do KSeF. 

Dzięki przygotowanym wcześniej procedurom czas reakcji w sytuacji awaryjnej jest minimalny, a klient nie jest narażony na zatrzymanie procesów fakturowania w przypadku problemów technicznych.

Więcej informacji znajdą Państwo tutaj: Kompleksowe wsparcie Deloitte w wystawianiu e-faktur w KSeF

For English version please check: KSeF Assistant: Deloitte's support in issuing e-invoices in KSeF

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązkowy KSeF w Polsce wszedł w życie 1 lutego 2026 r. dla największych podatników (o wartości sprzedaży w 2024 r. powyżej 200 mln zł.), a od 1 kwietnia 2026 r. dla większości pozostałych podatników. Najpóźniej obowiązkiem dołączenia do KSeF objęte będą mikrofirmy (podatnicy, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tys. zł. brutto.), które to będą wystawiać faktury z użyciem KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Czy najmniejsze firmy też muszą korzystać z KSeF?
Docelowo obowiązek ten zostanie rozszerzony również na tzw. mikroprzedsiębiorców (od 1 stycznia 2027 r.). Należy jednak podkreślić, że nie wszystkie podmioty są obecnie zobowiązane do korzystania z KSeF (m.in. podatnicy nieposiadający tzw. stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce), jak również nie wszystkie czynności opodatkowane VAT będą podlegały obowiązkowemu raportowaniu w KSeF (np. transakcje typu B2C).

Czy potrzebuję specjalnego programu?
Nie jest to konieczne - dostępna jest darmowa aplikacja od Ministerstwo Finansów. W praktyce jednak firmy częściej korzystają z programów księgowych zintegrowanych z KSeF dla wygody i automatyzacji całego procesu.

Jak wygląda proces wystawienia faktury?
Faktura jest tworzona w systemie finansowo-księgowym lub aplikacji MF i wysyłana do KSeF w formacie ustrukturyzowanym (XML). Po akceptacji przez system (KSeF) otrzymuje unikalny numer (KSeF ID) i dopiero wtedy jest uznawana za wystawioną. Jeżeli system nie nada z jakiegoś powodu KSeF ID (np. wystawienie faktury niezgodnie z technicznym wzorcem), przyjmuje się, że faktura nie została wystawiona.

Co z fakturami dla zagranicznych kontrahentów?
KSeF obejmuje zasadniczo wszystkie transakcje B2B, w związku z którymi faktura jest wystawiana w oparciu o polskie przepisy. Jednocześnie, w przypadku sprzedaży do zagranicznych kontrahentów (transakcje B2B), przepisy wymagają udostępnienia kontrahentowi również odpowiednio przygotowanej wizualizacji faktury wystawionej przez KSeF (zawierającej najczęściej co najmniej jeden kod QR), w uzgodniony z kontrahentem sposób (np. mailowo).

Jak połączyć mój system ERP z KSeF?
Integracja odbywa się z pomocą API (sposób komunikacji między systemami), w oparciu o wytyczne Ministerstwa Finansów. Dostosowanie systemu ERP wymaga też odpowiedniej konfiguracji po stronie systemu oraz wyboru sposobu uwierzytelnienia (np. certyfikatów).

Czy mój system obsługuje KSeF?
Większość popularnych systemów księgowych w Polsce obsługuje KSeF (niektóre w ramach dodatkowych, odrębnie płatnych modułów). Najlepiej sprawdzić bezpośrednio u dostawcy oprogramowania, czy funkcjonalność jest dostępna i w jakim zakresie.

Jak wystawić fakturę korygującą?
Faktura korygująca wystawiana w KSeF jest odrębnym dokumentem, powiązanym z fakturą pierwotną (konieczne jest wskazanie odpowiedniej referencji do faktury korygowanej). Korekta powinna zawierać odpowiednie dane korygowane zgodnie ze strukturą systemu.

Co zrobić, jeśli popełnię błąd?
Nie można edytować wystawionej przez KSeF faktury. Poprawa błędnych danych za każdym razem wymaga wystawienia faktury korygującej. W takiej sytuacji w KSeF znajdzie się zarówno faktura pierwotna jak i korekta, zatem każda zmiana jest w pełni transparentna.

Czy można anulować fakturę?
W KSeF nie ma możliwości anulowania faktury. W przypadku konieczności zmiany danych należy wystawić fakturę korygującą. Zatem wszystko odbywa się poprzez kolejne dokumenty w systemie.

Kto może wystawiać faktury?
Faktury wystawia przedsiębiorca (podatnik). Może on nadać uprawnienia do wystawiania faktur również określonym osobom (np. pracownik) lub określonym podmiotom (np. biuro rachunkowe).

Jak nadać dostęp księgowej?
Dostęp przyznaje się elektronicznie (w ramach udostępnionej przez Ministerstwo Finansów aplikacji), lub papierowo (formularz ZAW-FA).

Jak działa uwierzytelnianie?
Użytkownicy najczęściej używają profilu zaufanego lub elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Możliwe jest także logowanie za pomocą elektronicznej pieczęci, czyli cyfrowego podpisu elektronicznego powiązanego z danymi firmy. Dowiedz się więcej o elektronicznej pieczęci.

Z kolei systemy ERP uwierzytelniają się w KSeF niejako automatycznie w oparciu o wcześniej wygenerowane tokeny / certyfikaty.

Co zrobić, jeśli KSeF nie działa?
Jeżeli KSeF nie działa, w pierwszej kolejności należy określić charakter tego zdarzenia (określony tryb awaryjny). Zasadniczo w takich sytuacjach przepisy przewidują wystawianie dalej faktur w formie ustrukturyzowanej i obowiązek dosłania tej faktury w odpowiednim terminie do KSeF (tryb niedostępności oraz awarii KSeF). Tylko w przypadku tzw. awarii całkowitej, dopuszczalne jest wystawienia faktur w postaci stosowanej uprzednio tj. papierowej lub elektronicznej. Co istotne, zarówno przy niedostępności jak i awarii KSeF, może zajść konieczność udostępniania kontrahentowi takiej faktury przed dosłaniem jej do systemu. W takich sytuacjach wizualizacja takiej faktury powinna zawierać 2 kody QR.

Czy można wystawić fakturę offline?
Jeżeli KSeF działa, to możemy wystawić fakturę poza KSeF, przy czym najpóźniej następnego dnia roboczego powinniśmy przesłać taką fakturę do KSeF (tzw. tryb offline24). Należy jednak pamiętać, że faktura wystawiona w trybie offline24 powinna mieć również formę elektroniczną, zgodną z wzorem struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej.

Jak klient dostaje fakturę?
Faktura trafia bezpośrednio do KSeF i odbiorca może ją tam pobrać. W początkowej fazie obowiązywanie KSeF wiele firm przesyła klientowi również wizualizację faktury (np. w formie pliku PDF). Ważne, żeby dokument faktycznie był wizualizacją (zawierającą kod QR i nr KSeF), a nie odrębnie wystawionym dokumentem.

Czy trzeba wysyłać fakturę mailem?
W praktyce, przy sprzedaży zagranicznej lub nieobjętej KSeF, należy udostępnić fakturę wystawią przez KSeF w uzgodniony z kontrahentem sposób (tj. można wysłać wizualizacje faktury w PDF mailowo). Wystawiając fakturę dla odbiorcy krajowego działającego w KSeF, taka dodatkowa wysyłka nie jest jednak obowiązkowa – w założeniu odbiorca faktury ma możliwość pobrania jej w KSeF.

Czy muszę przechowywać faktury?
KSeF przechowuje faktury przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym faktura została wystawiona. Niemniej, KSeF nie przechowuje innych danych związanych z transakcją, np. klasycznych załączników w formie PDF, tabeli itp.

Jak długo faktury są dostępne w KSeF?
Standardowo faktury są dostępne w KSeF przez 10 lat. Po tym okresie, jeżeli nadal jest konieczność archiwizowania faktur, trzeba zadbać o własne archiwum.

Co grozi za brak wystawiania faktur w KSeF?
Od 1 stycznia 2027 roku przewidziane są kary finansowe za niewystawienie faktury w KSeF lub błędy w jej przesyłaniu. Sankcje mogą wynosi nawet 100% kwoty VAT z faktury lub 18,7% kwoty należności brutto, jeśli VAT nie jest wykazany na fakturze.

Czy będą okresy przejściowe?
Sankcje za niewystawienie faktury poprzez KSeF, wystawienie niezgodnie ze schemą czy niedosłanie faktury do KSeF w przewidzianych przepisami sytuacjach, będą obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.

Ile kosztuje wdrożenie KSeF w firmie?
Koszty wdrożenia zależą przede wszystkim od wykorzystywanego w firmie systemu księgowego oraz skali działalności, w tym liczby faktur wystawianych miesięcznie. W przypadku małych podmiotów mogą one być relatywnie niewielkie, natomiast w dużych organizacjach proces ten jest znacznie bardziej złożony i wymaga zaangażowania wielu działów. Ostateczna cena wdrożenia stanowi więc wypadkową kilku czynników, przy czym zazwyczaj największą pozycję kosztową stanowi współpraca z dostawcą oprogramowania.

Co, jeżeli moja firma nie przygotowała się jeszcze do KSeF?
Jeżeli prowadzisz mikrofirmę, masz czas na dołączenie do KSeF do 1 stycznia 2027 r. Warto jednak pamiętać, że Twoi kontrahenci, którzy już są objęci obowiązkiem korzystania z KSeF, wystawiają już faktury od lutego lub kwietnia 2026 r. Natomiast podmioty inne niż mikroprzedsiębiorcy powinny rozpocząć korzystanie z KSeF możliwie jak najszybciej.