KSeF Readiness Scan
Weryfikacja gotowości do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
Wdrożenie e-fakturowania ustrukturyzowanego wymaga czasochłonnych przygotowań pod kątem merytorycznym, procesowym i technologicznym. Jedynie przeprowadzenie kompleksowego projektu implementacyjnego może gwarantować odpowiednie przygotowanie do zbliżających się obowiązków.
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe już na początku 2026 r.
Podatnicy będą zobowiązani do wystawiania e-faktur ustrukturyzowanych od 1 lutego 2026 r. albo od 1 kwietnia 2026 r. (w zależności od poziomu obrotów w 2024 roku), natomiast wszyscy podatnicy muszą być gotowi na otrzymywanie faktur zakupowych poprzez KSeF już 1 lutego 2026 r.
Wdrożenie e-fakturowania ustrukturyzowanego wymaga czasochłonnych przygotowań pod kątem merytorycznym, procesowym i technologicznym. Jedynie przeprowadzenie kompleksowego projektu implementacyjnego może gwarantować odpowiednie przygotowanie do zbliżających się nowych obowiązków. Natomiast zbyt późne rozpoczęcie wdrożenia, czy też przeprowadzenie prac w ograniczonym zakresie, może niestety skutkować nie tylko nieprawidłowościami w działaniu systemów i procesów, ale także brakiem możliwości generowania poprawnych faktur sprzedażowych oraz przetwarzania otrzymanych faktur zakupowych.
W obliczu złożoności procesu wdrożenia fakturowania ustrukturyzowanego pod kątem merytorycznym, procesowym i technologicznym, w ostatnich miesiącach i tygodniach przed wejściem w życie nowych obowiązków, kluczowe jest zweryfikowanie czy implementacja KSeF nastąpiła prawidłowo i czy organizacja jest odpowiednio przygotowana do wystawiania faktur poprzez KSeF, otrzymywania faktur zakupowych oraz procesowania dokumentów wewnątrz organizacji.
KSeF Readiness Scan - czyli w jaki sposób możemy pomóc?
W ramach usługi KSeF Readiness Scan specjaliści Deloitte zajmujący się implementacją e-fakturowania ustrukturyzowanego dokonają oceny gotowości Spółki do nowych obowiązków wynikających z e-fakturowania ustrukturyzowanego.
Wsparcie Deloitte w tym zakresie jest nakierowanie na weryfikację czy przyjęte przez Spółkę procedury i rozwiązania są zgodne z przepisami o VAT regulującymi KSeF, wytycznymi MF w tym zakresie oraz znaną praktyką biznesową.
KSeF Readiness Scan obejmuje weryfikację:
- procesu przygotowania e-faktury dla poszczególnych rodzajów / kanałów sprzedaży,
- zasad ewidencjonowania e-faktur w systemach (AP/AR), np. numery KSeF, daty dokumentów, itp.,
- procedury sprawdzania statusu kontrahentów, także pod kątem konieczności udostępnienia e-faktury poza KSeF,
- poprawności technicznej plików XML dostarczonych przez dostawcę rozwiązania informatycznego z wymaganiami wynikającymi z planowanych regulacji,
- poprawności merytorycznej plików XML i ich kompletności,
- zasad weryfikacji przez narzędzia IT propozycji faktur np. w zakresie identyfikacji błędów na fakturach sprzedażowych i sposobu informowania o błędach / brakach,
- innych funkcjonalności narzędzia – np. identyfikacji faktur wymagających poprawy oraz śledzenia czy faktury zostały poprawione / przesłane do KSeF,
- dokumentacji przygotowanej przez dostawcę oprogramowania pod kątem spójności z przepisami Ustawy o VAT,
- poprawności zastosowania trybów offline (awaria, niedostępność, offline24),
- kompletności danych na wizualizacji faktury (lub faktury przesłanej w formie niezwizualizowanej) przygotowanej przez dostawcę IT (strona AR),
- zasad wizualizacji faktury (lub faktury przesłanej w formie niezwizualizowanej) przygotowanej przez dostawcę IT (strona AP),
- dostosowania procesu obiegu dokumentów AP do nowych okoliczności wynikających z wejścia w życie KSeF,
- procesu uwierzytelniania w KSeF oraz nadawania drzewa uprawnień do korzystania z KSeF,
- procedur takich jak np. procedura postępowania przy trybach offline, procedura zarządzania uprawnieniami, procedura należytej staranności na wypadek otrzymania faktury poza KSeF, która powinna zostać wystawiona poprzez KSeF,
- procesu realizacji płatności, w szczególności w zakresie wykorzystania KSeF ID oraz zbiorczego KSeF ID,
- stosowania załączników w KSeF,
- zasad wystawiania faktur korygujących.
Dlaczego Deloitte?
Rekomendowane strony:
Szkolenie on-line: Faktury ustrukturyzowane i Krajowy System e-Faktur w praktyce
Zapraszamy na szkolenie on-line, podczas którego eksperci Deloitte kompleksowo przeanalizują regulacje wprowadzające fakturowanie ustrukturyzowane
Webinar: KSeF - meta na horyzoncie!
31 lipca 2025 r. Senat rozpatrzył rządowy projekt ustawy dotyczący wdrożenia obligatoryjnego KSeF, a 27 sierpnia ustawa została podpisana.
Wyższa izba parlamentu zaproponowała kilka poprawek do ustawy, mających jednak charakter ściśle redakcyjny. Po ich rozpatrzeniu przez Sejm, ustawa została podpisana przez Prezydenta.
Norbert Wasilewski
