Pieczęć elektroniczna - usprawnienie obsługi systemu KSeF
Przygotuj się na sprawne wdrożenie KSeF przy pomocy pieczęci elektronicznej
Niezbędnym elementem procesu przygotowania do KSEF są funkcjonalności związane z uwierzytelnieniem oraz uprawnieniami do korzystania z systemu, takie jak pieczęć czy certyfikat KSeF. Wiele podmiotów ma obecnie spore problemy z ustaleniem zasad autoryzacji, nadawania i odbierania uprawnień konkretnym osobom w organizacji w związku z KSeF. Deloitte wspiera Klientów w uzyskaniu i skonfigurowaniu pieczęci elektronicznej oraz autoryzacji w KSeF za jej pomocą.
Jednym z kluczowych aspektów przygotowania do KSeF jest zaplanowanie i wdrożenie odpowiedniego procesu uwierzytelniania w systemie. Właściwe zaprojektowanie procedur nadawania uprawnień do korzystania z KSeF staje się strategicznym elementem przygotowania organizacji do nowych obowiązków.
W dobie cyfrowej transformacji procesów księgowych, wybór optymalnej metody logowania do KSeF powinien uwzględniać zarówno bezpieczeństwo, jak i efektywność operacyjną przedsiębiorstwa.
Co do zasady istnieją dwie możliwości logowania się do systemu KSeF:
- Upoważnienie osoby fizycznej – na podstawie formularza ZAW-FA można upoważnić konkretną osobę (tzw. super-użytkownika), która uzyskuje możliwość nadawania dalszych uprawnień innym osobom fizycznym.
- Logowanie za pomocą pieczęci elektronicznej – cyfrowy certyfikat, będący odpowiednikiem pieczątki firmowej, potwierdza pochodzenie dokumentu z konkretnej organizacji. Działania w systemie są przypisane do spółki, a nie osoby fizycznej. Udzielanie dalszych upoważnień jest również możliwe.
Zalety wykorzystania pieczęci elektronicznej
- Zachowanie poufności tożsamości osób obsługujących system KSeF w imieniu spółki.
- Uniknięcie konieczności każdorazowego odbierania uprawnień w przypadku odejścia super-użytkownika i składania kolejnych zawiadomień ZAW-FA.
- Większa elastyczność w nadawaniu oraz odbieraniu uprawnień KSeF.
Jak możemy pomóc?
Deloitte oferuje kompleksowe wsparcie w uzyskaniu pieczęci elektronicznej dla Państwa firmy, obejmujące:
- Spotkanie robocze – doprecyzowanie potrzeb i ustalenie najlepszego rozwiązania technicznego (np. pieczęć chmurowa lub na urządzeniu USB).
- Wypełnienie i złożenie wniosku do dostawcy pieczęci.
- Pośrednictwo w kontaktach z dostawcą pieczęci.
- Wsparcie przy aktywacji pieczęci.
- Wsparcie przy instalacji i konfiguracji oprogramowania wymaganego dla pieczęci (dla jednego użytkownika).
- Przygotowanie dokumentacji korporacyjnej regulującej uprawnienia do korzystania z pieczęci i odpowiedzialność za przekroczenie uprawnień, w oparciu o istniejące regulacje w spółce (w tym po analizie umowy spółki).
Proces weryfikacji
- Pieczęć może uzyskać członek zarządu lub inny odpowiednio upoważniony przedstawiciel spółki.
- Weryfikacja tożsamości odbywa się poprzez okazanie dowodu osobistego, paszportu lub podpisanie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Jeśli spółka jest reprezentowana przez dwóch członków zarządu działających wspólnie, drugi członek powinien upoważnić pierwszego do przeprowadzenia procesu weryfikacji.
- Weryfikacja może odbywać się online lub u notariusza i jest wymagana tylko przy wydaniu pieczęci. Osoby uzyskujące późniejszy dostęp do pieczęci nie muszą przechodzić weryfikacji.
Dlaczego Deloitte?
Norbert Wasilewski
Jacek Korzeniewski
Jędrzej Siarkowski
Rekomendowane strony
Szkolenie on-line: Faktury ustrukturyzowane i Krajowy System e-Faktur w praktyce
Zapraszamy na szkolenie on-line, podczas którego eksperci Deloitte kompleksowo przeanalizują regulacje wprowadzające fakturowanie ustrukturyzowane
