W czym nowoczesne systemy kadrowo-płacowe pomagają menedżerom HR & Payroll?

Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe oferują rozwiązania, które mogą znacząco wesprzeć liderów, odciążając ich z obowiązków administracyjnych i usprawniając komunikację między pracodawcą, pracownikiem oraz działem kadrowo-płacowym.

Dzięki funkcjonalnym panelom kierowniczym i zaawansowanym modułom systemów ERP (ang. Enterprise Resource Planning), menedżerowie mają możliwość skoncentrowania się na zarządzaniu, koordynacji, usprawnieniu zarządzania benefitami pracowniczymi, oraz na innych kluczowych obszarach, co może przełożyć się na efektywność całej organizacji.

Właściwe narzędzia technologiczne mogą przyczynić się do zwiększenia efektywności realizowanych projektów oraz ułatwić zarządzanie zespołem w sposób wspierający jego well-being –  np. poprzez ograniczenie obciążeń administracyjnych, usprawnienie komunikacji i zapewnienie łatwego dostępu do informacji. Innymi słowy, menedżerowie dążą do zapewnienia swoim pracownikom optymalnych warunków pracy, jednocześnie wspierając cele biznesowe.

Pulpit Kierownika – zintegrowane przestrzenie robocze

Jedną z funkcjonalności zwiększających efektywność organizacji jest np. Pulpit Kierownika. Korzystanie z Pulpitu może usprawniać zarządzanie zespołem oraz współpracę, szczególnie w przypadku pracy w rozproszonych lokalizacjach.

Rozwiązanie to wspiera przepływ informacji, ułatwia koordynację zadań i może ograniczać liczbę zbędnych spotkań. W efekcie takie rozwiązanie technologiczne wspiera efektywne zarządzanie zespołami, co jest szczególnie korzystne w modelu pracy zdalnej i hybrydowej.

Pulpit Kierownika umożliwia elektroniczny obieg dokumentów, łatwe i szybkie zarządzanie danymi kadrowo-płacowymi, co w wielu przypadkach pozwala ograniczyć potrzebę korzystania z papierowych wniosków oraz zmniejszyć liczbę e-maili potrzebnych do załatwienia sprawy.

W jaki sposób można zastosować Pulpit Kierownika?

• Podgląd danych kadrowych zespołu: dostęp do umów, przegląd badań lekarskich i szkoleń BHP oraz powiadomienia o zbliżającym się zakończeniu ich ważności.

• Zatwierdzanie i odrzucanie wniosków: szybka akceptacja lub odrzucenie wniosków urlopowych i innych zgłoszeń pracowniczych.
• Planowanie czasu pracy: monitorowanie nieobecności, godzin pracy oraz nadgodzin.
• Raporty i analizy: dostęp do kluczowych danych kadrowych w formie przejrzystych zestawień.
• Zarządzanie wynagrodzeniami: możliwość przeglądania informacji na temat wynagrodzeń pracowników.

Mobilność, intuicyjność, komfort

Nowoczesne moduły systemów ERP wyróżniają się intuicyjnym interfejsem, który znacząco ułatwia korzystanie z aplikacji na co dzień. Zazwyczaj poza klasyczną wersją okienkową instalowaną na lokalnych komputerach, systemy dostępne są również z poziomu przeglądarki internetowej oraz aplikacji mobilnej. Dzięki działaniu w chmurze zapewniają komfort pracy z każdego miejsca na świecie, o każdej porze dnia, z aktualizacją danych w czasie rzeczywistym. Użytkownicy mogą korzystać z systemu zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i laptopach, tabletach czy smartfonach.

Wielojęzyczna komunikacja i zgodność z przepisami

Dla pracodawców działających w środowiskach międzynarodowych istotne jest, by wybrany system płacowo-kadrowy oferował wsparcie językowe w kilku wersjach językowych, co może ułatwiać codzienną komunikację w zróżnicowanych zespołach.

Poza tym system powinien zapewniać zgodność z aktualnymi regulacjami prawnymi, zapewniając dostęp do aktualnych wzorców deklaracji używanych do raportowania do podmiotów trzecich jak np. ZUS, PFRON, GUS, Urząd Skarbowy. Regularne aktualizacje oprogramowania zwiększają prawdopodobieństwo, że system będzie zawsze dostosowany do obowiązujących przepisów, co ogranicza ryzyko błędów formalnych. 

Automatyzacja zarządzania benefitami

Zintegrowanie systemu kadrowo-płacowego ERP i platformy benefitowej stanowi istotny krok w kierunku nowoczesnych rozwiązań, zapewniając dwukierunkowy przepływ danych i efektywną wymianę informacji pomiędzy narzędziami. Takie rozwiązanie umożliwia automatyzację zarządzania pakietami pracowniczymi, co może upraszczać działania administracyjne. System kadrowo-płacowy przetwarza dane personalne, natomiast moduł związany z benefitami zapewnia szczegółowe informacje dotyczące ich wykorzystania i obowiązywania.

Takie podejście do zarządzania benefitami pracowniczymi może pozytywnie wpłynąć na satysfakcję zespołu i ułatwia menedżerom precyzyjne definiowanie oraz alokację budżetów dla pracowników. Menedżerowie zachowują pełną kontrolę nad kosztami, podczas gdy pracownicy zyskują możliwość swobodnego wyboru najbardziej odpowiednich dla nich benefitów. Ponadto, system umożliwia generowanie automatycznych raportów, oferujących bieżącą kontrolę nad wydatkami i rozliczeniami.

Integracja z innymi aplikacjami

Innym ciekawym przykładem, w którym system kadrowo-płacowy może wspierać działania pracodawców jest integracja z globalnymi systemami HRowymi jak np. Workday lub lokalnymi narzędziami do rozliczania czasu pracy (RCP).

W przypadku integracji z systemami RCP warto rozważyć także integracje obejmujące rozliczanie podróży służbowych i obsługę kierowców objętych Pakietem Mobilności, co może ułatwić procesy rozliczania diet i innych należności wynikających z przepisów krajowych i międzynarodowych, a także oszczędzić czas wymagany na prawidłową realizację obowiązków pracodawcy.

Zarządzanie przez cele

Zarządzanie przez cele (MBO, Management by Objectives) to strategiczne podejście wspierające menedżerów w realizacji celów organizacyjnych oraz w ich przekładaniu na konkretne zadania indywidualne dla pracowników. Liderzy wyznaczają mierzalne cele, zgodne z wizją organizacji, z jasno określonymi terminami realizacji.

Nowoczesne systemy ERP wspierają zarządzanie przez cele. Charakteryzują się wysokim stopniem integracji, co pozwala na automatyczną wymianę informacji dzięki jednolitej bazie danych. Wybrany moduł, może być przeznaczony do wspierania określonych celów operacyjnych, oferując dedykowane funkcje, takie jak planowanie, realizacja oraz analiza wyników działań, śledzenie kluczowych wskaźników efektywności. Umożliwiają również zarządzanie projektami, zapewniając kontrolę nad realizacją budżetów, kontrolowanie wyników finansowych, pomoc w optymalizacji procesów sprzedażowych.

Precyzyjne planowanie, bazujące na analizie danych z systemu kadrowo-płacowego, umożliwia skoncentrowanie się na takich celach jak:

• poprawa jakości obsługi klienta,
• skrócenie czasu odpowiedzi na zapytania pracowników,
• zwiększenie wydajności produkcji,
• redukcja kosztów o zakładany procent w ciągu roku,
• wzrost sprzedaży.

Wspomniane powyżej cechy systemu płacowo-kadrowego zostały wskazane przykładowo na podstawie naszych doświadczeń związanych z używaniem różnych aplikacji.