Szkolenie on-line: E-teczka od podstaw

Celem szkolenia jest przedstawienie zasad i praktyki prowadzenia akt osobowych w postaci elektronicznej. Omówimy, jakie wymagania musi spełniać system przechowywujący e-teczkę, jakie procedury oraz analizy powinien posiadać pracodawca decydujący się na cyfryzację akt osobowych, jak zaplanować proces przejścia na formę elektroniczną, a także jakie trudności mogą napotkać pracodawcy wdrażający e-teczkę. Dodatkowo poruszymy temat prowadzenia akt osobowych w pełni elektronicznie oraz omówimy procedury przekazywania akt papierowych pracownikom lub ich bezpiecznego niszczenia. 

W trakcie szkolenia uczestnik dowie się:

• jakie przepisy regulują wdrożenie i prowadzenie elektronicznych akt osobowych;
• jakie wymagania musi spełniać system do zarządzania e-teczkami;
• jakie procedury i analizy są niezbędne dla pracodawcy decydującego się na prowadzenie elektronicznych akt osobowych;
• jak zaplanować proces zmiany formy prowadzenia akt oraz jakie są techniczne i organizacyjne wymagania tego procesu;
• jak efektywnie prowadzić akta osobowe w pełni elektronicznie po ich digitalizacji;
• jak wdrożyć procedurę przekazywania papierowych akt pracownikom lub ich bezpiecznego zniszczenia.

W ramach spotkania eksperci Deloitte odpowiedzą również na wybrane pytania uczestników w trakcie sesji pytań i odpowiedzi (Q&A).

1. Regulacje prawne dotyczące digitalizacji w sferze pracowniczej

a) Różnice między aktami osobowymi a dokumentacją pracowniczą – co warto wiedzieć?

b) Czy cała dokumentacja pracownicza musi być prowadzona w tej samej formie?

c) Skany dokumentów na dysku sieciowym lub w chmurze – czy to już e-teczka?

d) Wymagania prawne dla systemów przechowujących e-teczkę?

e) Planowanie procesu digitalizacji akt osobowych – kluczowe zagadnienia i praktyczne wyzwania

2. Kluczowe etapy digitalizacji akt osobowych

a) Wybór odpowiedniego systemu teleinformatycznego zgodnego z przepisami

b) Proces skanowania dokumentów i ich integracja z systemem

c) Tworzenie procedur i przeprowadzanie analiz

d) Informowanie pracowników o zmianie formy przechowywania akt

e) Czy po digitalizacji można zniszczyć papierowe dokumenty? – procedura przekazywania / niszczenia akt

3. Praktyczne aspekty pracy z e-teczką

a) Dodawanie dokumentów papierowych do e-teczki

b) Dodawanie dokumentów elektronicznych do e-teczki

c) Wydruk lub eksport dokumentacji pracowniczej

d) Przenoszenie akt osobowych do nowego systemu

4. Sesja pytań i odpowiedzi (Q&A)

Wdrożenie e-teczki jest możliwe niezależnie od wielkości czy branży, dlatego dedykujemy szkolenie wszystkim osobom zaangażowanym w obszar HR w każdej firmie. Szczególnie zachęcamy do udziału w szkoleniu dyrektorów HR, kierowników działów HR oraz Kadr i Płac, HR Business Partnerów, a także innych pracowników działów Zarządzania Zasobami Ludzkimi, którzy odpowiadają za obieg dokumentów kadrowych i są zainteresowani procesem ich digitalizacji. 

Trzeciej i kolejnym osobom zapisanym na szkolenie z tej samej firmy przysługuje rabat w wysokości 10%.

Uczestnicy otrzymają prezentację ze szkolenia oraz imienny certyfikat, potwierdzający uczestnictwo w wydarzeniu.

Organizator oświadcza, że Szkolenie (w tym informacje, treści przekazywane w jego trakcie oraz w ramach materiałów przesyłanych w jego następstwie) ma charakter akademicki i nie stanowi podatkowej, prawnej ani innego rodzaju profesjonalnej porady czy opinii, zaś Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie jakichkolwiek informacji przekazanych na Szkoleniu lub w materiałach przekazywanych w związku z nim. Szkolenie obejmuje swoim zakresem zagadnienia ogólne, skierowane do szerokiego grona odbiorców oraz nie stanowi jakiejkolwiek formy indywidualnych konsultacji.

Organizator zastrzega sobie prawo do wyboru i odpowiedzi na wybrane pytania zgłaszane przez uczestników szkolenia podczas sesji Q&A.

Organizator rezerwuje sobie prawo do odwołania szkolenia, jak również selekcji zgłoszeń, w szczególności odrzucania zgłoszeń kierowanych przez jednostki prowadzące działalność konkurencyjną wobec organizatora oraz do odrzucenia zgłoszeń na podstawie Ustawy z dnia 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publiczny.

Organizator przyjmuje zgłoszenia uczestników poprzez wysłanie poprawnie wypełnionego formularza rejestracyjnego (wszystkie wymagane rubryki) najpóźniej do godz. 14:00 na dzień przed planowanym terminem szkolenia. Prosimy o podanie w formularzu służbowego adresu e-mail.

Adres e-mail uczestnika musi być unikalny, tzn. dwie osoby nie mogą być zarejestrowane przy użyciu tego samego adresu e-mail.

W dniu wysłania formularza rejestracyjnego uczestnik otrzyma, na podany w formularzu adres e-mail, systemowe potwierdzenie rejestracji przez organizatora.

Ostateczne potwierdzenie udziału zostanie wysłane najpóźniej w terminie 2 dni przed datą spotkania (z wyłączeniem przypadku, kiedy zgłoszenie zostanie złożone później, np. dzień przed szkoleniem).

W przypadku braku otrzymania na Państwa adres e-mail potwierdzenia rejestracji lub potwierdzenia udziału prosimy o kontakt pod adresem: ceplszkolenia@deloitteCE.com.

W przypadku dużej liczby pytań od uczestników możliwe jest wydłużenie sesji Q&A o maksymalnie 15 minut. W takim przypadku szkolenie zakończy się najpóźniej o godzinie 14:45.

Uczestnik szkolenia on-line powinien posiadać dostęp do komputera oraz internetu o minimalnej prędkości 1 Mbps.

Regulamin szkoleń internetowych Deloitte jest dostępny na stronie internetowej.

Płatność za szkolenie należna jest po zrealizowanym szkoleniu na podstawie faktury wysłanej z adresu ceplinvoicesPL13@deloitteCE.com na adres e-mail wskazany w formularzu rejestracyjnym do wysyłki e-faktur.

Organizatorem szkolenia jest spółka Deloitte Legal, Gizicki i Wspólnicy sp.k. z siedzibą w Warszawie pod adresem: Al. Jana Pawła II 22, 00-133 Warszawa, NIP: 701-010-40-70.