Samoobsługa pracownicza: elektroniczny przepływ danych

Niezależnie od rozmiaru organizacji czy modelu wsparcia (outsourcing lub wewnętrzny dział kadrowo-płacowy) samoobsługa pracownicza znacząco przyczynia się do zwiększenia zadowolenia pracowników oraz do odciążenia i optymalizacji procesów w administracji kadrowo-płacowej.

Czym jest samoobsługa pracownicza?

Samoobsługa pracownicza to praktyczne rozwiązanie, które umożliwia pracownikom samodzielne sprawdzenie istotnych danych dotyczących ich zatrudnienia i wynagrodzenia lub zainicjowanie ich zmiany w systemach kadrowo-płacowych. Mogą oni zalogować się bezpiecznie do portalu lub aplikacji, aby sprawdzić np. ostatnią wypłatę czy aktualność danych kadrowych. Możliwość dostępu do portalu z dowolnego urządzenia i o dowolnej porze znacząco poprawia komfort korzystania z takich narzędzi.

Podstawą samoobsługi pracowniczej jest elektroniczny przepływ dokumentów i informacji. Rozwiązania te redukują w znacznym stopniu liczbę zapytań do działu kadr, co przekłada się na oszczędność czasu i usprawnienie komunikacji pomiędzy pracownikami, ich przełożonymi oraz działem kadrowo-płacowym. 

Portal pracownika w systemach ERP (Enterprise Resource Planning) – jak powinien wyglądać portal samoobsługi pracowniczej?

Wybór i implementacja nowoczesnego systemu kadrowo-płacowego z funkcją samoobsługi pracowniczej to strategiczna decyzja. Właściwie wdrożona umożliwia nie tylko optymalizację procesów wewnętrznych, ale również podnosi komfort pracy pracownika.

Przejrzystość i funkcjonalność

W przypadku korzystania z outsourcingu usług kadrowo-płacowych jedno z kluczowych pytań do dostawcy usług dotyczy dostępności do portalu samoobsługi pracowniczej. Oferowane rozwiązanie powinno posiadać przejrzysty i intuicyjny interfejs, wspierać automatyzację, elastyczność oraz bezpieczeństwo procesów, a także umożliwiać integrację z innymi narzędziami w firmie.

Bezpieczeństwo

Wspominając bezpieczeństwo procesów należy podkreślić absolutny priorytet ochrony danych osobowych. Portal pracowniczy powinien zapewniać bezpieczny dostęp pracownikowi wyłącznie do danych, do których uzyskał uprawnienia według zdefiniowanych zasad nadawania dostępów. Ponadto logowanie z wykorzystaniem uwierzytelnienia wieloskładnikowego MFA (Multi-Factor Authentication), znanego m.in. z bankowości elektronicznej, powinno również być standardem w narzędziach samoobsługi pracowniczej. Taki mechanizm zdecydowanie zwiększa ochronę konta i danych pracownika.

Automatyzacja i integracja procesów

Workflow

Rozszerzeniem samoobsługi pracowniczej jest tzw. Workflow, czyli zautomatyzowane ścieżki decyzyjne, np.:

• pracownik wprowadza wniosek o urlop,
• system przekazuje go do przełożonego, zgodnie z przypisaną strukturą,
• po akceptacji, nieobecność trafia do kalendarza pracownika, a jej rozliczenie do modułu płacowego.

Proces akceptacji takiego wniosku może być wielopoziomowy, a pracownik ma możliwość bieżącego monitorowania statusu swojego wniosku, bez konieczności angażowania działu kadrowo-płacowego lub menedżera.

Business Intelligence

Kolejna możliwa funkcjonalność portalu pracownika, to połączenie z modułem Business Intelligence, pozwalającym na wgląd do wybranych wskaźników HR i kompleksową analizę danych operacyjnych.

E-teczki

Dodatkowo, dzięki digitalizacji można rozważyć wdrożenie tzw. e-teczki. Ta opcja, poza zminimalizowaniem konieczności przechowywania dokumentacji papierowej, umożliwia pracownikom przeglądanie za pośrednictwem portalu swoich dokumentów, uporządkowanych zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie dokumentacji pracowniczej.

Personalizacja, elastyczność, skalowalność

Ważne też jest, by wybrane narzędzie oferowało możliwości konfiguracyjne i integracyjne pozwalające na dostosowanie portalu do indywidualnych potrzeb organizacji oraz zmian prawnych.

Przykładem takiej potrzeby jest konieczność dostosowania się do przepisów wdrażających Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) dotyczącą jawności wynagrodzeń. Nakłada ona na pracodawców szereg obowiązków, w tym m.in. udzielanie pracownikom informacji o poziomie wynagrodzeń podczas zatrudnienia.

Mimo, że w 2026 roku pracownicy będą mogli po raz pierwszy zapytać o wysokość swojego wynagrodzenia za rok 2025 (w porównaniu do poziomów wynagrodzenia w kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości), to narzędzia wspierające te procesy są dopiero rozwijane na rynku.

Brak cyfrowego kanału pozwalającego na składanie i obsługę takich zapytań, zwłaszcza w przypadku dużych organizacji, może doprowadzić do przeciążenia działu kadrowo-płacowego.

Dlatego ważne jest posiadanie skalowalnego systemu, który pozwala szybko zaadoptować się do zmieniającej się rzeczywistości. Integralną częścią takiego systemu jest portal pracownika, którego elastyczność umożliwia stworzenie zautomatyzowanego rozwiązania zabezpieczającego ten proces w relatywnie krótkim czasie.

Funkcje samoobsługi pracowniczej w praktyce

Opisane wcześniej elementy – bezpieczeństwo, Workflow, integracja i skalowalność – przekładają się na realne funkcjonalności dostępne dla pracowników w ramach samoobsługi pracowniczej. Przykładowe czynności, które można wykonać za pośrednictwem portalu, to m.in.:

• Zarządzanie nieobecnościami: składanie e-wniosków urlopowych, opiekuńczych, zgłaszanie pracy zdalnej, sprawdzanie limitów urlopowych.
• Przeglądanie danych i dokumentów: umów, aneksów, badań lekarskich i szkoleń BHP, dostęp do pasków wynagrodzeń, PIT-11.
• Aktualizacje danych: zmiana danych osobowych (adres, numer konta), oświadczeń podatkowych.
• Czas pracy: rejestracja czasu pracy i nadgodzin.
• Raporty: zaświadczenie o wynagrodzeniu lub zatrudnieniu, roczna karta wynagrodzeń.

Jeśli są Państwo zainteresowani wdrożeniem samoobsługi pracowniczej w swojej organizacji, implementacją odpowiednich narzędzi do obsługi zapytań pracowniczych lub rozmową na poruszony temat zapraszamy do kontaktu.

Oferujemy kompleksowe doradztwo, dostarczając praktyczne wsparcie merytoryczne oraz technologiczne.