Automatyzacje i technologie w dziale kadrowo-płacowym

Nowoczesne narzędzia, stosowane przez działy kadrowo-płacowe, umożliwiają znaczącą optymalizację procesów, zapewniają pełną zgodność z obowiązującymi przepisami oraz realizację zadań na najwyższym poziomie, zarówno pod względem jakości, jak i terminowości. Co istotne, automatyzacja nie tylko redukuje liczbę błędów i przyspiesza działania operacyjne, ale także odciąża zespoły kadrowo-płacowe od powtarzalnych czynności.

Nowoczesne technologie mogą wspierać takie obszary, jak:

• naliczanie wynagrodzeń i świadczeń,
• ewidencja, rozliczanie i analiza czasu pracy,
• przygotowanie oraz elektroniczny obieg dokumentów kadrowych,
• obsługa zgłoszeń i wniosków pracowniczych,
• raportowanie wewnętrzne i zewnętrzne, w tym regulacyjne.

Poniżej prezentujemy przykładowy przegląd narzędzi i rozwiązań, dzięki którym nowoczesne działy kadrowo-płacowe mogą wspierać pracodawców. Wybór konkretnych zastosowań zależy od wielkości przedsiębiorstwa, jego specyfiki oraz złożoności procesów kadrowo-płacowych w organizacji.

Współczesne systemy kadrowo-płacowe

Współczesne systemy kadrowo-płacowe oferują znacznie więcej niż podstawową ewidencję danych i naliczanie płac. Wśród kluczowych funkcji takich systemów powinniśmy wyróżnić:

• przepływ danych w postaci Workflow, czyli zorganizowanego systemu zarządzania i realizacji procesów pracy – podobnie jak samoobsługowe portale pracownicze – automatyzują czynności administracyjne, takie jak obsługa wniosków urlopowych, aktualizacja danych osobowych, czy dystrybucja dokumentów, takich jak PIT-11 lub paski płacowe;
• elektroniczna dokumentacja – elektroniczny obieg dokumentów, e-teczka oraz zgodna z przepisami archiwizacja dokumentów kadrowych;
• przesyłanie dokumentów do urzędów bezpośrednio z systemu;
• rozbudowane narzędzia analityczne oraz elastyczne raportowanie;
• możliwości integracji z zewnętrznymi systemami za pośrednictwem interfejsów, np. API (Application Programming Interface);
• zaawansowane możliwość importu i eksportu danych.

Platformy integracyjne (middleware)

W przypadku organizacji międzynarodowych, które obsługują pracowników w wielu krajach, szczególnego znaczenia nabierają platformy integracyjne jak na przykład PayrollAdvantage oferowany przez Deloitte, które wspierają globalne procesy kadrowo-płacowe. Platformy te pośredniczą między lokalnymi systemami płacowymi a centralnymi systemami raportowania i zarządzania.

Ich głównym zadaniem jest kontrola procesów płacowych w poszczególnych krajach, agregacja i standaryzacja danych z różnych źródeł, ich późniejsza walidacja oraz możliwość przesłania do zintegrowanych z nią globalnych systemów HR i księgowych.

Ponadto platformy te mają możliwość dostarczenia analityki i wizualizacji danych przesyłanych za pośrednictwem tej platformy, jak również wspierają procesy audytowe, ułatwiając organizacjom spełnianie wymagań wynikających ze standardów takich jak SOX (Sarbanes-Oxley Act), ISAE 3402 (International Standard on Assurance Engagements 3402). Niektóre rozwiązania tego typu umożliwiają również pracownikom dostęp do portalu, za którego pośrednictwem ma dostęp, np. do swoich danych płacowych, pasków płacowych i deklaracji podatkowych.

Automatyzacja analizy i raportowania danych (BI i analityka HR)

Mimo że arkusze kalkulacyjne i makra są nadal powszechnie wykorzystywane, to coraz częściej firmy sięgają po bardziej zaawansowane narzędzia. Rozwiązania takie jak Power BI czy Power Query umożliwiają integrację i transformację danych z różnych źródeł oraz tworzenie interaktywnych pulpitów zarządczych, które wspierają analizę kosztów pracy, rotacji, absencji czy prognoz finansowych. Rozbudowana analityka lub raportowanie może być dostępne jako jeden z modułów systemów kadrowo-płacowych lub platform integracyjnych. 

Komunikacja i współpraca cyfrowa

W każdej organizacji, a szczególnie w zespołach rozproszonych i pracujących zdalnie, sprawny obieg informacji i dokumentów stanowi fundament efektywności działu kadrowo-płacowego. Narzędzia wspierające cyfrową współpracę oraz zarządzanie dokumentacją nie tylko przyspieszają codzienną pracę, ale również zwiększają bezpieczeństwo danych oraz zgodność z wewnętrznymi politykami i przepisami prawa.

Nowoczesne rozwiązania umożliwiają tworzenie bezpiecznego repozytorium plików, zarządzanie uprawnieniami dostępu, udostępnianie różnych wersji dokumentu oraz współdzielenie plików między działami. Tego typu funkcjonalności często stanowią integralne moduły nowoczesnych systemów kadrowo-płacowych lub jako platformy współpracy i platformy middleware, takie jak PayrollAdvantage.

Rozwiązania te mogą wspierać m.in.:

• elektroniczny obieg danych oraz dokumentów kadrowo-płacowych, w tym aneksów, zaświadczeń czy e-teczek pracowniczych,
• zdalną wymianę dokumentów z pracownikami oraz menedżerami,
• kontrolę wersji, zgodność z przepisami oraz politykami bezpieczeństwa, a także możliwość audytu wszelkich zmian.

Ich znaczenie rośnie zwłaszcza w środowisku pracy hybrydowej, gdzie nieefektywna komunikacja i rozproszone dane mogą prowadzić do opóźnień, błędów oraz ryzyka naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Właściwie wdrożone narzędzia komunikacyjne i platformy współpracy mogą stanowić nie tylko wsparcie operacyjne, ale i podstawę nowoczesnego cyfrowego HR-u.

Robotyzacja zadań operacyjnych - RPA (Robotic Process Automation)

Technologia RPA imituje pracę człowieka, przejmując realizację zadań. Co do zasady największy potencjał automatyzacji z jego zastosowaniem mają procesy, które cechują się dużą skalą i powtarzalnością oraz możliwością ich ustandaryzowania.

Z perspektywy działu kadrowo-płacowego przykładowe procesy mające potencjał automatyzacji za pomocą robota to:

• pobieranie danych z PUE/ZUS,
• wysyłka raportów i deklaracji do urzędów,
• obsługa skrzynek mailowych (np. rejestracja wniosków, automatyczne odpowiedzi),
• dystrybucja raportów i zestawień,
• cykliczne przetwarzanie oraz importowanie i eksportowanie danych do systemu.

Kluczowe jest także zapewnienie odpowiedniego nadzoru nad procesami RPA — zarówno pod względem technicznym, jak i merytorycznym. W praktyce oznacza to konieczność bieżącego monitorowania działania robotów, dokumentowania scenariuszy użycia oraz cyklicznego przeglądu reguł, które mogą wymagać dostosowania, np. w związku ze zmianą przepisów prawa pracy lub podatkowego.

Inteligentna automatyzacja dzięki sztucznej inteligencji - AI i GenAI (Artificial Intelligence & Generative Artificial Intelligence)

Sztuczna inteligencja (AI), a zwłaszcza dynamicznie rozwijające się technologie generatywne (GenAI), otwierają przed działami kadrowo-płacowymi nowe, dotąd niedostępne możliwości automatyzacji i wsparcia procesów. Ważne jest to, aby były wykorzystywane świadomie, bezpiecznie i zgodnie z polityką firmy oraz obowiązującymi regulacjami. Dane przetwarzane przez działy kadrowo-płacowe, w tym te dotyczące zdrowia, wynagrodzenia oraz sytuacji rodzinnej, należą do kategorii danych wrażliwych, co nakłada szczególne wymogi w zakresie wykorzystania AI i automatyzacji.

W obszarze kadr i płac AI umożliwia automatyzację wielu czasochłonnych procesów, zwłaszcza w pracy z dokumentami oraz dużą liczbą danych i informacji, jak m.in:

• tłumaczenie dokumentów – narzędzia AI oferują wysoką jakość tłumaczeń – przydatną w organizacjach międzynarodowych,
• streszczanie raportów i analiza danych ilościowych – umożliwia szybkie wyodrębnienie kluczowych informacji z dużych raportów kadrowych, analiz kosztów pracy czy danych absencyjnych,
• tworzenie notatek z materiałów wideo i audio – automatyczne przekształcanie treści z nagrań w użyteczne podsumowania,
• obsługa zapytań pracowników – chatboty udzielające odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania i wspierające samoobsługę pracowniczą.

Należy podkreślić, że na ten moment AI nie zastępuje wiedzy eksperckiej ani odpowiedzialności kadrowca – kluczowe jest, aby procesy oparte na AI były nadzorowane przez ekspertów kadrowo-płacowych, którzy mogą zapewnić zgodność z przepisami i odpowiednią interpretację wyników AI.

Skuteczne wdrożenie AI wymaga od działów kadrowo-płacowych opracowania jasnych polityk korzystania z tych narzędzi, uwzględniających kwestie bezpieczeństwa danych, roli człowieka w zatwierdzaniu wyników oraz sposobów walidacji generowanych treści. Niezbędna jest współpraca z działem prawnym, bezpieczeństwa oraz IT, aby mieć pewność, że stosowane rozwiązania nie naruszają zasad ochrony danych osobowych ani przepisów prawa pracy.

Automatyzacje w dziale kadrowo-płacowym - co dalej?

Jeśli są Państwo zainteresowani audytem kadrowo-płacowym, dotyczącym analizy wykorzystania potencjału automatyzacji procesów oraz innowacyjności systemów z perspektywy kadrowo-płacowej, zapraszamy do kontaktu. Oferujemy ocenę aktualnego stanu oraz rekomendacje dotyczące dalszych działań. Nasz zespół posiada odpowiednie kompetencje i doświadczenie, aby wesprzeć Państwa w poszukiwaniu efektywnych rozwiązań w zakresie automatyzacji procesów kadrowo-płacowych.