Nowoczesne technologie w biznesie, czyli nowe możliwości działów kadrowo-płacowych

Stosowanie nowoczesnych narzędzi w dziale kadrowo-płacowym
 

Nowoczesne technologie pozwalają m.in. na:

• elektroniczny obieg dokumentacji oraz digitalizację akt osobowych;
• szybkie raportowanie i sprawną analizę dużej ilości danych, nawet z wielu lat;
• dużą elastyczność, oferując dostosowanie raportów do konkretnych potrzeb pracodawcy;
• bieżący dostęp do informacji w jednym systemie, co usprawnia funkcjonowanie przedsiębiorstwa;
• sprawną komunikację między pracownikiem, pracodawcą oraz działem kadrowo-płacowym;
• elektroniczną wysyłkę deklaracji do urzędu skarbowego;
• bezbłędne przygotowanie plików wymaganych przez ZUS lub instytucje finansowe zarządzające PPK, a także generowanie plików bankowych.

Dodatkową zaletą tego typu systemu kadrowo-płacowego może być jego dostępność w różnych wersjach językowych, co wspiera efektywne użytkowanie w międzynarodowych zespołach.
 

W jaki sposób technologie mogą zoptymalizować pracę działu kadrowo-płacowego?

Zgodność z przepisami
 

Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe gwarantują zgodność z przepisami prawa pracy dzięki automatycznym aktualizacjom danych, uwzględniając nowelizacje kodeksu pracy i innych ustaw. Eliminują ryzyko błędów, prowadząc dokumentację zgodnie z wymaganiami oraz regularnie aktualizując wzory deklaracji urzędowych, wniosków, oświadczeń i innych dokumentów.

Elektroniczna dokumentacją pracownicza - elektroniczny pulpit pracownika i kierownika

Systemy kadrowo-płacowe oferują nowoczesną formę komunikacji między pracownikiem, pracodawcą oraz działem kadrowo-płacowym. Elektroniczny pulpit pracownika i kierownika umożliwia łatwy dostęp do aktualnych danych kadrowo-płacowych oraz całej historii zatrudnienia i wynagrodzenia, składanie wniosków, a także przeglądanie dokumentacji z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu, np. komputerze stacjonarnym, laptopie, jak również na smartfonie (zarówno Android, jak i iOS).

Bezpośrednia komunikacja między kierownikiem a pracownikiem odbywa się na bieżąco. Pracownik jest natychmiast informowany o zmianach wprowadzonych przez kierownika do systemu. Podobnie, gdy pracownik składa wniosek, kierownik zostaje o tym poinformowany, a po jego akceptacji dane są automatycznie widoczne w systemie dla działu kadrowo-płacowego.

Przykładem sprawnego obiegu informacji w systemie jest sytuacja, gdy pracownik zmienia dane kadrowe, na przykład adres, dział kadrowy jest natychmiastowo o tym informowany. Elektroniczna dokumentacja zastępuje tradycyjną papierową korespondencję, umożliwiając szybkie przekazywanie informacji, np. o zmianach w regulaminie wynagradzania, poprzez pulpity pracownika i kierownika. Dział kadrowo-płacowy otrzymuje również dane dotyczące czasu pracy z systemu, które może przetwarzać i odpowiednio ująć w naliczeniach wynagrodzeń za pracę.

Samoobsługa pracownika

Poprzez elektroniczny pulpit, pracownicy mogą samodzielnie składać wnioski o nieobecności, zmiany danych osobowych czy pracę zdalną. Mają również dostęp do swojej dokumentacji, wynagrodzeń, umów oraz mogą wygenerować różnego rodzaju dokumenty – pasek płacowy, kartę wynagrodzeń itp. Pracownicy mogą w łatwy sposób odebrać i przejrzeć swój PIT-11, który jest dostępny w elektronicznej dokumentacji pracownika.

Pulpit kierownika

Kierownicy mogą zarządzać zespołem z dowolnego miejsca, dzięki łatwemu dostępowi do danych pracowników - umów, wynagrodzeń oraz ewidencji czasu pracy. Dzięki temu możliwe jest monitorowanie kończących się umów oraz planowanie kolejnych badań lekarskich i szkoleń BHP.

Nowoczesne systemy pozwalają na efektywne planowanie grafików pracy pracowników, a także szybkie raportowanie i kontrolowanie zgodności z przepisami prawa pracy.

Praca zdalna - wiele lokalizacji to nie problem

Łatwa komunikacja między kierownictwem a pracownikami w zakresie administracji kadrowo-płacowej nie zależy od miejsca faktycznego przebywania pracownika. Nowoczesne systemy umożliwiają zarządzanie pracownikami rozproszonymi po całym kraju, wspierając zarówno małe, jak i duże organizacje.

Elektroniczny obieg dokumentów oraz możliwość składania wniosków online bez konieczności wizyty w biurze znacznie usprawniają codzienne obowiązki administracyjne. Oprócz wygody, takie rozwiązania przyczyniają się również do ochrony środowiska poprzez redukcję zużycia papieru.

Dostęp do danych a dyrektywa o jawności wynagrodzeń (Gender Pay Gap)

Nowoczesne systemy ułatwiają porównywanie wynagrodzeń, co jest szczególnie ważne w kontekście nadchodzących zmian związanych z dyrektywą o jawności wynagrodzeń planowaną na 2026 rok. Dyrektywa ta ma na celu zwiększenie przejrzystości wynagrodzeń, co może znacząco wpłynąć na politykę płacową wielu firm.

Zaawansowane narzędzia do zarządzania danymi pozwalają pracodawcom lepiej przygotować się do tych zmian, monitorując i analizując wynagrodzenia w organizacji w podziale na płeć oraz inne kluczowe parametry, takie jak wymiar etatu, stanowisko, dział, płaca zasadnicza, nadgodziny i inne składniki zmienne.

Systemy te umożliwiają także tworzenie raportów i analiz, które pomagają w regularnym monitorowaniu dysproporcji płacowych oraz podejmowaniu odpowiednich działań naprawczych.

Kolejnym wygodnym rozwiązaniem w kontekście dyrektywy GPG jest możliwość przejrzystego udostępniania pracownikom informacji o poziomie ich indywidualnych wynagrodzeń czy średnich poziomów wynagrodzeń, w podziale na płeć, w odniesieniu do pracowników wykonujących taką samą pracę i pracę takiej samej wartości poprzez elektroniczne pulpity pracownicze. Pracodawcy mogą również zamieszczać dodatkową dokumentację pracowniczą, taką jak informacje o kryteriach ustalonego poziomu wynagrodzenia. Dzięki temu pracownicy mają pełny wgląd w istotne dane, co zwiększa transparentność i może wpływać na poprawę polityki wynagrodzeń w firmach, zgodnie z nadchodzącymi regulacjami.

Czas pracy

Nowoczesne systemy do zarządzania czasem pracy umożliwiają pracownikom rejestrowanie godzin pracy zarówno stacjonarnej, jak i zdalnej bez względu na miejsce pracy. Taka forma ewidencji jest niezbędna do rozliczania ryczałtu za pracę zdalną. Kodeks pracy wymaga prowadzenia ewidencji czasu pracy, jednak nie określa konkretnej formy jej prowadzenia, co daje możliwość wyboru między tradycyjnymi papierowymi listami, a nowoczesnymi rozwiązaniami.

Elektroniczne systemy Rejestracji Czasu Pracy umożliwiają pracownikom rejestrowanie czasu pracy, wyjść prywatnych i służbowych w zautomatyzowany sposób.

Dodatkowo, kierownicy w swoich elektronicznych pulpitach mogą planować czas pracy pracowników poprzez tworzenie grafików i zarządzanie harmonogramami. Funkcja ta jest szczególnie istotna przy równoważnym systemie czasu pracy oraz przy dłuższych okresach rozliczeniowych, takich jak np.  trzymiesięczny okres rozliczeniowy. Pracownicy mogą szybko i wygodnie sprawdzać zaplanowane przez pracodawcę godziny pracy bezpośrednio w swoich kalendarzach dostępnych w pulpitach elektronicznych.

Zaawansowane raportowanie danych

Efektywne zarządzanie organizacją wymaga sprawnego raportowania. Nowoczesne systemy umożliwiają automatyzację tworzenia różnorodnych zestawień i analiz, co jest kluczowym aspektem dla wielu pracodawców. Systemy oferują dużą elastyczność oraz opcje personalizacji, dostosowując raporty do indywidualnych potrzeb firmy.

Umożliwiają łatwy dostęp do danych w jednym miejscu, szybkie generowanie raportów płacowych, kadrowych, księgowych i wielu innych. Zestawienia mogą być przygotowywane w różnych formatach, takich jak Excel, CSV, TXT, XML czy PDF. Wygenerowany raport może również zostać wysyłany jako załącznik do wiadomości e-mail.

Dodatkowo, raporty są zgodne z wymogami instytucji takich jak GUS, PFRON czy instytucjami zarządzającymi PPK, co zwiększa ich użyteczność w nowoczesnym zarządzaniu firmą.

Integracja z ZUS i Urzędem Skarbowym

Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe umożliwiają wysyłkę PIT-11 do pracowników mailowo lub poprzez udostępnienie elektronicznego dokumentu na portal pracownika, a także pozwalają na bezpośrednią wysyłkę e-Deklaracji do Urzędu Skarbowego. Programy te generują pliki KEDU dla deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych, które można wygodnie wyeksportować z systemu i zaimportować do programu Płatnik w celu wysłania do ZUS. 

Automatyzacja płatności

Dodatkową korzyścią jest automatyczne przygotowywanie plików z przelewami dla pracowników, jak również do ZUS, urzędu skarbowego, instytucji finansowej zarządzającej PPK. Systemy dostosowują pliki do odpowiednich formatów wymaganych przez różne banki. To wszystko jeszcze bardziej usprawnia procesy związane z zarządzaniem wynagrodzeniami i instrukcjami płatności.