Kluczowe zmiany w prawie pracy – co czeka pracodawców w nadchodzącym roku?

Nowe uprawnienia PIP

Stały Komitet Rady Ministrów przyjął 4 grudnia 2025 r. projekt ustawy reformującej uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy (najnowszy, trzeci projekt ustawy pochodzi z 4 listopada 2025 r.).

Zgodnie z obecnym brzmieniem projektu, okręgowy inspektor pracy – w razie stwierdzenia w toku kontroli, że praca jest wykonywana w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy – będzie mógł wydać decyzję administracyjną przekształcającą umowę cywilnoprawną w umowę o pracę albo skierować do właściwego sądu pracy powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy. Taka decyzja miałaby podlegać natychmiastowemu wykonaniu i wywoływać skutki prawne od dnia jej doręczenia pracodawcy, obejmując okres nawet do 3 lat.

Stronom miałoby przysługiwać prawo odwołania od decyzji w terminie 7 dni do Głównego Inspektora Pracy („GIP”), który mógłby uchylić rygor natychmiastowej wykonalności decyzji, jeśli uznałby, że natychmiastowe jej wykonanie mogłoby spowodować istotne i nieodwracalne skutki dla pracodawcy. Od decyzji GIP miałoby przysługiwać odwołanie do rejonowego sądu pracy (wnoszone za pośrednictwem GIP w terminie miesiąca od dnia doręczenia).

Projekt może jeszcze ulec zmianie. Według najnowszych doniesień medialnych decyzja miałaby wywoływać jednak skutki na przyszłość i być wykonalna dopiero, gdy nie będzie już można się od niej odwołać. Ciekawostką jest również, że GIP udostępnił tzw. listę samokontroli - zestaw pytań, która ma w założeniu pomóc pracodawcom ocenić, czy w danej sytuacji powinna być zawarta umowa o pracę czy umowa cywilnoprawna.

Planowana data wejścia w życie zmian to 1 stycznia 2026 r., choć do tej pory projekt nie został skierowany do czytania na posiedzeniu Sejmu (ostatnie posiedzenie zaplanowane jest w dniach 17-19 grudnia 2025 r., w porządku dziennym nie uwzględniono projektu).

Jak przygotować się na zmiany w uprawnieniach PIP?

Pracodawcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania do zmian, niezależnie od ich ostatecznego kształtu. Rekomendowane działania obejmują:

• przegląd struktur zaangażowania personelu pod kątem ryzyka reklasyfikacji,
• dostosowanie obecnego modelu współpracy do rzeczywistych warunków współpracy,
• przygotowanie procedur działania na wypadek decyzji PIP
• uwzględnienie potencjalnych ryzyk finansowych w budżetowaniu,
• szkolenie działów HR i menedżerów zaangażowanych w zatrudnienie.

Transparentność wynagrodzeń - pierwsze przepisy wejdą w życie od 24 grudnia 2025 r.

Pierwsze zmiany polskiego prawa wdrażające Dyrektywę o przejrzystości wynagrodzeń (2023/970) wejdą w życie od 24 grudnia 2025 r.

Będą one dotyczyć:

1. możliwości otrzymywania informacji o przewidywanym wynagrodzeniu na danym stanowisku przed zatrudnieniem,
2. neutralności nazw stanowisk w ogłoszeniach o pracę (tekst ustawy o zmianie Kodeksu pracy).

Zgodnie z nowymi przepisami, to pracodawca będzie decydował, na jakim etapie procesu rekrutacyjnego przekaże kandydatowi informacje o wynagrodzeniu. Kluczowe jest, aby informacje te były przedstawione z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z nimi i podjęcie ewentualnych negocjacji.

Ponadto, ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk będą musiały być neutralne pod względem płci, co w praktyce będzie najprawdopodobniej oznaczało, że nazwy stanowisk będą wskazywane zarówno w rodzaju męskim, jak i żeńskim. Pracodawca nie będzie mógł również pytać kandydata o jego wynagrodzenie u obecnego i poprzednich pracodawców.

Jak przygotować się na zmiany w zakresie transparentności wynagrodzeń?

Pracodawcy powinni w szczególności:

• zweryfikować, jak wyglądają ich procesy rekrutacyjne i wprowadzić ewentualne zmiany,
• podjąć decyzję jakie informacje i na jakim etapie rekrutacji należy przekazywać kandydatom,
• sprawdzić nazewnictwo stanowisk i ewentualnie zaproponować ich neutralne płciowo brzmienie.

Przygotowania do wdrożenia pozostałych przepisów Dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń

Kraje członkowskie UE mają czas do 7 czerwca 2026 r., aby wdrożyć krajowe przepisy implementujące Dyrektywę. Polska nadal się do tego przygotowuje. W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pojawiły się już założenia do projektu ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości. Należy podkreślić, że nie jest na ten moment znane brzmienie konkretnych przepisów projektu (znamy jedynie opis rozwiązań planowanych w projekcie).

Założenia są zbieżne z Dyrektywą w zakresie struktury wynagrodzeń, kryteriów wartości pracy, obowiązków sprawozdawczych, wspólnej oceny wynagrodzeń czy informacji o poziomie wynagrodzenia.

Odnoszą się również bardziej konkretnie do wykroczeń i nowych obowiązków PIP. Nieprzestrzeganie obowiązków wynikających z Dyrektywy ma być zagrożone karą grzywny od 2 000 do 60 000 zł - w tym w razie zamieszczenia w umowie o pracę postanowienia zakazującego ujawnienia przez pracowników wysokości otrzymywanego wynagrodzenia.

PIP miałaby zapewniać m.in. szkolenia pracodawcom zatrudniającym mniej niż 250 pracowników oraz zakładowym organizacjom związkowym w celu ułatwienia im realizacji zadań wynikających z projektowanej ustawy, czy zyskać możliwość wytaczania powództw w sprawach o roszczenia w zakresie prawa do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości mężczyzn i kobiet.

Jak pracodawcy powinni przygotować się do tych zmian?

Pracodawcy powinni rozpocząć jak najszybciej przegląd lub tworzenie struktur wynagrodzeń, które mają umożliwiać porównanie wartości różnych stanowisk pracy. Nie wystarczy już prosta siatka stanowisk z widełkami. Powinny zostać określone obiektywne i neutralne względem płci kryteria służące ustaleniu wynagrodzeń.

Zmiany w organach spółek giełdowych – Dyrektywa Women on Boards

Dyrektywa Women on Boards (2022/2381) ma zapewnić zrównoważoną reprezentację kobiet i mężczyzn w organach decyzyjnych dużych spółek giełdowych. Kraje członkowskie UE powinny były wdrożyć dyrektywę do krajowych porządków do 28 grudnia 2024 r.

Najnowszy projekt ustawy pochodzi z 1 października 2025 r. Został skierowany do Rady Ministrów, ale został zwrócony w celu uzupełnienia dokumentacji i wyjaśnień dotyczących zmian. Po uzupełnieniu dokumentów projekt ponownie powinien zostać przedłożony Radzie Ministrów do przyjęcia i przekazania do dalszego procedowania w Sejmie RP.

Zgodnie z projektem, spółki będą musiały m.in.:

• przyjąć politykę równowagi płci,
• sprostać obowiązkom sprawozdawczym dotyczącym udziału poszczególnych płci w organach spółki,
• raportować o środkach podjętych w celu zapewnienia równowagi płci w tych organach.

Polityka równowagi płci powinna określać w szczególności zasady procesu doboru osoby na określone stanowisko w organie, zasady wskazywania kandydatów do organów spółek, programy rozwoju kariery dla kobiet i mężczyzn oraz strategię zarządzania zasobami ludzkimi. Spółki miałyby obowiązek przyjęcia tej polityki w terminie 3 miesięcy od wejścia w życie ustawy.

Jak pracodawcy powinni przygotować się do zmian w zakresie Dyrektywy Women on Boards?

Spółki powinny zacząć analizować obecną strukturę organów, procesy rekrutacyjne i polityki różnorodności, aby móc ocenić potencjalne ryzyka.

Pozostałe zmiany w prawie pracy – obowiązujące oraz nadchodzące w 2026 roku

Nowe zasady ustalenia stażu pracy

Od 1 stycznia 2026 r. wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy, zgodnie z którymi do stażu pracy będą się wliczać również okresy aktywności zawodowej innej niż wykonywana w ramach stosunku pracy, w tym m.in. wykonywanie umów zlecenia czy prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej. Warto zauważyć, że umowa o dzieło nie będzie wliczana do stażu pracy.

Dodatkowe lata wliczane do stażu pracy mają przełożenie na wysokość czy wymiar m.in. urlopu wypoczynkowego, dodatku stażowego czy nagrody jubileuszowej.

Układy zbiorowe pracy i porozumienia zbiorowe na nowych zasadach

Od 13 grudnia 2025 r. wejdzie w życie ustawa o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych, która będzie określać zasady m.in.

• zawierania, obowiązywania, ewidencjonowania i udostępniania układów zbiorowych pracy;
• ewidencjonowania i udostępniania porozumień zbiorowych;
• sporządzania i przekazywania sprawozdań w zakresie wskaźnika zasięgu rokowań zbiorowych;

Istotną zmianą jest rozszerzenie zakresu podmiotowego układów zbiorowych – będą nim mogły być objęte nie tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, ale także inne osoby wykonujące pracę zarobkową, w tym osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych.

Od tego momentu w Kodeksie pracy nie będzie już działu regulującego układy zbiorowe pracy. Przewidziane jest utworzenie Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy.

Zmiany w zakresie mobbingu, dyskryminacji i równego traktowania

27 listopada 2025 r. Stały Komitet Rady Ministrów przyjął projekt nowelizujący Kodeks pracy, m.in. w zakresie definicji mobbingu, molestowania oraz wysokości zadośćuczynienia. Zgodnie z projektem, pracodawcy będą musieli wprowadzić procedury przeciwdziałania naruszeniom dóbr osobistych, dyskryminacji i mobbingowi.

Przy spełnieniu obowiązków prewencyjnych możliwe będzie wyłączenie odpowiedzialności pracodawcy, jeśli sprawcą mobbingu nie był przełożony. W takiej sytuacji od sprawcy mobbingu będzie można żądać zadośćuczynienia w wysokości nie niższej niż 12-krotność minimalnego wynagrodzenia (od 1 stycznia 2026 r. może to być 57 672 zł).

Doprecyzowano również, że w przypadku wielokrotnego naruszenia wobec danej osoby zasady równego traktowania, sąd zasądzi zadośćuczynienie w kwocie nie niższej niż 3-krotność minimalnego wynagrodzenia (od 1 stycznia 2026 r. 14 418 zł).

Wigilia dniem wolnym od pracy

Od tego roku 24 grudnia (Wigilia Bożego Narodzenia) będzie dniem wolnym od pracy, co jest skutkiem zeszłorocznej nowelizacji ustawy o dniach wolnych od pracy. Nadal w ten dzień wyjątkowo zakaz handlu nie będzie obejmował m.in. stacji paliw czy aptek.

Praca platformowa

Do 2 grudnia 2026 r. Polska musi wdrożyć unijną Dyrektywę (2024/2831) w sprawie poprawy warunków pracy za pośrednictwem platform. W Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej trwają prace nad projektem ustawy.

Dyrektywa ma zastosowanie do cyfrowych platform pracy, które organizują pracę na terenie UE. Cyfrowa platforma pracy jest to platforma, która m.in. jest udostępniana, przynajmniej częściowo, na odległość za pomocą środków elektronicznych, takich jak strona internetowa lub aplikacja mobilna. Chodzi zatem głównie o popularne w Polsce platformy, takie jak aplikacje do zamówienia środka transportu, dostawy jedzenia czy zakupów.

Dyrektywa przewiduje m.in. wprowadzenie domniemania zatrudnienia w ramach stosunku pracy, jeśli zajdą okoliczności wskazujące na kontrolę i kierownictwo w stosunku pomiędzy platformą cyfrową a osobą świadczącą w ten sposób pracę.

Wzrost minimalnego wynagrodzenia za pracę

Od 1 stycznia 2026 r. wzrośnie minimalne wynagrodzenie za pracę, odpowiednio do 4806 zł i 31,40 zł w przypadku stawki godzinowej.

Warto pamiętać, że od kwoty minimalnego wynagrodzenia zależy wysokość m.in. dodatku za pracę w porze nocnej, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestoju, odprawy z tytułu tzw. zwolnień grupowych, odszkodowania z tytułu naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu czy kwoty wolnej od potrąceń.

Przygotuj swoją organizację na nadchodzące zmiany w prawie pracy

Koniec 2025 r. oraz nowy 2026 rok przyniosą wiele istotnych zmian dla pracodawców. Warto już teraz rozpocząć przygotowania, aby uniknąć potencjalnych problemów i dostosować swoją organizację do nowych przepisów. Kluczowe jest monitorowanie dalszego przebiegu procesu legislacyjnego oraz konsultacje z ekspertami w dziedzinie prawa pracy.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu swojej organizacji do nadchodzących zmian, skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów prawa pracy.