Nie ulega wątpliwości, że wprowadzenie centralnego systemu e-Faktur spowoduje duże zmiany w zakresie rozliczeń wydatków pracowniczych –cyfrowy obieg dokumentacji i nowe możliwości integracji z systemami HR mogą znacznie usprawnić ten proces. Niemniej jednak firmy staną przed wyzwaniem w zakresie dostosowania swoich procesów i procedur do nowej rzeczywistości, a pracownicy przed koniecznością zmiany dotychczasowych nawyków.

Czym jest KSeF?

Dla przypomnienia - Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system informatyczny stanowiący nowoczesne rozwiązanie w zakresie wystawiania faktur krajowych i ich otrzymywania. System umożliwia bowiem wystawienie, odebranie, archiwizowanie i udostępnienie faktur elektronicznych w formacie XML.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe dla czynnych podatników VAT o obrotach przekraczających 200 mln złotych od 1 lutego 2026 roku, a dla podmiotów o obrotach niższych - od 1 kwietnia 2026 roku (brane pod uwagę są obroty z 2024 roku). Co warto podkreślić - przepisy VAT wskazują, iż odbiór faktur za pośrednictwem KSeF będzie dotyczyć wszystkich ww. podmiotów już w tym wcześniejszym terminie.

Wpływ KSeF na rozliczenia z pracownikami – wyzwania i obowiązki pracodawców

W kontekście rozliczeń wydatków pracowniczych, obejmujących m.in.:

• rozliczenie ustawowych należności z tytułu podróży służbowej,
• zakup noclegu przez pracowników,
• organizację wydarzeń o charakterze integracyjnym,

dokonanie zmian systemowych powoduje jednocześnie obowiązek weryfikacji aktualnie funkcjonującej procedury ich rozliczania z pracownikami.

KSeF – szczególne znaczenie przy pracownikach mobilnych i podróżach służbowych

Wprowadzenie KSeF może być szczególnie dotkliwe w przypadku rozliczeń z pracownikami mobilnymi lub pracownikami obywającymi częste podróże służbowe, gdyż to w praktyce właśnie ci pracownicy najczęściej korzystają z rozliczeń wydatków pracowniczych. Dokonywanie zwrotu ustawowych należności i poniesionych wydatków w tym przypadku oznacza obowiązek zachowania szczególnej uwagi w zakresie właściwego przypisywania faktur, z uwagi na ich zwiększoną ilość.

Dodatkowo zmiany w zakresie systemu e-Faktur mogą wymagać także modyfikacji w przyjętych dokumentach regulujących pracę mobilną/podróże służbowe – tj. w politykach, procedurach, regulaminach, czy nawet bezpośrednio w zakresie postanowień poszczególnych umów o pracę.

Warto odpowiednio wcześniej przygotować się na wprowadzenie właściwych zmian, aby uniknąć chaosu w zakresie rozliczeń i potencjalnych sporów z pracownikami w tym konfliktów wizerunkowych.

Jak ułatwić wprowadzenie KSeF w Twojej firmie?

Wprowadzenie KSeF zrewolucjonizuje nie tylko relacje z kontrahentami, czy też z KAS, ale wpłynie także na pracowników i ich rozliczenia z pracodawcą. Nie ulega zatem wątpliwości, że nowe zmiany wprowadzają po stronie pracodawców szereg obowiązków, a codzienność w nowym systemie będzie stawiać wiele wyzwań.

Warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia, które z jednej strony zapewni właściwe wdrożenie nowego systemu, a z drugiej pozwoli na odciążenie polskich pracodawców od namnażających się obowiązków.