E-teczka - elektroniczne akta osobowe

Czym jest e-teczka pracownicza?

E-teczka to elektroniczna wersja tradycyjnych akt pracowniczych, która umożliwia przechowywanie i zarządzanie dokumentacją dotyczącą zatrudnienia w formie cyfrowej. Rozwiązanie to pozwala na zminimalizowanie konieczności gromadzenia dokumentacji papierowej, drukowania i manualnego podpisywania dokumentów. Takie działania mają wpływ na zwiększenie efektywności pracy działów kadrowo-płacowych.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza jest uporządkowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy i podzielona na pięć części, tak samo jak dokumentacja papierowa:

• A) dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
• B) dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
• C) dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy,
• D) dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej pracownika,
• E) dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą obecności w jego organizmie środków mających działanie podobne do alkoholu.

Warto zwrócić uwagę, że pracodawca korzystający z nowoczesnego systemu kadrowo-płacowego z wdrożonym modułem elektronicznych akt pracowniczych (e-teczką), może korzystać z dodatkowych funkcjonalności, umożliwiających digitalizację dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującej m.in.:

• wnioski pracownicze (np. związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego),
• ewidencję czasu pracy,
• zgody pracownicze,
• PIT-11,
• paski płacowe,
• i inne.

Tym samym, największe korzyści są widoczne po połączeniu e-teczki z pulpitami pracowniczymi i innymi platformami przepływu danych lub dokumentów, co umożliwia znaczną optymalizację procesów administracyjnych w organizacji - efekt digitalizacji danych jest wtedy najbardziej widoczny.

Kontekst prawny digitalizacji i bezpieczeństwo danych

Od stycznia 2019 roku polskie prawo dopuszcza prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Zmiana ta stanowi odpowiedź na rosnącą potrzebę digitalizacji procesów biznesowych oraz odzwierciedla ogólny trend związany z transformacją cyfrową przedsiębiorstw. Przejście na elektroniczną formę dokumentacji staje się coraz bardziej powszechne, zwłaszcza w kontekście rozwoju pracy hybrydowej i zdalnej.

Innymi słowy, przepisy dotyczące e-teczek, pozwalają pracodawcom na prowadzenie akt pracowniczych wyłącznie w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych. Zamiana tradycyjnych akt na elektroniczne podlega pod regulacje Kodeksu Pracy, rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz przepisów z zakresu ochrony danych osobowych.

Nowoczesne systemy kadrowo- płacowe oferują:

• precyzyjne zarządzanie uprawnieniami dostępu do e-teczek,
• szyfrowanie przesyłanych i przechowywanych danych,
• rejestrowanie historii operacji wykonywanych na dokumentach.

Regularne audyty bezpieczeństwa systemu dodatkowo gwarantują ochronę wrażliwych informacji pracowniczych. Ponadto, cykliczne wykonywanie kopii zapasowych danych zapewnia ich trwałość i dostępność nawet w przypadku awarii systemu.

Dodatkowo, systemy umożliwiające prowadzenie e-teczek, wyposażone są w zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń, takie jak uwierzytelnianie wieloskładnikowe, podpisy elektroniczne i kwalifikowane oraz rozbudowane zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem.

E-teczka a kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, pracodawca może być zobowiązany do dostarczenia określonych lub wszystkich dokumentów pracownika. Systemy teleinformatyczne do e-teczek zapewniają zarówno opcję drukowania, jak i możliwość szyfrowanej wysyłki elektronicznej, co umożliwia sprawne i zgodne z regulacjami zarządzanie dokumentami.

Dzięki temu nawet potrzeby obsługi kontroli z PIP mogą być zaspokojone bez zakłóceń operacyjnych w firmie, utrzymując ciągłość procesów administracyjnych.

Wdrożenie e-teczki

Skuteczne wdrożenie elektronicznych akt osobowych wymaga otwartości na zmiany oraz określenia priorytetów w procesie migracji. Kluczowe jest dostosowanie wewnętrznych procedur i polityk, a także kompleksowe przeszkolenie personelu HR oraz pracowników.

Jasna komunikacja dotycząca nowego narzędzia oraz zapewnienie wsparcia technicznego i merytorycznego w okresie przejściowym mogą pomóc w adaptacji nowego rozwiązania.

E-teczka to praktyczne rozwiązanie dla pracownika, pracodawcy oraz działu kadrowo-płacowego

Wdrożenie e-teczek w organizacji pozwala na szybki i łatwy dostęp do pełnej dokumentacji pracowniczej w jednym miejscu.

Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe ERP (ang. Enterprise Resource Planning) udostępniają portale pracownika i kierownika, które oferują elektroniczny dostęp do danych kadrowo-płacowych, w tym e-teczek. Taka technologia daje możliwość płynnego kontaktu pracowników z przełożonymi i działem kadr.  Wdrożenie kompleksowe, czyli implementacja e-teczki połączonej z pulpitami pracowniczymi do samoobsługi pracowniczej zdecydowanie przyspiesza obieg dokumentacji w organizacji.

Ponadto pracodawcy i działy kadrowo-płacowe mogą na bieżąco kontrolować terminy związane z umowami, badaniami lekarskimi, szkoleniami BHP lub inne związane z zatrudnieniem pracowników.

Dodawanie dokumentów do cyfrowych akt osobowych (e-teczek)

Dzisiejsze rozwiązania technologiczne dla działów kadrowo-płacowych, kładąc nacisk na innowacyjność i automatyzację, wprowadzają nowy standard w administrowaniu dokumentami.

Nowoczesne systemy integrując zaawansowane funkcje, umożliwiają automatyczne dodawanie dokumentów do e-teczek, zarówno pojedynczo, jak i dla grupy pracowników jednocześnie.

Technologia OCR (ang. Optical Character Recognition), czyli optyczne rozpoznawanie znaków

Wybrane systemy ERP w ramach dodatkowego modułu oferują oprogramowanie OCR. Narzędzie sczytuje znaki z różnego rodzaju dokumentów takich jak: pliki graficzne, wydruki, dokumenty z pismem odręcznym, a następnie zamienia je na wersję cyfrową.

Dzięki technologii OCR pracodawcy mogą sprawnie przenieść wszystkie akta pracownicze do cyfrowego archiwum.

Platforma łącząca funkcje e-Podpisu, e-Doręczeń i e-Identyfikacji

Podpisywanie umów z pracownikami lub umów cywilnoprawnych oraz kontraktów menedżerskich, może odbywać się w pełni elektronicznie. Systemy kadrowo-płacowe, m.in. enova365, dzięki integracji z innymi platformami do autentykacji podpisów osób biorących udział w procesie tworzenia dokumentów, już obecnie oferują kompleksowy elektroniczny obieg dokumentów, umożliwiający ich utworzenie, podpisywanie oraz archiwizację.

Implementacja funkcji Workflow pozwala użytkownikom precyzyjnie definiować strony podpisujące dokumenty, typ wymaganego podpisu, jak również kolejność w jakiej podpisy są składane. System samodzielnie zarządza wysyłką oraz odbiorem podpisanych dokumentów, a po uzyskaniu podpisów, pliki są automatycznie archiwizowane w kartotece dokumentów w systemie.

E-teczka – korzyści z jej stosowania

• Elektroniczny obieg i archiwizacja dokumentów - zapewniona elastyczność i wygoda w kompletowaniu oraz przechowywaniu dokumentów, a także łatwa i szybka wymiana danych, aktualizacja oraz efektywna komunikację między pracownikiem, pracodawcą i działem kadrowo-płacowym.
  
• Automatyzacja procesów HR - automatyczne sortowanie i możliwość skanowania dokumentów bezpośrednio do e-teczki.
  
• Bezpieczeństwo danych - eliminacja ryzyka związanego ze zgubieniem lub zniszczeniem papierowego dokumentu.
  
• Praca w modelu hybrydowym – e-teczka umożliwia natychmiastowy dostęp do dokumentacji z każdego miejsca, urządzenia i o każdym czasie, o ile tylko użytkownik posiada dostęp do Internetu.
• Redukcja długoterminowych kosztów - eliminacja kosztów związanych z fizycznym przechowywaniem dokumentów, zmniejszenie powierzchni biurowej przeznaczonej na archiwa.
• Zrównoważony rozwój i ekologia - cyfryzacja dokumentacji pracowniczej wpisuje się w strategię zrównoważonego rozwoju poprzez znaczące ograniczenie zużycia papieru i redukcję emisji CO2 związanej z produkcją i utylizacją dokumentów papierowych.