Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej – cyfrowy krok naprzód

Dokumenty elektroniczne w Kodeksie Pracy – możliwość, nie obowiązek

Nowelizacja przepisów nie wymusza korzystania z dokumentów w postaci elektronicznej – jest to opcjonalne rozwiązanie, które coraz częściej odpowiada na potrzeby współczesnych organizacji. Pracodawcy dysponujący odpowiednią infrastrukturą, taką jak np. systemy do zarządzania dokumentami i ich obiegiem elektronicznym, bezpieczne miejsca przechowywania danych oraz platformy do podpisów kwalifikowanych, mogą wdrażać rozwiązania elektroniczne w szerszym zakresie.

Jednocześnie kluczowe jest zadbanie o odpowiedni poziom bezpieczeństwa przetwarzania danych oraz zgodności z RODO.

Jakie wnioski i oświadczenia mogą być realizowane w postaci elektronicznej?

Wykorzystanie postaci elektronicznej w poniższych przypadkach pozwala na uproszczenie procesów kadrowych przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami:

• informacja o monitoringu,
• informacja dla pracowników o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,
• konsultacja z zakładową organizacją związkową zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę pod pewnymi warunkami,
• umotywowane zastrzeżenia zakładowej organizacji związkowej do wypowiedzenia,
• sporządzenie rozkładu czasu pracy,
• wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy,
• wniosek o pracę w systemie skróconego tygodnia pracy,
• wniosek o pracę w systemie pracy weekendowej,
• wniosek o indywidualny „ruchomy” rozkład czasu pracy,
• wniosek o wyjście prywatne,
• wniosek o odbiór czasu wolnego za nadgodziny w proporcji 1:1,
• poinformowanie PIP o pracownikach wykonujących pracę w nocy,
• wniosek o urlop bezpłatny,
• zgoda pracownika na urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy na podstawie umowy między pracodawcami,
• potwierdzenie przez pracownika zapoznania się z przepisami i zasadami BHP.

Czy e-mail wystarczy do złożenia pisma pracowniczego?

Przesyłanie dokumentów/wniosków e-mailem jest dopuszczalne, o ile możliwe jest jednoznaczne ustalenie nadawcy oraz utrwalenie treści wiadomości.

Identyfikacja powinna pozwalać na ustalenie tożsamości pracownika (np. imię i nazwisko oraz adres mailowy przypisany do pracownika w systemie pracodawcy).

Przy zachowaniu tych warunków przykładowe elektroniczne kanały/narzędzia do przyjmowania wniosków i oświadczeń elektronicznych pracowników to:

• systemy kadrowo płacowe,
• pracownicze platformy,
• wiadomości w firmowych aplikacjach komunikacyjnych.

Decydując się na korzystanie z elektronicznych kanałów obiegu dokumentacji należy również zapewnić odpowiednią archiwizację procesowanych dokumentów.

Archiwizacja dokumentów złożonych w postaci elektronicznej

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej, obok jej prowadzenia, stanowi jeden z głównych obowiązków pracodawcy wymienionych w Kodeksie Pracy.

1. Akta osobowe (e-teczka):
   
   Jeśli pracodawca zdecyduje się na prowadzenie akt osobowych w postaci elektronicznej, tj. e-teczki to włączenie dokumentacji wytworzonej w postaci elektronicznej w odpowiednią część akt osobowych będzie relatywnie proste i naturalne.
   
   Natomiast jeśli akta osobowe są prowadzone papierowo, a dokumenty zostały złożone elektronicznie, to należy zastosować określoną procedurę, aby zostały włączone do dokumentacji pracowniczej. Trzeba zapewnić m.in. kompletność i spójność dokumentacji poprzez jej:
   • wydrukowanie z zachowaniem pełnej czytelności i możliwości identyfikacji autora,
   • poświadczenie za zgodność z dokumentem elektronicznym (adnotacja, data, podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej),
   • dołączenie do odpowiedniej części papierowych akt osobowych, z zachowaniem spójności z dokumentem pierwotnym (np. wskazanie daty czy kanału przesłania).
      
2. Pozostała dokumentacja pracownicza:
   
   Dokumenty, które nie są częścią akt osobowych (np. wnioski o wyjścia prywatne czy czas wolny za nadgodziny), mogą być przechowywane wyłącznie w postaci elektronicznej, jeśli system pracodawcy spełnia wymagania określone w przepisach prawa pracy.

Podsumowanie i digitalizacja dokumentacji kadrowej

Nowelizacja Kodeksu Pracy dotycząca składania dokumentacji w postaci elektronicznej stanowi istotne ułatwienie digitalizacji procesów HR. Nowe przepisy zapewniają pracodawcom większą elastyczność w zarządzaniu dokumentacją kadrową. Warto jednak pamiętać, że skuteczne wdrożenie takich rozwiązań wymaga odpowiedniego przygotowania organizacyjnego, technicznego i prawnego.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu lub wdrożeniu takich rozwiązań w swojej organizacji, zapraszamy do kontaktu.