Outsourcing płacowo-kadrowy

Jesteśmy zespołem specjalistów z międzynarodowym doświadczeniem w obsłudze największych spółek na rynku. W trakcie wieloletniej współpracy z różnorodnymi podmiotami, stworzyliśmy optymalny model wsparcia klienta w obszarze płacowo-kadrowym. Proponowane przez nas usługi outsourcingu i doradztwa, zapewnią maksymalną elastyczność wyboru zakresu współpracy, wzrost wydajności procesów w obszarze kadr i płac oraz dostęp do najnowszych technologii.

Wychodząc od analizy obecnej sytuacji klienta oraz jego potrzeb w badanym obszarze, proponujemy i przygotowujemy kompletny model obsługi outsourcingu z uwzględnieniem poniższych zakresów:

• OUTSOURCING PŁACOWY
• OUTSOURCING KADROWY
• AUDYT PROCESÓW PŁACOWO-KADROWYCH
• ZASTĘPSTWO PRACOWNIKÓW DZIAŁÓW PŁACOWO-KADROWYCH
• KOORDYNACJA WSPÓŁPRACY Z DOSTAWCĄ USŁUG PŁACOWYCH 
  
• PRZYGOTOWANIE I WYSYŁKA PIT-11 DO WIELU PODATNIKÓW
• DIGITALIZACJA PROCESÓW HR, WDROŻENIE PROGRAMU PŁACOWO-KADROWEGO ENOVA365

Procedury związane z naliczaniem wynagrodzeń pracowników oraz rozliczaniem deklaracji podatkowych i ZUS często przysparzają pracodawcom trudności. Ze względu na wiele obowiązków jakie nakładają regulacje prawne i konieczność dotrzymania ich terminowej realizacji warto powierzyć obsługę płacową ekspertom.

W ramach obsługi płacowej proponujemy m.in.:

• terminowe naliczanie wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę i umów cywilno- prawnych, z zachowaniem zasad poufności i bezpieczeństwa przetwarzanych danych;

• rozliczanie świadczeń pieniężnych z tytułu ubezpieczenia społecznego w razie choroby lub macierzyństwa;

• obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych;

• obsługa zajęć komorniczych;

• przygotowanie i/lub realizacja miesięcznych płatności wynagrodzeń;

• sporządzanie deklaracji do ZUS, urzędów skarbowych, PFRON;

• przygotowanie miesięcznej instrukcji płatności do ZUS, Urzędu Skarbowego, PFRON, PPK;

• przygotowanie informacji o wynagrodzeniach dla działu księgowości, również w formacie niezbędnym do bezpośredniego zaczytania danych do systemu księgowego;

• udostępnianie na portalu pracowniczym:
  - pasków płacowych;
  - rocznej karty wynagrodzeń;
  - limitów urlopowych;
  - bieżących danych dotyczących czasu pracy i nadgodzin;
  - terminów ważności badań lekarskich oraz szkoleń BHP;
  - deklaracji PIT-11;

• przygotowanie raportów płacowych na potrzeby innych departamentów (audyt, controling);

• przesyłanie informacji o zmianach w przepisach mających wpływ na procesy płacowe.

• przygotowanie raportu rezerw urlopowych lub emerytalnych;

• przygotowanie korekt deklaracji ZUS;

• przygotowanie zaświadczeń ERP-7;

• wsparcie podczas kontroli z ZUS, Urzędu Skarbowego lub Państwowej Inspekcji Pracy;

• współpraca z audytorami klienta;

• wsparcie w utworzeniu wewnętrznego działu płac.

• rozwiązanie jest skierowane do podmiotów, które podjęły decyzję o optymalizacji kosztów i zrezygnowały lub ograniczyły samodzielną realizację procesów płacowych lub kadrowych;

• to rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które w okresie licznych zmian legislacyjnych w obszarze prawa pracy, potrzebują wsparcia w przeprowadzeniu ich przez nowe regulacje;

• nasze działania w obszarze wsparcia tzw. outsourcing kadr i płac dedykujemy spółkom, które w związku z przejęciem dużej liczby pracowników, potrzebują wsparcia w przeprowadzeniu procesów płacowo-kadrowych.
  

1. analiza potrzeb klienta;
2. przedstawienie wyników analizy i opracowanie etapów wdrożenia;
3. warsztaty merytoryczne;
4. przegląd danych kadrowych;
5. migracja danych i analiza wyników;
6.  naliczenia testowe i analiza rezultatów;
7. bieżące działania w zakontraktowanych obszarach.

W ramach outsourcing kadr, proponujemy przejęcie procesów i realizacji zadań kadrowych przez nasz wyspecjalizowany zespół. Zakres prowadzonej przez nas usługi obejmuje wiele różnych działań, dostosowanych do potrzeb Klienta.

W ramach obsługi kadrowej proponujemy m.in.:

• kompleksowe prowadzenie akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami w formie papierowej lub elektronicznej;

• sporządzanie umów o pracę i umów cywilno-prawnych oraz innych dokumentów pracowniczych;

• ustalanie uprawnień pracowniczych tj. wymiarów urlopów, okresów wypowiedzenia;

• kontrola terminów badań lekarskich i szkoleń z zakresu BHP;

• zgłoszenie i wyrejestrowanie pracowników i członków rodziny w ZUS;

• rejestracja i wyrejestrowanie zleceniobiorców w ZUS;

• przygotowanie okresowych raportów kadrowych;

• tworzenie sprawozdań statystycznych dotyczących spraw pracowniczych;

• obsługa benefitów;

• wsparcie zapytań pracowniczych;

• administracja platformy ZUS PUE w zakresie zwolnień lekarskich i wsparcie w korespondencji z ZUS;

• przesyłanie informacji o zmianach w przepisach, mających wpływ na obsługę kadrową;

• przygotowanie zindywidualizowanych raportów zgodnie z potrzebami klienta.

• wsparcie działów HR w obsłudze kadrowej pracowników – dyżury w siedzibie klienta;

• dostosowanie dokumentacji wewnętrznej do zmieniających się przepisów;

• audyt akt osobowych;

• wsparcie klienta podczas audytu;

• doradztwo w zakresie rozliczania benefitów.

Usługa audytu płacowo-kadrowego to outsourcing mający na celu weryfikację poprawności prowadzenia dokumentacji pracowniczej, jak również prawidłowości naliczenia wynagrodzeń. Efektem naszych działań w tym obszarze jest wskazanie obszarów, w których konieczne są zmiany, ale również zaproponowanie bardziej skutecznych i optymalnych rozwiązań.

• weryfikację kompletności i poprawności prowadzonych akt osobowych;

• weryfikację poprawności naliczenia wymiarów urlopów;

• sprawdzenie prawidłowości naliczeń płacowych;

• ewidencja nieobecności chorobowych i absencji związanych z macierzyństwem;

• weryfikacja prawidłowości naliczeń związanych z chorobą lub macierzyństwem;

• analizę poprawności naliczenia benefitów;

• identyfikację rozbieżności w obszarze kadr i płac z obowiązującymi przepisami;

• przygotowanie raportu z audytu, ze wskazaniem obszarów ryzyka.

• rozwiązanie to kierujemy do podmiotów, które chcą zapewnić poprawną, terminową i zgodną z przepisami obsługę procesów płacowych i kadrowych;

• nasze wsparcie w ramach audytu kadrowo-płacowego dedykujemy przedsiębiorstwom, które w związku z różnymi sytuacjami chcą się upewnić, że procesy płacowo-kadrowe realizowane są terminowo i zgodnie z aktualnymi przepisami w obszarze kadr i płac.

W ramach tej usługi oferujemy naszym klientom zastępstwo pracowników działów kadr i płac podczas nieobecności, jak również wsparcie podczas czasowego zwiększenia liczby zadań i procesów realizowanych w działach płacowo-kadrowych.

W ramach zastępstwa pracowników proponujemy m.in.:

• zastępstwo w sytuacji nagłego rozwiązania stosunku pracy;

• zastępstwo podczas długotrwałej nieobecności;

• tymczasowe wzmocnienie istniejących zespołów ekspertami z naszego zespołu.

Rozwiązanie to kierujemy do podmiotów, które:

• chcą zabezpieczyć ciągłość realizacji procesów płacowo-kadrowych w sytuacji długotrwałych absencji lub odejść pracowników działu;

• są w procesie zmian wymagających czasowego zwiększenia zasobów.

Mając na uwadze naszą wiedzę i doświadczenie, oraz skupiając się na wysokiej jakości i poprawności świadczonych usług, proponujemy różnorodne rozwiązania, które wspierają naszych klientów. Naszym celem jest zapewnienie doskonałej współpracy z dostawcami usług, co ma kluczowe znaczenie dla jakości naszych usług oraz usprawnienia istniejących procesów. Nasza ekspertyza pozwala nam dokładnie określić, jak powinna wyglądać idealna współpraca pomiędzy klientem a dostawcą i jesteśmy gotowi wykorzystać tę wiedzę, aby pomóc w doskonaleniu i usprawnianiu tego partnerstwa.

W ramach proponowanej usługi outsourcingu zapewniamy m.in.:

• identyfikację potrzeb klienta względem dostawcy usług płacowych;
• ustalenie zasad współpracy z dostawcą obejmujących m.in: wypracowanie form komunikacji, określenie formatu i sposobu przekazywania danych, raportowanie, uwzględnienie rozwiązań technologicznych;
• nadzór i koordynację nad procesem przekazywania danych płacowo-kadrowych do dostawcy;
• weryfikację list płac i monitorowanie poprawności dostarczanych przez dostawcę kalkulacji;
• wsparcie merytoryczne klienta podczas prowadzenia komunikacji z dostawcą;
• monitorowanie nadchodzących zmian w przepisach prawnych i ustalanie z dostawcą sposobu wdrażania tych zmian w systemie płacowym;
• przekazywanie rekomendacji dotyczących dalszych działań usprawniających współpracę z usługodawcą.
  

Rozwiązanie to kierujemy do podmiotów, które:

• rozpoczęły właśnie współpracę z dostawcą usług płacowo-kadrowych i zależy im na optymalizacji procesów w tym zakresie;
• są w procesie zmian dostawcy usług płacowo-kadrowych.

W okresie rozpoczynającego się roku kalendarzowego, dział płacowo-kadrowy jest wyjątkowo intensywnie zaangażowany w wiele działań. Koncentrujemy się na zamknięciu, rozliczeniach i raportowaniu poprzedniego okresu, a także na wzrastającej liczbie zadań związanych z nadchodzącym nowym rokiem. Od wielu lat zapewniamy wsparcie naszym klientom w tym intensywnym okresie, a na nas spoczywa odpowiedzialność za przygotowanie i wysyłkę rocznych informacji PIT-11 dla pracowników oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.

Zajmujemy się również przygotowaniem PIT-11 dla dochodów z innych źródeł, które zgodnie z obowiązującymi przepisami powinny zostać w prawidłowy sposób odzwierciedlone w rocznym rozliczeniu podatku dochodowego od osób fizycznych. Dzięki tym działaniom wspieramy również inne działy w firmie, które potencjalnie byłyby zaangażowane w przygotowanie kompletnej informacji dotyczącej przychodów z tych źródeł. Zapewniamy kompleksowe wsparcie naszych klientów zarówno w przypadku przygotowania kilkuset, jak i kilkudziesięciu tysięcy deklaracji PIT.

W ramach tej usługi zapewniamy pełne wsparcie, dostosowane do potrzeb spółki, na każdym etapie procesu m.in.:

• konsultacje z doradcą podatkowym;

• analizę oraz agregację danych potrzebnych do wypełnienia PIT-11;

• zautomatyzowane przygotowanie PIT-11;

• wysyłkę PIT-11 do Urzędów Skarbowych;

• komunikację z Urzędami Skarbowymi;

• dostarczenie deklaracji PIT do podatników m.in. drogą e-mailową, udostępnianie PIT na portalu;

• helpdesk dla podatników, którzy otrzymali PIT-11;

• przygotowanie raportów dotyczących złożonych deklaracji PIT-11.

• rozwiązanie to kierujemy do podmiotów, które w związku z zatrudnieniem dużej ilości podatników, objętych obowiązkiem rozliczenia rocznego PIT potrzebują wsparcia w przygotowaniu informacji PIT-11 dla podatników;

• to również rozwiązanie dla tych działów, które potrzebują wsparcia technicznego i merytorycznego w realizacji obowiązku przygotowania i wysłania PIT-11 do podatników i urzędów skarbowych.

W ramach aktywnego rozwijania obszaru technologii, proponujemy naszym klientom rozwiązania, które znacznie usprawnią przebieg procesów płacowo-kadrowych, zapewnią ich ciągłość i ułatwią współpracę z innymi działami w firmie. W ramach tej usługi proponujemy naszym klientom:

Wdrożenie systemu płacowo-kadrowego w przedsiębiorstwie, to duże wyzwanie dla działu obsługującego ten obszar. Jako zespół możemy pochwalić się sukcesami w tym zakresie i zaproponować naszym klientom, program wdrożenia systemu i przeszkolenia pracowników korzystających z tego narzędzia.

W ramach wsparcia techniczno-merytorycznego przy wdrożeniu systemu enova365 proponujemy m.in.:

• analizę przedwdrożeniową obejmującą omówienie potrzeb spółki i pozwalającą na dobór optymalnych rozwiązań:
• przegląd zgodności z przepisami procesów płacowo-kadrowych;
• konsultacje z doradcą podatkowym;
• konsulacie z działem prawa HR Deloitte;
• wsparcie w procesie przygotowania danych do migracji;
• migrację danych;
• naliczenia testowe list płac;
• szkolenia z obsługi programu / portalu pracowniczego;
• wsparcie powdrożeniowe;
• przygotowanie raportu podsumowującego wdrożenie;
• e-teczki.
  

Wdrożenie umożliwia m.in.

• uruchomienie portalu pracowniczego, który ułatwia zarządzanie procesami. Jest to elektroniczne oprogramowanie, za pośrednictwem którego możliwe jest zarządzanie wieloma procesami z zakresu kadr i płac. Podstawową funkcjonalnością tego rozwiązania jest elektroniczny obieg procesów, takich jak:

- składanie wniosków urlopowych oraz wniosków o nadgodziny, które w obiegu elektronicznym trafiają do akceptacji przełożonego;
- wgląd do danych kadrowych oraz składanie wniosków o aktualizację np.: danych osobowych, danych podatkowych, dokumentu tożsamości, rachunku bankowego.

• składanie wniosku o ubezpieczenie członka rodziny,
• składanie wniosków i oświadczeń podatkowych,
• udostępnienie na portalu pracowniczym:
  - pasków płacowych;
  - rocznej karty wynagrodzeń;
  - limitów urlopowych;
  - bieżących danych dotyczących czasu pracy i nadgodzin;
  - terminów ważności badań lekarskich oraz szkoleń BHP;
  - informacji PIT-11.
  

• rozwiązanie to kierujemy do podmiotów, które w związku z rozproszoną lokalizacją swoich oddziałów chcą zautomatyzować procesy płacowo-kadrowe;

• to rozwiązanie dla tych działów, które chcą zminimalizować ilość czasu poświęconego na czynności związane z obiegiem wniosków i dokumentów;

• rozwiązanie to kierujemy do firm, które podjęły decyzję o wdrożeniu systemu płacowo-kadrowego enova365;

• to również rozwiązanie dla tych działów, które mają wdrożony już program enova365, jednak potrzebują szkoleń dla zespołu korzystającego z programu w codziennej pracy.

Wraz z działem prawnym specjalizującym się w prawie HR oraz departamentem doradztwa w obszarze PIT i ZUS tworzymy kompleksową usługę. Dzięki aktywnej współpracy wewnątrz Deloitte, możemy zaoferować szeroką gamę usług, zarządzanych przez wysokiej klasy specjalistów.

• outsourcing płacowo-kadrowy to usługa świadczona przez Deloitte od wielu lat. W tym okresie zaufało nam szerokie grono klientów i obsłużyliśmy w obszarze kadr i płac dziesiątki tysięcy pracowników;

• wieloletnie doświadczenie, wiedza zdobyta podczas projektów oraz wypracowana przez nas metodyka, prowadzą do doskonalenia zarządzania obszarem kadr i płac oraz dają gwarancję usługi na najwyższym poziomie;

• naszych klientów obsługują dedykowane zespoły specjalistów, co zapewnia rzetelne, terminowe i zgodne z harmonogramem wykonanie usługi;

• bezpieczeństwo danych potwierdzone certyfikatem ISO 27001 pokazuje jak ogromną wagę przywiązujemy do zabezpieczenia systemów informatycznych i ochrony danych wrażliwych;

• nasze usługi świadczone są na najwyższym poziomie z dbałością o najdrobniejszy szczegół, co potwierdza przyznany nam certyfikat ISO 9001;

• na dedykowanych pracodawcom stronach internetowych - Strefie Pracodawcy - nasi eksperci omawiają bieżące i istotne kwestie z punktu widzenia pracodawcy – serdecznie zapraszamy do lektury.