Cómo llevar la contabilidad de tu empresa

La transformación digital está más presente que nunca en todos los sectores del mundo empresarial. La evolución es continua y campos tan antiguos como la contabilidad tampoco escapan a ella.

Los métodos tradicionales están quedando obsoletos y la aparición de softwares de última generación están permitiendo a las empresas adentrarse en la contabilidad digital, mucho más eficiente, segura y práctica.

Adquirir un software o programa contable en la nube

Lo primero es hacerse con un programa contable de garantía y permanentemente actualizado con las novedades normativas y funcionalidades necesarias. Gracias al avance de la tecnología, los programas que hay en el mercado a día de hoy son muy intuitivos y pragmáticos, facilitando el trabajo a sus responsables.

Aunque hasta hace unos pocos años la mayoría de empresas usaba softwares contables que se instalaban en los ordenadores y servidores de la propia empresa, la nube está jugando un papel fundamental en los últimos tiempos. Flexibilidad, accesibilidad, escalabilidad, cooperación, inmediatez, etc., son sólo algunos de los beneficios que se pueden conseguir trabajando con la nube.

De hecho, la gran mayoría de las organizaciones ya apuestan y se están beneficiando de las ventajas que ofrecen los programas de contabilidad alojados en la nube.

Pasos a seguir para llevar a cabo la contabilidad de tu empresa correctamente

• Recopilar toda la información relevante: hay que hacer un seguimiento continuo, ordenado y llevar lo más actualizada posible toda la actividad económico-financiera del negocio. Registrar todas las operaciones, desde los ingresos y los gastos, pasando por los cobros y pagos, así como otras acciones que afectan a la función económica y al patrimonio de la empresa. Eso sí, almacenar los diferentes documentos como justificantes de las transacciones, facturas, nóminas, etc., ya no es un problema gracias a la digitalización de éstos.
• Registrar los asientos contables: es una parte fundamental de la contabilidad. Se deben introducir los datos de forma ordenada y con criterio para garantizar la consistencia de la información. Equivocarte en un asiento contable puede dar lugar a que tu contabilidad no presente la imagen fidedigna de la situación económica, financiera y patrimonial de tu compañía. Por ello, hacemos especial hincapié en la importancia de adquirir un software eficaz y optimizado.
• Revisar todas las cuentas: realizar un control de calidad que pasa por comprobar los asientos contables elaborados para asegurarnos de que todo está en orden y contar con un sistema previo de aprobaciones que garantiza el control sobre los registros contables que componen tus estados financieros. Aquí entra en juego la conciliación de los bancos, es decir, comprobar que los valores económicos que una empresa tiene registrados coinciden con los movimientos bancarios o, en caso contrario, que existen evidencias y causas ante posibles diferencias. También es fundamental tener un control de la deuda bancaria, así como de las cuentas a cobrar a los clientes que trabajan con la compañía.
• Presentar el Libro Diario y las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil: en el Libro Diario figuran los asientos contables del ejercicio; las Cuentas Anuales contienen los estados financieros y la memoria del ejercicio.

Por otra parte, y desde el punto de vista del cumplimiento normativo, la herramienta elegida debe poner a disposición de la compañía la posibilidad de realizar las comunicaciones exigidas por la Administración tributaria, como por ejemplo, la generación de ficheros adecuados a los envíos telemáticos de impuestos.

Es importante tener en cuenta que llevar la contabilidad de tu empresa es una tarea que puede ser mucho más sencilla y práctica de lo que parece. La solución BDH de Deloitte cuenta con las ventajas de solidez, accesibilidad, actualización y seguridad (SaaS) y se integra, entre otros, con el Suministro Inmediato de Información (SII), un sistema que centraliza toda la comunicación con la Agencia Tributaria y agiliza todos los pasos comentados en estas líneas, especialmente los que están relacionados con los impuestos indirectos y el IVA.

La automatización de ciertas funciones juega hoy en día un papel fundamental. Con una solución tecnológica adecuada y con el ERP idóneo ahorraremos tiempo, papel y dinero.