Bei grossen Digitalisierungsprojekten ist der menschliche Faktor von zentraler Bedeutung für die Erzielung Ihres ROI

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung (siehe: SAP | Deloitte Schweiz) entscheiden sich Unternehmen auf der ganzen Welt für die Implementierung von S/4HANA, dem neuesten Update von SAP Enterprise Resource Planning (ERP). Sie wollen eine neue Ära einläuten, in der die Standardisierung von Prozessen die Kosten senkt und Mitarbeiter von überall und zu jeder Zeit arbeiten können (siehe: Tech Trends 2022 | Deloitte Insights).

In diesem Zusammenhang erfordert die Erzielung eines hohen Return on Investment (ROI) eine hohe und frühzeitige Benutzerakzeptanz, die Zeit und Geld spart. Dies ist ein neues Kapitel, in dem das Internet der Dinge (IoT) Geschäftsprozesse innovativer und berechenbarer macht und in dem die Verwendung verschiedener Module in einem System eine einzige Quelle der Wahrheit mit Echtzeitdaten bietet, die eine bessere und schnellere Entscheidungsfindung ermöglichen.

Im Gegensatz zu herkömmlichen ERPs verfügt SAP S/4HANA über ein integriertes System mit intelligenten Technologien, darunter künstliche Intelligenz und fortschrittliche Analysen, die auf Echtzeit-Dashboards zu sehen sind. Die Funktionen erstrecken sich u.a. auf die Bereiche Finanzen, Lieferkette, Anlagenverwaltung und Beschaffung.

S/4HANA gibt es als On-Premise-Edition und kann auch als Cloud-Lösung implementiert werden, die vierteljährlich zeitnahe Updates erhält. Unternehmen sollten nicht denken, dass die Implementierung von SAP S/4HANA nur die einmalige Installation einer neuen Software beinhaltet. Die meisten Unternehmens- und Technologieführer erkennen die Bedeutung eines kontinuierlichen Änderungsmanagements, um erfolgreiche Systemtransformationen und neue Arbeitsweisen zu ermöglichen (siehe: S/4HANA - der Schlüssel zur Transformation | Thrive in a digital world | Deloitte UK).

Ein massgeschneiderter Ansatz für das Veränderungsmanagement ist erforderlich, damit diese Transformation im Rahmen des Budgets, des Zeitplans und mit der richtigen Qualität erfolgreich abgeschlossen werden kann. Die angewandten Change Management-Ansätze und -Methoden müssen sich weiterentwickeln, um mit den exponentiellen technologischen Veränderungen und dem demografischen Wandel der Mitarbeiter Schritt zu halten. Die fünf grössten Herausforderungen sind in der folgenden Tabelle zusammengefasst, und innovative Lösungen, die aus diesen Herausforderungen abgeleitet wurden, finden Sie in der Schatztruhe. Dieser Blog-Beitrag schliesst mit fünf Empfehlungen, die sich auf diese zentralen Herausforderungen beziehen.

Eine überzeugende Geschichte der Veränderung jenseits der IT definieren

Jede Transformation - und insbesondere gross angelegte SAP S/4HANA-Transformationen, bei denen mehrere Prozesse in ein System integriert werden - beginnt mit der Programmvision, einschliesslich der Zustimmung und Anpassung durch die Führungsteams. Jedes Unternehmen weiss das, und die leitenden Mitarbeiter planen in der Regel formelle und starre Abstimmungsrunden. Aber diese altmodischen Anpassungssitzungen haben sich nicht als sehr nachhaltig erwiesen und hatten wenig Einfluss darauf, wie die Mitarbeiter neue Technologien annehmen.

Es hat sich gezeigt, dass das Fehlen einer integrierten Entscheidungsfindung enorme Kosten für Transformationen verursacht, und zwar in Form von langen Verzögerungen und schlechter Benutzerakzeptanz. Die Erfahrung zeigt, dass der beste Ansatz eine "High Impact Session" ist , bei der sich die Führungskräfte in einer kreativen Umgebung ausserhalb des Unternehmens und der eigenen Komfortzone treffen. Dort können sie sich auf die Vision, die Geschichte des Wandels und die Leitprinzipien für die Nutzung von SAP S/4HANA-Echtzeit-Analysen einigen, mit Einblicken auf Knopfdruck und Zusammenarbeit über Grenzen hinweg. Sie können auch über "Mitarbeitermomente, auf die es ankommt" nachdenken, wenn sie sich auf ihre gemeinsame digitale Reise jenseits der IT begeben.

Als Best Practice sollte das Führungsteam vermeiden, sich in einem "Elfenbeinturm" zu isolieren und von einem interdisziplinären Team aus SAP S/4HANA-Spezialisten und Change Management-Experten informiert, inspiriert und unterstützt werden, um die Entscheidungsfindung auf allen Ebenen zu fördern. In diesen Sitzungen werden die spezifische Veränderungsreise und der Fahrplan für die Durchführung der Transformation gemeinsam erstellt und mit der breiteren Gemeinschaft geteilt, mit einer gemeinsamen Marke für das Programm und einem Logo zur Stärkung der visuellen Identität des Programms. Für ein besseres Verständnis können diese Sitzungen von Videofilmern begleitet werden, um die wichtigsten Momente und Botschaften wiederzugeben und so die Akzeptanz der entwickelten Vision auf allen Mitarbeiterebenen und in allen Funktionen zu erhöhen. Die Menschen müssen im Mittelpunkt der Transformation stehen.

In einem zweiten Schritt ist es entscheidend, die Lücke zwischen dem aktuellen Zustand und dem zukünftigen Zustand zu visualisieren, wobei nicht nur die Technologie, sondern auch Prozesse, Strukturen und personelle Veränderungen berücksichtigt werden müssen. Dies führt oft zu Excel-Tabellen ohne großen geschäftlichen Wert, die dann in einer leeren Schublade vergessen werden. Unternehmen sollten sich stattdessen auf den menschlichen Aspekt des Wandels konzentrieren und darauf, wie dieser die Interaktion mit der neuen Technologie beeinflusst. Ein iterativer und agiler Ansatz ermöglicht es, Risiken und kritische Punkte, die Aufmerksamkeit erfordern, frühzeitig zu erkennen. SAP S/4HANA verfügt über Selbstbedienungsfunktionen, die von den Mitarbeitern verlangen, sich an neue Arbeitsweisen anzupassen. So können die Mitarbeiter beispielsweise KI-fähige Dashboards nutzen und von schnelleren Prozessen im Finanzwesen, in der Lieferkette und vielen anderen Funktionen profitieren. Wenn Sie das Unternehmen von Anfang an einbeziehen und die Auswirkungen der Änderungen im Laufe des Prozesses validieren und überprüfen, vermeiden Sie eine Fehlanpassung am Ende. Die frühzeitige Einbeziehung aktueller SAP Power-User erhöht nicht nur die Vielfalt der bewerteten Auswirkungen und ermöglicht eine ganzheitlichere Anforderungsanalyse, sondern legt auch den Grundstein für die spätere Kommunikation.

Bei der virtuellen Durchführung von Folgenabschätzungen (oft mit grossen Gruppen global verteilter Stakeholder) ist es hilfreich, virtuelle Whiteboarding-Tools zu nutzen, um das Engagement zu erhöhen. Das von Deloitte entwickelte digitale Tool ChangeScout (siehe Change Management Software - ChangeScout | Deloitte Global) macht Veränderungsprozesse transparent, dient als einzige Quelle der Wahrheit und ist für alle Projektmitglieder zugänglich. Es ist daher besonders für gross angelegte Transformationen zu empfehlen. Das Tool kann problemlos grosse Datenmengen zusammenführen und analysieren, um bei mehrjährigen Projekten umsetzbare Empfehlungen zu erstellen, und hilft den Mitarbeitern, die neue Denkweise anzunehmen, die sie bei der Arbeit mit SAP S/4HANA benötigen.

Die Zeiten, in denen ein Newsletter ausreichte, um die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und zu motivieren, sind vorbei.

SAP S/4HANA verfügt über Echtzeit-Datenanalysen und ermöglicht eine effizientere Kommunikation über Grenzen hinweg als je zuvor. Das Herzstück der Schatzkiste für menschenzentriertes Change Management sind Lösungen für prägnante, visuell überzeugende und massgeschneiderte Multi-Channel-Kommunikation und digitale Programm-Apps - unter Berücksichtigung der Tatsache, dass Botschaften mehrfach verstärkt werden müssen, bis sie hängen bleiben (d.h. die Regel der sieben Wiederholungen).

Dank seiner umfangreichen Erfahrung mit der SAP S/4HANA-Transformation verfügt Deloitte über eine breite Palette von Kommunikationsmitteln und -vorlagen in kreativen Formaten, die für SAP S/4HANA-spezifische Meilensteine entwickelt wurden und auf die Endanwender zugeschnitten werden können. Ein unterhaltsamer Ansatz für diese Kommunikation ist es, Change Stories und SAP S/4HANA  Superhelden-Kampagnen oder amüsante Comics zu erstellen, um alle zu begeistern und kontinuierlich zu informieren.

Interne Tools für die Zusammenarbeit und soziale Medien ermöglichen eine sofortige, sichtbare und interaktive Kommunikation und Anerkennung durch Kollegen, Kunden und Manager, wie z.B. Yammer oder Workplace. Darüber hinaus kann eine Online-Taube oder -Umfrage eingesetzt werden, so dass programmbezogene Fragen jederzeit gestellt werden können. Darüber hinaus können Organisationen erweiterte Kommunikationsmethoden wie digitale Podcasts oder Videoserien nutzen, in denen "leicht verdauliche" Projekt-Updates und Stakeholder-Feedback mit jedem Mitarbeiter geteilt werden können. Andere Formate, die gut ankommen, sind "Benutzer auf dem Sofa"-Clips, in denen Power-User oder Programmsponsoren auf einem Sofa interviewt werden und neuen Benutzern in mundgerechten Videos demonstrieren, "was für mich drin ist".

Viele Unternehmen wenden sich von den traditionellen mehrtägigen Schulungen ab und gehen zu einem personalisierten Schulungsprogramm über, das es jedem Benutzer ermöglicht, auf seinem aktuellen persönlichen Wissensstand unterstützt zu werden, unabhängig davon, ob dieser niedrig oder hoch ist. Auf diese Weise wird ein maximales Up-Skilling erreicht, da der Mensch im Mittelpunkt steht. Mit SAP S/4HANA können Sie den Anwendern Wissen und Tipps zur Verfügung stellen, wo und wann immer sie benötigt werden. Dieser Enablement-Ansatz sorgt für eine ständige Zwei-Wege-Kommunikation zu jeder Zeit. Dies ist besonders wichtig, da neue Benutzer in der Regel viele Fragen und konstruktives Feedback haben.

Der andere wichtige Beschleuniger für den Wissenstransfer an die Mitarbeiter ist das spielerische Microlearning, das just-in-time absolviert werden kann. Zum Beispiel führen Assistenten die Mitarbeiter Schritt für Schritt durch das neue System, wie "SAP Enable Now" oder "WalkMe". "SAP Enable Now" ist ein Tool zur Erstellung von Inhalten, mit dem Schulungsmaterial erstellt und verwaltet werden kann. "Walk Me" ist eine weitere Plattform, die eine proaktive Schritt-für-Schritt-Anleitung, eine umfassende Lösungsanalyse und automatisierte Prozesse kombiniert, um den Anwendern zu helfen, Aufgaben im System im Moment der Ausführung zu erledigen. Anstelle von Kursen können Mitarbeiter Communities und Upskilling-Studios für andere Teams aufbauen, um das neue System spielerisch zu erlernen. Darüber hinaus können Communities 'Hackathons' organisieren, bei denen Mitarbeiter das neue System herausfordern, um auf spielerische Weise neue Funktionalitäten von SAP S/4HANA zu entdecken.

Viele Jahrzehnte lang haben die Verantwortlichen für Veränderungen hauptsächlich mit qualitativen Daten gearbeitet und mussten ohne harte Zahlen über ihre Fortschritte auskommen. Der grosse Vorteil von SAP S/4HANA besteht darin, dass es Just-in-Time-Datenanalysen zur Nutzung und Akzeptanz des Systems bietet. Diese können in interaktiven Dashboards visualisiert werden (oder durch die Nutzung der Dashboards, die mit SAP S/4HANA geliefert werden), die den Change Managern, dem Führungsteam und den Anwendern dabei helfen, zu wissen, wo sie stehen und wo sie ihre Bemühungen priorisieren müssen. Diese Art von Daten hilft den Führungskräften, Entscheidungen für das Programm unter dem Gesichtspunkt der Bereitschaft der Mitarbeiter zu treffen. Der Schlüssel zum Erfolg eines auf den Menschen ausgerichteten Veränderungsmanagements liegt darin, dass diese Daten nicht ungenutzt bleiben.

Unternehmen können auch qualitative Daten nutzen, um ihre Entscheidungsfindung voranzutreiben. So können Mitarbeiter beispielsweise QR-Codes an der (virtuellen) Kaffeemaschinescannen und ihre Meinung in kurzen, spielerischen Umfragen kundtun. Auf diese Weise können Unternehmen sicherstellen, dass sie auf die Stimme ihrer Mitarbeiter hören und sie proaktiv auffordern, zu ihrer eigenen Nutzung von SAP S/4HANA beizutragen.