Nowe uprawnienia PIP – co zmienia podpisana ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy

Choć w toku prac legislacyjnych część najbardziej restrykcyjnych rozwiązań została złagodzona, zasadniczy kierunek reformy pozostał niezmieniony – Państwowa Inspekcja Pracy otrzymała nowe, znacznie silniejsze narzędzia do przeciwdziałania zastępowaniu umów o pracę umowami cywilnoprawnymi.

Zmiany te mogą mieć szczególne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z modeli współpracy B2B, umów zlecenia oraz kontraktów projektowych, które są powszechne w wielu branżach.

5 najważniejszych zmian wprowadzonych ustawą

Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy wprowadza przede wszystkim:

1. możliwość stwierdzenia istnienia stosunku pracy w drodze decyzji administracyjnej wydawanej przez okręgowego inspektora pracy;
2. nową procedurę kontrolną – najpierw polecenie usunięcia naruszeń, a dopiero w przypadku jego niewykonania decyzja administracyjna;
3. nowe, przyspieszone postępowania sądowe w sprawach dotyczących ustalenia stosunku pracy;
4. znacznie szerszą współpracę i wymianę danych między PIP, ZUS i Krajową Administracją Skarbową, opartą na analizie ryzyka;
5. podwyższenie kar za naruszenia prawa pracy oraz rozszerzenie kompetencji kontrolnych PIP.

Decyzja administracyjna PIP zamiast powództwa do sądu

Najbardziej przełomową zmianą jest wprowadzenie możliwości stwierdzenia istnienia stosunku pracy w drodze decyzji administracyjnej wydawanej przez okręgowego inspektora pracy.

Dotychczas inspektor pracy mógł jedynie:

• wnieść powództwo do sądu pracy lub
• wesprzeć pracownika w takim postępowaniu.

Po zmianach to organ Państwowej Inspekcji Pracy będzie mógł samodzielnie wydać decyzję, w której uzna, że współpraca realizowana na podstawie umowy cywilnoprawnej w rzeczywistości spełnia cechy stosunku pracy określone w art. 22 Kodeksu pracy.

W decyzji tej inspektor określi podstawowe elementy stosunku pracy, takie jak:

• rodzaj umowy o pracę,
• miejsce wykonywania pracy,
• wymiar czasu pracy,
• wysokość wynagrodzenia.

Co do zasady datą nawiązania stosunku pracy będzie dzień wydania decyzji.

Najpierw polecenie usunięcia naruszeń, potem decyzja administracyjna

Ustawa wprowadza również nowy etap w procedurze kontrolnej.

Jeżeli w trakcie kontroli inspektor uzna, że w relacji stron dominują cechy stosunku pracy, w pierwszej kolejności będzie mógł wydać polecenie usunięcia naruszeń, czyli w praktyce doprowadzenia relacji do zgodności z przepisami prawa pracy.

Dopiero w przypadku niewykonania takiego polecenia możliwe będzie wydanie decyzji administracyjnej stwierdzającej istnienie stosunku pracy.

Rozwiązanie to zostało wprowadzone na późniejszym etapie prac legislacyjnych jako element łagodzący pierwotne propozycje.

Skutki decyzji PIP dla pracodawcy

Decyzja inspektora pracy będzie wywoływać istotne skutki prawne.

Od dnia jej wydania stosunek prawny między stronami będzie traktowany jak stosunek pracy na gruncie:

• prawa pracy,
• przepisów podatkowych,
• ubezpieczeń społecznych,
• ubezpieczenia zdrowotnego,
• obowiązkowych funduszy publicznych.

W praktyce oznacza to konieczność stosowania przepisów Kodeksu pracy oraz odpowiedniego rozliczania składek i podatków. Podmiot uznany za pracodawcę będzie miał obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych osób, wobec których stwierdzono istnienie stosunku pracy w terminie 7 dni od dnia, w którym decyzja inspektora stała się ostateczna lub w którym orzeczenie sądu stało się prawomocne.

Jednocześnie ustawa przewiduje, że skutki wsteczne mogą wynikać wyłącznie z prawomocnego orzeczenia sądu pracy, a nie z samej decyzji inspektora.

Ograniczenia w rozwiązywaniu współpracy po decyzji PIP

Nowe przepisy wprowadzają także mechanizmy ochronne dla osoby objętej decyzją lub postępowaniem.

W szczególności wydanie decyzji o ustaleniu stosunku pracy:

• nie może stanowić podstawy niekorzystnego traktowania pracownika,
• nie może być przyczyną wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy.

Dodatkowo w trakcie postępowania sąd może udzielić zabezpieczenia polegającego na tym, że umowa będzie mogła zostać rozwiązana wyłącznie na zasadach właściwych dla prawa pracy.

W praktyce może to prowadzić do sytuacji, w której relacja cywilnoprawna zacznie funkcjonować jak stosunek pracy jeszcze przed ostatecznym rozstrzygnięciem sporu.

Szybsze postępowania sądowe w sprawach o ustalenie stosunku pracy

Nowelizacja wprowadza także nowe rozwiązania proceduralne w postępowaniach sądowych dotyczących ustalenia stosunku pracy.

Najważniejsze z nich to:

• możliwość wydania wyroku wstępnego, który rozstrzyga wyłącznie o istnieniu stosunku pracy,
• możliwość rozpoznania sprawy na posiedzeniu niejawnym,
• wprowadzenie tzw. prekluzji dowodowej, czyli obowiązku przedstawienia większości twierdzeń i dowodów już na początku postępowania.

Celem tych zmian jest znaczące przyspieszenie postępowań dotyczących charakteru zatrudnienia.

Interpretacje indywidualne Głównego Inspektora Pracy

Nowością w ustawie jest także możliwość uzyskania interpretacji indywidualnej Głównego Inspektora Pracy w zakresie ustalenia, czy dany model współpracy stanowi stosunek pracy.

Interpretacja:

• jest wiążąca dla organów Państwowej Inspekcji Pracy,
• nie jest formalnie wiążąca dla pracodawcy,
• jednak zastosowanie się do niej wyłącza możliwość nałożenia sankcji w objętym nią zakresie.

Wydana interpretacja indywidualna będzie przekazywana Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajowej Administracji Skarbowej.

Jednocześnie należy podkreślić, że uzyskanie interpretacji indywidualnej nie wyklucza przeprowadzenia kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. W toku kontroli inspektor pracy będzie mógł ocenić rzeczywisty charakter relacji prawnej, jeżeli ustalony w jej trakcie stan faktyczny różni się od tego przedstawionego we wniosku o interpretację.

W praktyce oznacza to, że interpretacja może stanowić narzędzie ograniczające ryzyko regulacyjne, jednak jej funkcja ochronna jest ograniczona i zależy od zgodności rzeczywistego modelu współpracy z opisem przedstawionym we wniosku.

Wymiana danych między PIP, ZUS i KAS – kontrola oparta na analizie danych

Jednym z kluczowych elementów reformy jest stworzenie systemu współpracy i wymiany danych pomiędzy Państwową Inspekcją Pracy, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajową Administracją Skarbową.

Instytucje te będą mogły wspólnie analizować dane w celu identyfikowania podmiotów o podwyższonym ryzyku naruszeń prawa pracy.

W praktyce oznacza to coraz większe wykorzystanie analizy danych w typowaniu podmiotów do kontroli.

Warto zwrócić uwagę, że od 2026 r. administracja publiczna zyskała również dodatkowe źródło danych, tj. Krajowy System e-Faktur (KSeF), który umożliwia organom podatkowym analizę relacji gospodarczych między podmiotami, w tym w zakresie współpracy z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą.

Wyższe kary za naruszenia prawa pracy

Nowelizacja przewiduje również podwyższenie kar za wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

W niektórych przypadkach maksymalna wysokość grzywny została podniesiona nawet do 90 000 zł.

Okres przejściowy dla pracodawców

Ustawa wprowadza także rozwiązanie przejściowe.

Podmioty, które w ciągu 12 miesięcy od wejścia w życie nowych przepisów dobrowolnie doprowadzą swoje relacje z osobami wykonującymi pracę do zgodności z przepisami prawa pracy, nie będą podlegały odpowiedzialności za wcześniejsze naruszenia polegające na nieprawidłowym stosowaniu umów cywilnoprawnych.

Z czego zrezygnowano w trakcie prac legislacyjnych

W toku prac legislacyjnych część propozycji została złagodzona.

W szczególności:

• ograniczono możliwość nadawania decyzjom rygoru natychmiastowej wykonalności, będzie on mógł zostać nadany w odniesieniu do osób objętych szczególną ochroną przed rozwiązaniem lub wypowiedzeniem stosunku pracy,
• wprowadzono etap polecenia usunięcia naruszeń przed wydaniem decyzji,
• usunięto pomysł wydawania przez Głównego Inspektora Pracy szczegółowych wytycznych dotyczących oceny, czy dana relacja stanowi stosunek pracy.

Zmiany te nie zmieniają jednak zasadniczego charakteru reformy.

Co to oznacza dla pracodawców

Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy w istotny sposób zmienia model kontroli rynku pracy w Polsce.

Choć część pierwotnych propozycji została złagodzona, nowe przepisy oznaczają:

• znacznie większe kompetencje organów kontrolnych,
• szybsze postępowania dotyczące ustalenia stosunku pracy,
• większe ryzyko zakwestionowania współpracy B2B i umów cywilnoprawnych.

Z tego względu zasadne jest dokonanie przeglądu modeli współpracy z osobami fizycznymi, w szczególności w zakresie organizacji pracy, podporządkowania oraz faktycznego charakteru relacji prawnej.