Delegowanie zagranicznych pracowników do Polski, zakład podatkowy i konsekwencje w zakresie PIT

Delegowanie zagranicznych pracowników do wykonywania pracy w Polsce jest powszechną praktyką w międzynarodowych grupach kapitałowych. W takich przypadkach osoby te pozostają formalnie zatrudnione przez podmioty zagraniczne, natomiast czasowo wykonują pracę na rzecz spółek z grupy działających w Polsce.

Zdarza się także, że zagraniczne przedsiębiorstwa prowadzą działalność gospodarczą na terytorium Polski bez tworzenia formalnej struktury organizacyjnej, takiej jak spółka zależna czy zarejestrowany oddział. Brak formalnej obecności nie wyklucza jednak powstania tzw. zakładu podatkowego. Jeżeli bowiem sposób prowadzenia działalności w Polsce spełnia przesłanki określone w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania, działalność ta może zostać uznana za prowadzoną poprzez zakład zagranicznego przedsiębiorstwa na terytorium Polski.

W sytuacji, gdy zagraniczne przedsiębiorstwo prowadzi działalność poprzez zakład w Polsce, pojawia się istotna kwestia opodatkowania wynagrodzeń osób wykonujących pracę na rzecz tego zakładu na terytorium Polski.

Praca najemna w Polsce a umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania

Zgodnie z postanowieniami umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, które co do zasady są oparte na Modelowej Konwencji OECD, wynagrodzenie z tytułu pracy najemnej wykonywanej na terytorium Polski co do zasady podlega opodatkowaniu PIT w Polsce.

Wyjątek od tej zasady może mieć zastosowanie, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:

• pobyt pracownika w Polsce nie przekracza 183 dni (w roku podatkowym bądź w 12-miesięcznym okresie),
• wynagrodzenie wypłacane jest przez pracodawcę niemającego miejsca zamieszkania ani siedziby w Polsce,
• wynagrodzenie nie jest ponoszone przez zakład, który pracodawca posiada w Polsce.

Znaczenie koncepcji pracodawcy ekonomicznego

W praktyce ocena spełnienia powyższych warunków wymaga analizy pojęcia „pracodawcy” w ujęciu ekonomicznym, zgodnie z Komentarzem do Modelowej Konwencji OECD.

Z perspektywy organów podatkowych istotne znaczenie ma to, który podmiot faktycznie korzysta z efektów pracy danej osoby oraz ponosi związane z nią ryzyka i odpowiedzialność. W tym kontekście analizie podlegają w szczególności takie elementy jak:

• bieżący nadzór operacyjny nad pracą i wydawanie instrukcji,
• kontrola miejsca wykonywania pracy,
• zapewnienie narzędzi i infrastruktury,
• udział w procesie doboru personelu,
• sposób alokacji kosztów wynagrodzenia,
• kto akceptuje nieobecności.

Jeżeli analiza wskazuje, że podmiot inny niż formalny pracodawca spełnia powyższe kryteria, może on zostać uznany za pracodawcę ekonomicznego dla celów podatkowych. W praktyce może to oznaczać, że jeżeli przedsiębiorstwo posiadające zakład w Polsce angażuje do wykonywania pracy na rzecz tego zakładu pracowników zatrudnionych przez inny podmiot, a analiza wskazuje, że na podstawie przedstawionych kryteriów podmiot prowadzący działalność poprzez zakład może zostać uznany za pracodawcę ekonomicznego, wynagrodzenie tych pracowników może podlegać opodatkowaniu PIT w Polsce.

Praca na rzecz zakładu w Polsce – konsekwencje podatkowe w PIT

W modelach, w których zagraniczni pracownicy wykonują pracę fizycznie na terytorium Polski, realizują zadania stanowiące integralną część działalności prowadzonej przez zakład w Polsce, a koszt ich wynagrodzenia jest ponoszony przez zakład, który pracodawca – w sensie ekonomicznym – posiada w Polsce, wówczas wynagrodzenie za pracę wykonywaną na terytorium Polski będzie podlegało opodatkowaniu w Polsce, nawet jeśli praca była wykonywana przez krótki czas.

Obowiązki podatkowe po stronie zagranicznych pracowników w Polsce

W przypadku uznania, że wynagrodzenie pracowników za pracę wykonywaną w Polsce podlega opodatkowaniu w Polsce, po ich stronie powstaną określone obowiązki rejestracyjne oraz obowiązki w zakresie kalkulacji zobowiązania podatkowego w Polsce (na bazie miesięcznej i rocznej). Będą także zobowiązani do złożenia polskiego zeznania podatkowego (również wtedy, gdy całkowity przychód za pracę w Polsce mieści się w kwocie wolnej, tj. jest niższy niż 30.000 zł). 

Dodatkowe obszary ryzyka regulacyjnego i podatkowego

Oprócz konsekwencji w PIT, tego typu modele współpracy mogą generować również inne ryzyka regulacyjne, w tym:

• kwestię powstania zakładu podatkowego na gruncie CIT w Polsce po stronie spółki powiązanej z formalnym pracodawcą,
• obowiązki wynikające z przepisów dotyczących delegowania pracowników, w tym obowiązki zgłoszeniowe wobec Państwowej Inspekcji Pracy.

Zakres tych obowiązków powinien być oceniany indywidualnie, z uwzględnieniem całokształtu działalności prowadzonej w Polsce.

Podsumowanie – analiza modelu współpracy a ryzyka w zakresie PIT

Opodatkowanie wynagrodzeń zagranicznych pracowników wykonujących pracę w Polsce wymaga każdorazowo szczegółowej analizy faktycznego modelu współpracy. Nawet przy krótkich okresach pracy w Polsce kluczowe znaczenie ma identyfikacja pracodawcy ekonomicznego a tym samym ustalenie, wobec którego z podmiotów faktycznie wykonywana jest praca.

Z uwagi na rosnące zainteresowanie organów podatkowych tego typu strukturami oraz potencjalne ryzyka podatkowe i regulacyjne, rekomendowane jest przeprowadzenie kompleksowej analizy przed rozpoczęciem lub w trakcie realizacji projektów z udziałem zagranicznych pracowników. Zapraszamy do kontaktu z doradcami Deloitte mającymi doświadczenie w międzynarodowych projektach.