Elektronizacja procedur pobytowych cudzoziemców

Zgodnie z uzasadnieniem do projektu zmian ustawy, głównym założeniem MOS była zmiana sposobu składania wniosków pobytowych. Całkowicie elektroniczne składanie wniosków i eliminacja składania ich w formie papierowej mają usprawnić procedury związane z legalizacją pobytu cudzoziemców w Polsce oraz wyeliminować zbędne elementy tych procedur. Celem jest zatem odciążenie urzędów wojewódzkich oraz składających wnioski cudzoziemców. Perspektywa oceny funkcjonowania MOS będzie inna dla cudzoziemców aplikujących indywidualnie i tych wspieranych przez swoich pracodawców bądź pełnomocników. 

Dostępność i bezpieczeństwo systemu MOS 2.0

Zarówno założenie konta w nowym portalu MOS, jak i złożenie (podpisanie) wniosku o pobyt może zostać dokonane jedynie przez samego cudzoziemca, posiadającego aktywny Profil Zaufany. Przy założeniu braku nieuprawnionego udostępniania danych do Profilu Zaufanego, rozwiązanie wydaje się być bezpieczne i nowoczesne. Jednocześnie pracodawca ani pełnomocnik reprezentujący cudzoziemca nie mają możliwości wsparcia cudzoziemca bezpośrednio w portalu MOS, gdyż takie rozwiązanie zostało wyłączone w nowych przepisach.

Dodatkowym ograniczeniem jest brak możliwości założenia konta w MOS oraz podpisania wniosku za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego pomimo ustawowego umocowania przewidującego skorzystanie z takiego rozwiązania technicznego. Nie wiadomo czy taka funkcja zostanie uruchomiona w przyszłości.

Nowy system, oprócz dostępu do odpowiedniego urządzenia (komputer lub smartfon), za pośrednictwem, którego można złożyć wniosek, wymaga także odpowiedniego poziomu dyscypliny i wiedzy technicznej przy załączaniu dokumentów w postaci elektronicznej. Dokumenty obowiązkowo dołączane do wniosku elektronicznego (w tym zdjęcie biometryczne), jak również pozostałe załączniki, muszą spełniać określone wymogi co do formatu i rozmiaru. Niespełnienie wymogów technicznych portalu uniemożliwi uzupełnienie oraz wysłanie wniosku. 

Nowe wymagania dla pracodawcy

Z perspektywy pracodawcy, działającego jako podmiot powierzający pracę, nowy system także wymaga całkowitego przejścia na formę elektroniczną. W przypadku wniosków związanych z wykonywaniem pracy przez cudzoziemca konieczne jest podpisanie obowiązkowego załącznika (załącznik nr 1) w postaci elektronicznej przez osobę (lub osoby) uprawnioną do reprezentacji pracodawcy. Wniosek powinien być uzupełniony w portalu MOS, a następnie podpisany za pomocą Profilu Zaufanego (bez możliwości wykorzystania podpisu kwalifikowanego). Nie ma technicznej możliwości zapisania wersji wstępnej załącznika w systemie - cały proces uzupełnienia i podpisania należy wykonać podczas jednej sesji na jednym urządzeniu.

Sposób powiadamiania o konieczności podpisywania załącznika oraz proces jego uzupełniania wymagają doprecyzowania. Informacja o konieczności uzupełnienia i podpisania obowiązkowego załącznika przez pracodawcę lub jego reprezentanta trafia na adres mailowy wskazany w MOS przez cudzoziemca. Wiadomość generowana automatycznie przez system MOS nie zawiera żadnych danych identyfikujących cudzoziemca, którego dotyczy wniosek. Pracodawca uzyskuje te informacje dopiero po kliknięciu w link prowadzący do portalu MOS.

Rozwiązanie to może stanowić wyzwanie organizacyjne dla pracodawców zatrudniających wielu cudzoziemców oraz wiąże się z koniecznością zwiększonej uwagi w obszarze bezpieczeństwa danych. W obiegu pojawiły się już szkodliwe wiadomości phishingowe podszywające się pod automatyczne powiadomienia generowane przez system MOS, w związku z czym pracodawcy powinni każdorazowo weryfikować czy adres nadawcy jest faktycznie powiązany z portalem MOS. 

Rozpatrywanie wniosków elektronicznych przez urzędy

Na wczesnym etapie funkcjonowania systemu można zaobserwować różne podejścia poszczególnych urzędów wojewódzkich do prowadzenia postępowań pobytowych. Część urzędów wezwała już pierwszych cudzoziemców do osobistego stawiennictwa w celu pobrania danych biometrycznych, podczas gdy inne prowadzą sprawy w dotychczasowym tempie.

Zauważalne są również różnice w zakresie sposobu uzupełniania materiału dowodowego: praktyka urzędów obejmuje zarówno wymaganie załączania brakujących dokumentów wyłącznie za pośrednictwem systemu e-Doręczenia, jak i zachęcanie do składania papierowych wersji dokumentów.

W konsekwencji zasadne wydaje się załączanie kompletnego zestawu wymaganych dokumentów w formie elektronicznej już na etapie składania wniosku poprzez portal MOS.

Warto zwrócić uwagę, że równolegle do MOS funkcjonują nadal lokalne systemy prowadzone przez urzędy wojewódzkie, służące obecnie przede wszystkim do monitorowania stanu sprawy.

Ocena systemu z punktu widzenia użytkownika

System MOS do składania wniosków pobytowych cudzoziemców jest nowym narzędziem, dlatego na obecnym etapie zakres doświadczeń z jego funkcjonowaniem jest ograniczony. Przejście na elektroniczną ścieżkę składania wniosków stanowi istotną zmianę organizacyjną i w dłuższej perspektywie może przyczynić się do usprawnienia procesu legalizacji pobytu cudzoziemców. Dotychczasowe obserwacje pokazują, że obecna procedura wymaga ścisłej współpracy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Po stronie pracodawcy konieczne jest w szczególności:

• wyznaczenie osób odpowiedzialnych za elektroniczne uzupełnianie i podpisywanie obowiązkowego załącznika nr 1,
• weryfikacja „gotowości cyfrowej” pracowników do złożenia wniosków - w tym posiadania Profilu Zaufanego,
• zapewnienie dostępu do dokumentów pochodzących od pracodawcy, które są niezbędne dla wnioskodawcy.

Współpraca z pracownikiem-cudzoziemcem powinna przebiegać w sposób uporządkowany, z uwzględnieniem bezpieczeństwa danych i świadomością panowania nad toczącym się procesem.

Ograniczenie możliwości uczestnictwa pełnomocników w systemie MOS w celu wsparcia cudzoziemców stanowi istotne utrudnienie, zwłaszcza w przypadku osób o niższych kompetencjach cyfrowych, u których może pojawić się ryzyko wykluczenia cyfrowego wobec braku alternatywnej ścieżki składania wniosków.

Wyzwania systemu MOS 2.0

Uruchomienie systemu MOS 2.0 to wstęp do digitalizacji całego procesu legalizacji pobytu cudzoziemców. Z perspektywy użytkowników szczególnie istotne wydaje się dalsze rozwijanie funkcjonalności systemu, w tym:

• możliwość śledzenia statusu sprawy,
• dołączania brakujących dokumentów
• oraz otrzymywania korespondencji z urzędów wojewódzkich.

Dotychczasowe doświadczenia pokazują, że elektronizacja jedynie etapu składania wniosków pobytowych może nie być wystarczająca do ograniczenia czasochłonnej administracji zarówno po stronie cudzoziemców, jak i urzędów. Po złożeniu wniosków pobytowych w centralnym systemie MOS ujawniają się pierwsze różnice w zakresie sposobu prowadzenia postępowań oraz wymogów stawianych przez poszczególne urzędy wojewódzkie, co występowało również w poprzednim modelu działania.