Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)

Czym jest PPK?

Pracowniczy Plan Kapitałowy (PPK) to długoterminowy system oszczędzania, przeznaczony dla osób zatrudnionych. Mechanizm programu opiera się na współfinansowaniu środków przez trzy strony: pracownika, pracodawcę oraz państwo.

Podstawę funkcjonowania PPK stanowi ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

Z perspektywy pracodawcy PPK nie jest wyłącznie dodatkowym obowiązkiem administracyjnym. To również obszar, który łączy w sobie elementy systemów motywacyjnych, prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, podatków, komunikacji z pracownikiem oraz sprawnej organizacji procesów kadrowo-płacowych. W praktyce oznacza to, że prawidłowa obsługa programu wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale również odpowiedniego uporządkowania procesów wewnętrznych.

Kogo dotyczy obowiązek wdrożenia PPK?

Obowiązek wdrożenia PPK dotyczy co do zasady podmiotów zatrudniających osoby fizyczne. Program był wprowadzany etapowo od 2019 roku, w zależności od wielkości zatrudnienia, jednak obecnie obowiązek ten obejmuje szeroką grupę pracodawców.

Ustawa przewiduje jednak określone wyjątki. Obowiązek wdrożenia nie dotyczy m.in.:

• mikroprzedsiębiorców w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców, pod warunkiem, że wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
• podmiotów prowadzących Pracowniczy Program Emerytalny (PPE), o ile spełniają ustawowe kryteria,
• osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jeśli nie występują jako pracodawcy w rozumieniu ustawy o PPK.

Rola pracodawcy w systemie PPK

Podmioty zatrudniające odpowiadają za wdrożenie programu oraz jego bieżącą obsługę operacyjną. Gama działań jest dosyć szeroka i obejmuje w szczególności:

• wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK,
• przeprowadzenie konsultacji z pracownikami lub ich reprezentacją,
• zawarcie umowy o zarządzanie PPK,
• zawarcie umów o prowadzenie PPK,
• terminowe zgłaszanie osób do programu,
• prawidłowe naliczanie i pobieranie wpłat,
• przekazywanie środków do instytucji finansowej w ustawowym terminie,
• obsługę deklaracji rezygnacji, wniosków o przystąpienie oraz ponownego autozapisu.

To sprawia, że PPK jest obszarem szczególnie wrażliwym operacyjnie. Nawet stosunkowo drobne uchybienia, takie jak opóźnione zgłoszenie uczestnika, błędne naliczenie wpłat czy niewłaściwa obsługa deklaracji, mogą prowadzić do nieprawidłowości, które z perspektywy tzw. compliance (zapewnienie, że organizacja działa zgodnie z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi oraz normami etycznymi) mają istotne znaczenie.

Zgłoszenie pracowników do PPK

Do PPK pracodawca zgłasza osoby zatrudnione, które podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu z tytułów wskazanych w ustawie o PPK.

Na objęcie pracownika programem wpływają przede wszystkim dwa kryteria: jego wiek oraz okres zatrudnienia.

• osoby w wieku od 18 do 54 lat są zapisywane automatycznie, o ile nie złożyły deklaracji rezygnacji,
• osoby w wieku od 55 do 69 lat mogą zostać zapisane do PPK wyłącznie na swój pisemny wniosek,
• osób, które ukończyły 70. rok życia, nie można zgłosić do PPK.

Podmiot zatrudniający może zawrzeć umowę o prowadzenie PPK najwcześniej po upływie 14 dni zatrudnienia, a najpóźniej do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące zatrudnienia, liczone jako 90 dni. Przy ustaleniu tego okresu uwzględnia się również okresy zatrudnienia w tym samym podmiocie z ostatnich 12 miesięcy.

To właśnie na tym etapie powstaje najwięcej błędów po stronie pracodawców. W praktyce trudności pojawiają się zwłaszcza wtedy, gdy:

• pracownik był wcześniej zatrudniony u tego samego pracodawcy,
• zmienia się podstawa zatrudnienia,
• pracownik przez część okresu nie otrzymuje wynagrodzenia stanowiącego podstawę składek,
• zleceniobiorca posiada lub traci status studenta,
• podmiot zatrudniający nie monitoruje istotnych terminów w sposób zautomatyzowany.

Praktyczne przykłady – zgłoszenie do PPK – pytania i odpowiedzi:

Naliczanie wpłat do PPK

Oszczędności gromadzone w PPK tworzone są z wpłat podstawowych oraz dobrowolnych wpłat dodatkowych.

Wpłaty podstawowe:

• pracownik finansuje co do zasady 2% wynagrodzenia,
• pracodawca finansuje 1,5% wynagrodzenia.

Wpłaty dodatkowe (dobrowolne):

• pracownik może zadeklarować dodatkową wpłatę w wysokości do 2% wynagrodzenia,
• pracodawca może zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości do 2,5% wynagrodzenia.

W praktyce dodatkowa wpłata finansowana przez pracodawcę coraz częściej pełni funkcję elementu polityki benefitowej i może być postrzegana jako narzędzie wspierające retencję pracowników oraz budowanie konkurencyjności pracodawcy na rynku pracy.

Poza wpłatami pracownika i pracodawcy uczestnik może otrzymać również środki od państwa: wpłatę powitalną oraz dopłaty roczne, jeśli spełnione zostały warunki ustawowe.

Przekazywanie wpłat do instytucji finansowej zarządzającej środkami zgromadzonymi w PPK

Podmiot zatrudniający potrąca składki PPK w momencie wypłaty wynagrodzenia i przekazuje je do instytucji finansowej nie później niż do 15 dnia kolejnego miesiąca, w którym zostały obliczone i pobrane.

Z perspektywy podatkowej istotne znaczenie ma moment powstania przychodu po stronie pracownika. Przychód z tytułu wpłat finansowanych przez pracodawcę powstaje w momencie ich przekazania do instytucji finansowej. Oznacza to, że zaliczka na podatek dochodowy od tej części wpłaty nie może zostać pobrana wcześniej, nim środki nie zostaną faktycznie przekazane do instytucji finansowej.

Jest to jeden z obszarów, w których nieprawidłowe ustawienie systemów kadrowo-płacowych może powodować błędy rozliczeniowe, a w konsekwencji również potrzebę korekt.

Autozapis w PPK - kolejny już w 2027 roku

W polskim systemie PPK został zastosowany mechanizm automatycznego zapisu do systemu, oparty na ekonomii behawioralnej i stosowany również w innych systemach emerytalnych na świecie. Autozapis w PPK polega na obowiązkowym, ponownym zapisaniu do programu osób w wieku od 18 do 54 lat, które wcześniej zrezygnowały z dokonywania wpłat. Mechanizm ten działa co 4 lata, ostatni autozapis odbył się w 2023 roku, kolejny będzie miał miejsce w 2027 roku, a następne w odpowiednio 2031, 2035 i w kolejnych latach.

W praktyce autozapis oznacza, że deklaracje rezygnacji nie obowiązują bezterminowo. Z końcem lutego roku, w którym przypada autozapis, tracą one swoją moc, a pracodawca ma obowiązek:

• wznowić naliczanie wpłat,
• poinformować pracowników o ponownym zapisie,
• przyjąć nowe deklaracje rezygnacji od osób, które nadal nie chcą uczestniczyć w programie.

Nowa deklaracja rezygnacji może zostać skutecznie złożona dopiero od 1 marca roku autozapisu.

Z perspektywy organizacyjnej autozapis wymaga odpowiedniego przygotowania operacyjnego, w tym przeglądu aktywnych deklaracji, aktualizacji danych w systemie kadrowo-płacowym, a także właściwej komunikacji do pracowników. W praktyce jest to jeden z momentów, w których szczególnie widać, czy proces obsługi PPK w organizacji został dobrze ułożony.

Najczęstsze błędy pracodawców w obsłudze PPK    

Na podstawie praktyki rynkowej oraz stanowisk prezentowanych przez instytucje odpowiedzialne za nadzór nad funkcjonowaniem systemu PPK można wskazać kilka powtarzających się obszarów ryzyka po stronie pracodawców:

Podsumowanie – PPK jako element procesowego i zgodnego z przepisami zarządzania wynagrodzeniami

PPK to rozwiązanie, które z perspektywy pracownika wspiera długoterminowe oszczędzanie, natomiast z perspektywy pracodawcy stanowi istotny obszar szeroko rozumianego zarządzania wynagrodzeniami i benefitami, obowiązków administracyjnych, operacyjnych oraz związanych z zarządzaniem zgodnością z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi w organizacji. Skuteczna obsługa programu wymaga terminowości, znajomości przepisów, sprawnych procesów wewnętrznych oraz dobrej współpracy pomiędzy zespołami. W praktyce największe ryzyka nie wynikają wyłącznie ze złożoności przepisów, ale też z codziennej obsługi operacyjnej.

Jeżeli w Państwa organizacji temat PPK wiąże się z pytaniami praktycznymi bądź potrzebą uporządkowania procesów lub chęcią zweryfikowania poprawności obecnych rozwiązań, warto przyjrzeć się temu obszarowi z wielu perspektyw. Właściwie obsługiwany proces PPK pozwala m.in. ograniczyć ryzyko błędów, odciążyć zespoły wewnętrzne, zapewnić zgodność działań z przepisami, ale przede wszystkim pozytywnie wpłynąć na postrzeganie organizacji przez osoby zatrudnione na konkurencyjnym rynku pracy