Le point de départ de votre mise en conformité repose sur un diagnostic initial pour connaître vos responsabilités et votre exposition à cette nouvelle réglementation. Il va sans dire que ce diagnostic nécessite une connaissance approfondie de la législation pour assurer la conformité de l'entreprise. La finalité de cette étape sera la mise en place d’une roadmap interne de mise en conformité identifiant clairement les rôles et responsabilités en interne via l’établissement d’une gouvernance sur le sujet. 

Le diagnostic initial comprend : 

1. L’Identification des Produits et Fournisseurs en Scope : Déterminer les produits, matières premières, produits dérivés concernés par la législation via leur codes douaniers (HS code) et identifier les fournisseurs impliqués. 

2. L’Identification des Obligations de l'Entreprise et de ses Fournisseurs : Dresser pour chaque produit une cartographie des flux d’approvisionnement afin d’identifier les obligations légales de diligence raisonnée tant pour votre entreprise que pour vos partenaires (distinction entre le rôle d’Opérateur/Operator et de Commerçant/Trader). 
A noter que vous pourriez avoir le rôle de commerçant en achetant et revendant une matière première, mais ensuite avoir une obligation de premier opérateur, si vous placez sur le marché un produit transformé figurant dans l’annexe 1.  

3. Établissement d'une Gouvernance Interne et d’un Responsable conformité : Une fois votre niveau d’exposition à la législation déterminé, il est primordial d’établir une gouvernance interne veillant à la bonne mise en place de la roadmap de mise en conformité. En fonction de la taille de votre organisation, cela pourra nécessiter la nomination d’un ou plusieurs Responsables conformités. 

4. Définition d’une roadmap de Mise en Conformité sur l'Année 2025 par la gouvernance : Cette feuille de route détaillée devra identifier les timings et personnes impliquées dans la réalisation des 4 prochaines étapes de notre approche. 

5. Formation des Équipes : La formation de vos collaborateurs sera une étape cruciale pour garantir une compréhension et une mise en œuvre efficace de la roadmap de conformité. 

Il est impératif de finaliser cette première étape dans les plus brefs délais afin de pouvoir consacrer le reste de l'année aux étapes 2, 3 et 4, qui formeront le cœur de vos diligences raisonnées. 

1. Mise en place d’un système interne de collecte de données 

La collecte de données et l’évaluation des risques représentent deux composantes principales de la diligence raisonnée, il est donc primordial d’établir un système de collecte de données au sein de la chaîne de valeur et d’analyse. Outre les coordonnées GPS des parcelles de provenance des commodités, il est également nécessaire de collecter toutes les données permettant de prouver à travers l’évaluation des risques que les commodités/produits : 

• Sont exempts de déforestation (et de dégradation pour le bois et ses dérivés : papier et packaging) 
• Sont légalement produits selon les législations des pays d’origine (droits humains et sociaux, environnementaux, droits des communautés indigènes, non-corruption, etc.) 
• Ne sont pas mélangés au cours de la chaîne de valeur avec des commodités/produits venant de régions à risques  

A noter que certains pays développent des systèmes nationaux de traçabilité pour aider les producteurs locaux de certaines commodités, par le biais d’initiatives locales ou gouvernementales. C’est notamment le cas de la Côte d’Ivoire et du Ghana sur la commodité cacao.

2. Procédure d’analyse des risques 

En fonction du pays d'origine des commodités ou produits, les obligations d’évaluation des risques pourront varier en termes de rigueur. Ces exigences seront précisées par la Commission Européenne lors de la publication d’un benchmarking du niveau de risque par pays, attendu pour juin 2025. Le niveau d’analyse de risques attendu suivra la logique suivante :

Lorsqu’une exposition aux risques est constatée, des mesures doivent être envisagées pour atteindre un niveau de risque négligeable. Ces mesures peuvent être implémentées de manière ponctuelle, mais aussi s’inscrire dans la stratégie long terme d’achat durable de l’entreprise. Ainsi, différentes solutions utilisées conjointement peuvent être envisagées telles que :

Solutions de type « Prevent » :
- Prise d’engagement publique de « Non-Déforestation » et intégration de ces engagements dans les procédures internes d’achats via l’introduction de clauses de conformité dans les contrats fournisseurs.
- Définir des procédures RDUE de sélection, d’intégration et d’évaluation des nouveaux fournisseurs.
- Sécuriser les approvisionnements en privilégiant les filières certifiées et avec des chaînes de traçabilité alignées avec les exigences de la législation.

« Remedy » :
- Accompagner les fournisseurs dans la conformité (formation, plan de conformité, etc.…).
- Collaboration avec d’autres acteurs du secteur au sein de consortiums.
- Revoir et optimiser les chaînes d’approvisionnement.

« Control » :
- Effectuer des contrôles réguliers ou des audits ciblés.
- Outils de surveillance des risques en temps réel.

A noter que les certifications avec une chaîne de traçabilité « mass balance » ne permettent pas de remplir les exigences de la législation. Des mesures complémentaires devront être mises en place pour garantir la conformité de ce type de volume. 

Afin de vous aider dans l’opérationnalisation des diligences raisonnées, il pourra être envisagé d’explorer les pistes suivantes : 

1. Travaux de révision interne des systèmes ERP afin de : 
   - Centraliser et sécuriser les données collectées  
   - Assurer l’interopérabilité avec les ERP des fournisseurs pour faciliter la remontée de données. 
2. Recours à des prestataires spécialisés si besoin (outils de géolocalisation, plateformes de collecte de données). 
3. Formation des équipes internes au système de diligence raisonnée de la Commission Européenne. 

Enfin, à partir du 30 décembre 2026, toutes les entreprises devront soumettre chaque année un rapport annuel de leur diligence raisonnée qui devra être mis à disposition des autorités compétentes et du public afin de démontrer l’engagement de l’entreprise envers une chaîne d’approvisionnement responsable et conforme aux exigences du RDUE.