Le contrôle interne à l’ère du RGPD : un enjeu clé pour la protection des données

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), entré en vigueur le 25 mai 2018, a marqué un tournant majeur dans la gestion des données personnelles au sein de l'Union Européenne. La mise en place d'un dispositif de protection des données personnelles implique de prendre en compte et de se conformer aux différents principes fondamentaux édictés par le RGPD. En ce sens, il appartient aux organisations de démontrer qu'un dispositif est en place et que celui-ci est efficace pour permettre le respect de ces principes et la conformité au RGPD. Pour y parvenir, il est essentiel de nommer un(e) Délégué(e) à la Protection des Données (DPO), chargé(e) notamment de contrôler la conformité du dispositif et d’accompagner les responsables de traitements et de contrôles. 

Pour accomplir cette mission, le dispositif de contrôle interne se révèle être un levier clé. Concrètement, cela se traduit par : 

• L’identification, l’évaluation et la gestion des risques relatifs à la protection des données personnelles afin de prévenir les violations et d’atténuer les impacts potentiels ; 
• La mise en place de vérifications régulières pour assurer le respect des politiques et procédures démontrant la conformité au RGPD, par exemple : 
  Vérifier régulièrement la qualité et l’exhaustivité du registre des traitements ; 
  Vérifier la bonne intégration des mentions d’informations et des clauses dans les documents contractuels et les supports de communication ; 
  Vérifier le correct traitement des demandes d’exercice de droits (notamment en matière de respect des délais, de la chaîne de traitement, etc.) ; 
  Vérifier le bon suivi par les collaborateurs des formations obligatoires ; 
  Vérifier la correcte prise en compte des éventuels traitements de données personnelles lors de chaque nouveau projet (notamment via le remplissage d’un template ou d’une check-list) ; 
  Vérifier la conformité des sous-traitants (notamment lors de transferts de données hors Union Européenne). 

Le déploiement d’un dispositif de contrôle interne efficace implique une collaboration fluide entre le DPO et la fonction de contrôle, notamment en matière de mise en œuvre et de suivi des mesures correctives. Cette collaboration peut être facilitée grâce à l’utilisation d’outils communs permettant de mettre en cohérence les moyens déployés par ces deux fonctions. 

L'intégration des exigences du RGPD dans le cadre du contrôle interne ne se limite pas à la conformité aux obligations légales. Elle permet également de renforcer la gouvernance des données, ce qui s’avère crucial face à l’utilisation massive des nouvelles technologies et de l'analyse des données (« data as an asset »). Cela améliore la transparence vis-à-vis des clients, instaure une relation de confiance avec les parties prenantes, et réduit les risques associés aux violations des données ainsi que les risques de sanctions financières (jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires mondial ou 20 millions d’euros). Pour les entreprises, cela se traduit par une approche proactive en matière de protection des données, garantissant ainsi une gestion efficace et responsable des données personnelles dans une ère numérique en constante évolution.