L'Audit de mandature au sein d'un Groupe paritaire de Protection Sociale

Les Groupes paritaires de Protection Sociale (GPS) jouent un rôle essentiel dans la préservation et la gestion des régimes de protection sociale. Dotés d’une gouvernance paritaire, ces groupes sont constitués d’institutions de retraite complémentaire (IRC), d’institutions de prévoyance (IP) mais également de sociétés d’assurance mutuelle, voire de sociétés d’assurance ou de gestion d’épargne salariale. Leurs activités sont donc à la fois concurrentielles (retraites supplémentaires, épargne, prévoyance) et non-concurrentielles (retraite complémentaire).  

Ces groupes gèrent par délégation le régime obligatoire de retraite complémentaire Agirc-Arrco. Ils assurent des couvertures de protection sociale complémentaire et sont supervisés par la fédération Agirc-Arrco. 

Pour évaluer leur fonctionnement et s’assurer que la gouvernance est efficace, rien de tel que la réalisation d'un audit de mandature !  

Au fil des mandatures, ces organismes sont confrontés à des défis croissants en raison de l'évolution constante des besoins des bénéficiaires, des évolutions réglementaires et des exigences accrues en matière de transparence et de performance. 

Plus qu’un exercice imposé par les textes réglementaires et les statuts des GPS, un tel audit est également l’opportunité pour un Groupe d’accompagner sa gouvernance dans l’accomplissement de ses objectifs stratégiques en identifiant ses forces et axes d’amélioration. Cependant au vu de l’organisation et de la gouvernance des GPS, un audit de mandature revêt une complexité particulière qui nécessite des connaissances et du savoir-faire. 

L’audit de mandature, un exercice motivé par des obligations réglementaires et statutaires

La réglementation (cf. ci-dessous) impose aux GPS de se conformer à des normes strictes en matière de gouvernance, de transparence financière et de gestion des risques. Un audit de mandature permet de s'assurer que ces exigences sont respectées. 

L’article 21 de l’Arrêté du 24 avril 2018 approuvant le modèle de statuts des institutions de retraite complémentaire, adhérentes de la fédération AGIRC-ARRCO du régime de retraite complémentaire dispose que « Le conseil d'administration de l'institution diligente un audit de mandature sur le fonctionnement de l'institution. Cet audit est effectué à chaque renouvellement du conseil d'administration de l'association sommitale du groupe dont elle est membre, sur la période écoulée depuis le dernier renouvellement de cette instance. »  

En outre, l’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 17 février 2012 précise dans son article 2 principe général de transparence, qu’« à l’occasion de chaque renouvellement du conseil d’administration, le conseil sortant fait réaliser un audit extérieur portant sur la durée de son mandat, à l’attention du conseil entrant. Les modalités de recours à cet audit externe seront précisées par le règlement intérieur de l'organisme paritaire afin d'en garantir l'indépendance (appel d'offres, choix sur une liste, etc.) ». 

Au sein des GPS, cet audit doit également permettre aux Organisations syndicales et professionnelles de s’assurer de la bonne mise en œuvre de leurs choix politiques par l’organisme, mais ne peut avoir pour finalité de remettre en cause ces choix.  

La période d’une mandature de Conseil d’administration au sein des GPS est généralement de 4 ans. 

Les GPS ont par ailleurs l'obligation de gérer efficacement les fonds des membres et de garantir des prestations de qualité. L'audit de mandature démontre l'engagement du Groupe envers la transparence et l'amélioration continue pour répondre aux besoins de ses parties prenantes. En répondant aux exigences réglementaires et statutaires, la structure auditée renforce la confiance des membres, des partenaires sociaux, des autorités de régulation et du grand public, améliorant ainsi sa crédibilité. 

Mais ces obligations réglementaires et statutaires ne doivent pas être les seules à motiver la réalisation de cet exercice. En effet, celui-ci peut être également l’occasion de revoir un certain nombre de sujets ayant trait à l’activité du GPS et d’aller plus loin que la simple conformité réglementaire et statutaire.  

Les autres enjeux de l'audit de mandature : benchmark et meilleures pratiques

Au-delà des strictes obligations réglementaires, l’audit de mandature donne également accès à des bonnes pratiques de Place lorsqu’il est confié à un tiers indépendant externe. Celui-ci pourra s’appuyer sur des éléments comparatifs avec les autres organismes de prévoyance et de gestion de retraite (IP, FRPS, GPS, etc.), permettant à l’organisme audité de se positionner par rapport à ses pairs sur l’ensemble des sujets ci-dessous. 

a. Evaluation des performances et des objectifs stratégiques

En tant que GPS, des objectifs spécifiques : économiques, financiers et techniques, sont définis par les instances sommitales de sa gouvernance. L'audit de mandature donne l’opportunité au GPS d’évaluer si ces objectifs ont été réalisés et d’identifier les domaines nécessitant des ajustements pour les mandats à venir. Examiner la cohérence entre les objectifs stratégiques fixés et les résultats obtenus pendant la mandature permet de mesurer l'efficacité des actions entreprises pour l’atteinte des objectifs fixés en début de mandature. Se faisant, l'audit fournit des informations objectives et un regard extérieur permettant aux dirigeants du GPS de prendre des décisions stratégiques informées pour en améliorer les performances et la gouvernance. 

b. Prévention des risques, gestion prudente et amélioration continue

La réalisation d'un audit de mandature permet de s’assurer d’une bonne identification et gestion des risques liés aux opérations, aux investissements et à la gouvernance de l’organisme au quotidien ainsi qu’en période de crise. Cet audit est donc l’occasion de réaliser un post-mortem du dispositif de gestion des risques en tirant les enseignements des éventuels incidents ou crises, minimisant ainsi les impacts négatifs futurs. L'audit offre des perspectives précieuses pour optimiser les processus, les stratégies et les politiques du GPS. Cela favorise une culture d'amélioration continue, essentielle pour s'adapter aux évolutions du secteur de la protection sociale et mieux répondre aux nouveaux besoins. 

c. Gouvernance et bonnes pratiques

La réalisation d'un audit de mandature pour un Groupe paritaire de Protection Sociale permet d’établir et de maintenir des normes élevées en matière de gouvernance, ce qui est crucial pour assurer une gestion transparente et responsable. C'est une démarche stratégique visant à garantir la pérennité, la responsabilité, et l'efficacité de l'entité dans la gestion des régimes de protection sociale, tout en renforçant la confiance et la crédibilité auprès de ses parties prenantes. 

En effet, le Conseil d’administration de l’association sommitale, organe de décision du Groupe, est composé de représentants d’employeurs et de salariés, qui peuvent, pour certains, être des non-professionnels du secteur de l’assurance, de la prévoyance ou de la retraite complémentaire. Par ailleurs, ceux-ci disposent d’occupations professionnelles et syndicales pouvant limiter le temps qu’ils peuvent consacrer aux réunions du Conseil et à leur préparation. La question de la compétence individuelle et collective et la gestion du temps des administrateurs sont donc particulièrement cruciales au sein d’un audit de mandature. 

En démontrant une gestion transparente et efficace, l'audit renforce la confiance des membres, des partenaires sociaux et des bénéficiaires envers les entités composant le Groupe. 

Les points d’attention et facteurs clé de succès pour un audit réussi

L’audit de mandature, comme tout audit de gouvernance, mobilise pendant la période de réalisation des travaux les membres du Conseil d’administration, les membres de la Direction générale du Groupe ainsi que le secrétariat général. Il est donc primordial de faire appel à un tiers disposant d’expériences, d’un savoir-faire et d’une méthodologie en la matière, afin d’optimiser le temps consacré à cet audit pour les dirigeants et administrateurs.  

Les facteurs clé de succès pour la réussite d’un tel audit sont les suivants : 

a. Sélection du tiers

Choisir un tiers possédant une expertise avérée dans le secteur des assurances et de la protection sociale, avec une connaissance approfondie des enjeux spécifiques aux GPS. 

Choisir un tiers permet d’assurer à l’audit une indépendance, ainsi qu’un apport des meilleures pratiques de Place.  

Les profils sélectionnés pour la conduite des travaux se doivent d’avoir une expérience précise et une séniorité établie afin d’être efficient dans la conduite des travaux et tout particulièrement s’agissant des entretiens avec les membres du Conseil d’administration et de la Direction du Groupe.   

b. Planification et élaboration d'un cahier des charges

Définir clairement les objectifs, les attentes et le périmètre de l'audit pour garantir une analyse complète et précise.  

Il est par ailleurs indispensable pour le tiers indépendant de disposer d’une méthodologie d’audit, flexible et adaptable à la taille de l’organisme permettant d’appréhender la complexité inhérente aux GPS et à leurs activités. La phase de cadrage de la mission est donc structurante pour ce type d’exercice car elle permet d’appréhender les enjeux ou les sujets stratégiques à traiter durant l’audit.  

c. Collecte, analyse des données et restitution

Le tiers indépendant se doit d’effectuer une collecte minutieuse des informations financières, opérationnelles et de gouvernance pour évaluer les performances et les risques et du Groupe au regard des orientations stratégiques. Le mandat des Conseils d’administration au sein des GPS étant généralement de 4 ans, le volume induit d’informations et de données suppose une analyse et une priorisation rigoureuses de ces éléments afin de mettre en œuvre une véritable approche par les risques pour l’exécution des travaux.   

d. Coopération et communication

Une collaboration transparente et rapprochée avec le responsable du suivi des travaux d’audit au sein de l’organisme est indispensable. Ce dernier doit pouvoir faciliter les accès aux documents, informations ainsi qu’aux interlocuteurs clé durant la conduite des travaux. Il est fondamental que celui-ci soit issu d’une Direction ou d’un service central au sein de l’association sommitale tel que le Secrétariat général ou la Direction des affaires générales. 

Une communication claire et régulière entre auditeurs et représentants du Groupe est primordiale. 

L’audit de mandature au sein d'un Groupe paritaire de Protection Sociale revêt une importance capitale pour garantir la viabilité, la conformité et la transparence de ces entités. En optant pour une démarche structurée, correctement exécutée et répondant à des ambitions clairement définies, les GPS peuvent s'assurer d'une évaluation approfondie et constructive de leurs activités, contribuant ainsi à renforcer leur gouvernance et leur performance au bénéfice de leurs membres et bénéficiaires. 

Deloitte a réalisé plusieurs audits de mandature et dispose aujourd’hui d’une connaissance du fonctionnement et des activités des Groupes paritaires de Protection Sociale, ainsi que d’une méthodologie d’audit éprouvée. Ces différentes interventions nous ont également permis d’avoir accès à des bonnes pratiques et d’être en mesure de positionner un GPS sur une échelle de maturité sur plusieurs axes au regard de ses pairs. N’hésitez pas à contacter nos spécialistes pour un premier échange de cadrage et de questions/réponses.