Le voyage de transformation d'Axpo : Rationalisation des processus de gestion avec SAP S/4HANA

Axpo a collaboré avec Deloitte pour réimaginer le paysage des systèmes de l'entreprise et créer une nouvelle expérience pour ses employés et ses clients. En s'appuyant sur le réseau mondial de Deloitte et ses centres de livraison, ainsi qu'en travaillant avec d'autres partenaires de mise en œuvre, le premier Go-Live a été réalisé en octobre 2023, en se concentrant sur trois entités juridiques : Axpo Services AG, Axpo Solutions AG et Axpo Holding AG. Les solutions SAP suivantes ont été déterminantes :

• Fiori Launchpad: Le Fiori Launchpad est la nouvelle page d'atterrissage pour toutes les transactions SAP. Il s'agit de la version web de SAP S/4HANA avec des tuiles qui améliorent l'expérience quotidienne de l'utilisateur.
• ProTime: l'application pour un processus entièrement numérique d'enregistrement des dépenses et des activités, remplaçant les anciens systèmes et garantissant un processus sans papier de traitement et d'archivage des reçus. Dans le nouveau ProTime, les notes de frais peuvent même être soumises par des appareils mobiles en déplacement, archivées à 100 % électroniquement et payées après approbation plus rapidement, sur une base hebdomadaire.
• Gestion des factures fournisseurs (VIM) : La nouvelle solution de workflow de la comptabilité fournisseurs, entièrement intégrée à SAP S/4HANA, optimise le processus de réception, de validation, de codage, d'approbation et de suivi des factures fournisseurs, l'approbation de la facture étant désormais visible sur un seul écran.
• Ariba Guided Buying: Remplaçant l'ancien système COUPA (WeBuy), le processus de commande devient entièrement numérique pour les biens et les services.

Introduction du système "No PO, No Pay" (pas de commande, pas de paiement)": Les approbations seront accordées avant qu'un bon de commande ne parvienne au fournisseur. Les factures des fournisseurs qui ne sont pas accompagnées d'un bon de commande ne seront plus payées. L'approbation de la facture sera effectuée automatiquement par les systèmes en cas de correspondance entre la facture et l'ordre de paiement - sans clics ou glissements supplémentaires.

Approbation automatique des commandes inférieures à 500 CHF : les commandes inférieures à 500 CHF seront traitées avec un examen passif à quatre yeux. Le propriétaire de la nature comptable à qui la commande est passée recevra un courriel d'information sur la commande et un rapport mensuel sur les dépenses. Une équipe spécialisée a été mise en place pour gérer activement les confirmations de commandes et pour soutenir les demandeurs lorsque des écarts apparaissent entre les commandes et les confirmations de commandes.

• Interface commerciale: La nouvelle interface de négoce permet une intégration transparente avec une plateforme centralisée de négoce d'énergie, ce qui permet à Axpo de gérer son activité de négoce d'énergie en temps réel.

La transition des employés vers l'édition SAP S/4HANA Cloud a été soutenue par un dispositif de gestion du changement organisationnel. Après l'identification des groupes de parties prenantes concernés (analyse des parties prenantes), les impacts du changement ont été catégorisés en tant que changements de processus, de technologie ou de personnes et le degré de changement a été déterminé (évaluation de l'impact du changement). Afin de définir les besoins en formation des groupes de parties prenantes concernés, une évaluation des besoins en formation a été réalisée, aboutissant à un plan de formation structuré pour les utilisateurs finaux. Pour informer les parties prenantes concernées, Deloitte a préparé un plan de communication avec les utilisateurs finaux qui reprend tous les messages de communication prévus par canal et par public.