KSeF w JST – rozporządzenia wykonawcze i nowe obowiązki od lutego 2026 r.

W grudniu 2025 r. opublikowane zostały cztery rozporządzenia wykonawcze dotyczące funkcjonowania KSeF:

• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2025 r., poz. 1815) – rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2026 r. - w zakresie wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem, natomiast w pozostałym zakresie (z wyjątkami) z dniem 1 lutego 2026 r.; rozporządzenie określa zasady korzystania z KSeF, w tym aktualny wzór zawiadomienia ZAW-FA, metody uwierzytelniania użytkowników oraz procedury nadawania i odbierania uprawnień;
• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U. z 2025 r., poz. 1740) – rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r. i wskazuje przypadki, w których nie ma obowiązku wystawiania e-faktur w KSeF;
• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2025 r., poz. 1742) – rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r. i dostosowuje do KSeF zasady wystawiania tzw. faktur uproszczonych;
• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r., poz. 1800) – rozporządzenie weszło w życie 18 grudnia 2025 r., natomiast dotyczy okresów rozliczeniowych od 1 lutego 2026 r.; rozporządzenie wprowadza między innymi nowe oznaczenia dla faktur wykazywanych w JPK_VAT.

Rozporządzenia określają m.in. zasady korzystania z KSeF, przypadki, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz szczegółowe dane, które powinien zawierać JPK_VAT z deklaracją. Warto podkreślić, że podręczniki KSeF opublikowane przez Ministerstwo Finansów zostały opracowane w oparciu o projekty tych rozporządzeń, dzięki czemu ostateczne brzmienie regulacji nie powinno zaskakiwać.

Kiedy wystawianie faktur ustrukturyzowanych nie będzie obowiązkowe?

Co do zasady, od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r. wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe dla większości podatników, jednak przepisy przewidują zamknięty katalog sytuacji, w których obowiązek wystawienia e-faktury nie powstaje.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych konieczność wystawienia takiej faktury nie wystąpi między innymi dla odpowiednio udokumentowanych usług: przejazdu autostradami, przewozu osób, w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, a także usług ubezpieczeniowych i finansowych (np. udzielanie pożyczek, kredytów, poręczeń i gwarancji).

W praktyce zatem (choć zapewne wyjątkowo) będą mogły wciąż zdarzać się przypadki otrzymania przez JST faktury / dowodu zakupu w formie papierowej lub przez e-mail.

Zasady korzystania z KSeF

Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF kompleksowo porządkuje zasady funkcjonowania systemu. Określa między innymi rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF, w tym uprawnienia dedykowane JST, oraz procedury nadawania i odbierania uprawnień, a także metody uwierzytelniania użytkowników, w tym z wykorzystaniem certyfikatu. W załączniku do rozporządzenia opublikowano aktualny wzór zawiadomienia ZAW‑FA, służącego do nadania pierwszych uprawnień do korzystania z KSeF przedstawicielom podatnika (m.in. osób prawnych, w tym JST), w przypadku nieposiadania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Co istotne, w aktualnym stanie prawnym zawiadomienie można złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego również elektronicznie, np. za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy.

Ponadto rozporządzenie precyzuje zakres danych niezbędnych do uzyskania dostępu do e-faktur bez dodatkowego uwierzytelniania oraz zasady oznaczania faktur przesyłanych do KSeF i udostępnianych poza systemem, tak aby zapewnić możliwość ich weryfikacji oraz autentyczność i integralność treści.

Uregulowano również procedury dotyczące wystawiania e-faktur z załącznikiem – m.in. obowiązek wcześniejszego zgłoszenia zamiaru dołączania załączników do e-faktur i zakres wymagań formalnych niezbędnych dla stosowania takiego rozwiązania (np. parametry techniczne załączników). Od 1 stycznia 2026 r. Ministerstwo Finansów udostępniło w usłudze e-Urząd Skarbowy możliwość zgłoszenia zamiaru wystawiania i przesyłania do KSeF faktur ustrukturyzowanych z załącznikiem.

JPK_VAT: numer KSeF w ewidencji oraz nowe oznaczenia

KSeF wpłynie także bezpośrednio na raportowanie w JPK_VAT - nowelizacja rozporządzenia regulującego zasady prowadzenia ewidencji JPK ma na celu dostosowanie zasad raportowania do rozwiązań wprowadzonych wraz z uruchomieniem obligatoryjnego KSeF. Obowiązkiem podatników będzie wskazywanie zarówno w ewidencji sprzedaży jak i w ewidencji zakupu numeru KSeF przypisanego do e-faktury – niezależnie od tego, w jakim trybie faktura zostanie wystawiona i przesłana do systemu (np. w trybie offline 24, podczas awarii czy czasowej niedostępności).

Jednocześnie rozporządzenie przewiduje zasady oznaczania dokumentów, które nie będą posiadały numeru KSeF. W ewidencji pojawi się oznaczenie „OFF” - dla faktur, które na dzień złożenia ewidencji nie posiadają jeszcze numeru KSeF (np. faktur wystawionych w okresie trwania awarii KSeF), „BFK” -dla faktur elektronicznych lub w formie papierowej, a także „DI” - dla innych dowodów niż faktura.

KSeF już za kilka tygodni!

Do wejścia w życie obligatoryjnego fakturowania w KSeF pozostało mniej niż miesiąc - obowiązek odbierania e-faktur zakupowych w KSeF będzie dotyczył JST od 1 lutego 2026 r. (w przypadku transakcji z „dużymi” kontrahentami), a w pozostałym zakresie od 1 kwietnia 2026 r. lub najpóźniej od 1 stycznia 2027 r. – w przypadku transakcji z „małymi” podmiotami. Należy pamiętać także o obowiązku wystawiania faktur sprzedaży w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.

To najlepszy moment, aby przygotować schemat ról i uprawnień w KSeF z uwzględnieniem urzędu / starostwa obsługującego JST oraz jednostek organizacyjnych, opisać i przetestować tryby udostępniania faktur poza KSeF (np. konsumentom) oraz w sytuacjach „offline”, dostosować JPK_VAT do wykazywania numerów KSeF i nowych oznaczeń, a także przeanalizować obszary sprzedaży objęte wyjątkami od e‑fakturowania i rozważyć dobrowolne wystawianie e‑faktur dla spójności procedur. Warto także określić zasady przekazywania załączników do faktur między JST a kontrahentami – szczególnie w przypadku braku możliwości skorzystania z załączników ustrukturyzowanych.

Dla JST oznacza to aktualizację procedur, ról i konfiguracji systemów finansowo‑księgowych zarówno w urzędzie czy starostwie, jak i w jednostkach organizacyjnych.