Moduł KSeF w aplikacji taxCube™ web

‏‏‎ ‎

Główne funkcjonalności
 

• import plików źródłowych i weryfikacja ich poprawności technicznej;
• przegląd i edycja danych;
• możliwość wystawienia faktury bezpośrednio w taxCube™;
• generacja plików o rozszerzeniu .xml, będących podstawą do wysyłki;
• wysyłka do KSeF i monitoring statusów;
• pobieranie z KSeF e-faktur przychodzących (w tym możliwość bezpośredniego pobierania plików na dysk użytkownika - w postaci pierwotnej albo zwizualizowanej);
• powiadomienia mailowe o zakończonych procesach;
• archiwizacja danych.

Kluczowe korzyści
 

• obsługa wielu systemów źródłowych, mogących generować pliki o różnym formacie i układzie danych;
• kilka sposobów transferu (sFTP, API, manualne wczytywanie);
• modyfikacje danych na poziomie importu - na podstawie ustalonych reguł podczas etapu analizy;
• możliwa pełna automatyzacji procesu;
• prosta metoda uwierzytelniania (token);
• ograniczenie ryzyka związanego z wystawianiem błędnych faktur (testy matematyczno-merytoryczne);
• wysyłka wiadomości e-mail do kontrahentów (w tym załączników);
• nadawanie użytkownikom ról ze szczegółowymi zakresami uprawnień (kilkadziesiąt obszarów);
• kategoryzacja faktur na podstawie ustalonych reguł (tzw. koszyki);
• przechowywanie informacji na temat akcji podejmowanych przez użytkowników;
• możliwość uzyskania efektu synergii w sytuacji połączenia z modułem JPK, czy WhiteList;
• 3 modele współpracy: on-premise, hosting, wsparcie usługowe.

Poniżej znajdują się odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące KSeF i e-faktur.
 

Od kiedy wystawianie e-faktury będzie obowiązkowe?
 

Rozpoczęcie obowiązkowego wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF) zaplanowano na 1 lipca 2024 roku. Wyjątkiem są podatnicy zwolnieni z VAT, którym przysługuje przedłużenie terminu o pół roku. To rozwiązanie dotyczy tych, których sprzedaż nie przekroczyła 200 tysięcy złotych w 2023 roku lub których działalność w tym okresie nie przekroczyła tej kwoty proporcjonalnie do jej czasu trwania.

E-faktury - najnowsze przepisy prawne
 

Na dzień 07 sierpnia 2023 roku nowelizacja ustawy o VAT została już podpisana przez prezydenta. Ponadto istotne z perspektywy KSeF są projekty rozporządzeń technicznego i wyłączającego z 4 maja 2023 roku.

Dla kogo przeznaczony jest obowiązek wystawienia e-faktury?
 

Obowiązek ten głównie dotknie transakcji między przedsiębiorcami (B2B) oraz transakcji z organami publicznymi (B2G), ale istnieją wyjątki. Oprócz tego, KSeF przewiduje opcjonalną możliwość wystawiania faktur dla klientów indywidualnych (B2C). Konieczność wystawiania e-faktur w KSeF obejmuje podatników, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce działalności w Polsce i biorą udział w danej transakcji. Wprowadzając do grona Podatników również tych objętych szczególną unijną procedurą OSS. Jeśli chodzi o podatników zwolnionych z obowiązku podmiotowego, wymóg wystawienia e-Faktury dla nich zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku.

Jak to dokładnie działa?
 

Zmiany w procesowaniu faktur z przyjściem obowiązkowych e-Faktur są przełomowe. Faktury przestają być dowolnym dokumentem (papierowym lub elektronicznym) wysyłanym do kontrahenta zgodnie z własnymi preferencjami. Teraz konieczne jest wystawianie faktur ustrukturyzowanych w postaci pliku w formacie XML. Struktura tego pliku, opisująca fakturę, jest definiowana przez strukturę logiczną FA, obejmującą ponad 600 pól, które mogą mieć różny charakter - obowiązkowy, fakultatywny lub opcjonalny.
W KSeF będzie można działać jako odbiorca lub wystawca e-Faktury. Każda rola będzie wiązała się z innymi krokami wykonywanymi w Aplikacji Podatnika KSeF bądź za pośrednictwem API.

Proces rozpoczyna się otwarciem sesji z KSeF i przeprowadzeniem autoryzacji. Przesyłanie plików XML w celu wystawienia faktur nastąpi w poprzez sesję interaktywną lub wysyłkę wsadową. Plik będzie walidowany w systemie m. in. pod kątem zgodności ze schematem XSD, który jest strukturą publikowaną przez Ministerstwo Finansów.

W przypadku odbierania faktur konieczne jest przygotowanie odpowiedniego zapytania, określającego numer NIP użytkownika odpytującego jako podmiotu posiadającego uprawnienia do odczytu faktur oraz zakres dat, którego mają dotyczyć faktury.

Program do faktur ustrukturyzowanych (taxCube™ e-faktury)
 

Wprowadzenie e-Faktur stawia przed podatnikami VAT wyzwanie informatyzacji obiegu faktur. KSeF zapewnia weryfikację techniczną przesłanych plików, jednak ogranicza się ona do zgodności ze schematem XSD oraz posiadanych uprawnień do korzystania z KSeF. Poprawienie błędnej faktury będzie możliwe jedynie poprzez wystawienie faktury korygującej w KSeF. W związku z dużą odpowiedzialnością nałożoną na przedsiębiorców wystawiających faktury, a także ryzykiem błędu, wzrastającym wraz z liczbą wystawianych i otrzymywanych faktur, przydatne może być skorzystanie z narzędzia automatyzującego proces komunikacji z KSeF, a także walidującego pliki pod kątem nieprawidłowości, o których nie informuje KSeF. Deloitte przygotował dla Państwa narzędzie taxCubeTM, które oferuje moduł e-Faktury, służący do generacji, walidacji oraz wysyłki faktur ustrukturyzowanych do KSeF. W taxCubeTM e-Faktury cały proces może zostać zautomatyzowany za pomocą harmonogramu zadań. Aplikacja umożliwia także wstępną weryfikację treści faktur, wychwytując duplikaty oraz błędy związane z niewłaściwymi danymi w polach, takich jak kwoty czy informacje o kontrahentach.

E-faktury - do kogo skierowane jest rozwiązanie?
 

Nasze rozwiązanie skierowane jest do szerokiego grona przedsiębiorców, którzy procesują duży wolumen faktur miesięcznie. Aplikacja taxCubeTM zapewni przyspieszenie procesu przesyłania e-faktur poprzez automatyzację, a także zredukuje ryzyko wystąpienia błędów, które mogą skutkować koniecznością wystawiania licznych korekt. Aplikację wyróżnia elastyczność dostosowania się do danych źródłowych klientów, dzięki której wdrożenie zmian związanych z nowym wymogiem będzie bardziej intuicyjne oraz pozwoli zachować obecne procesy dotyczące obiegu faktur w organizacji.

e-Faktury to tylko jeden z modułów aplikacji taxCubeTM, które mogą znacząco zautomatyzować i usprawnić procesy w firmie. Aplikacja została zaprojektowana jako kompleksowe narzędzie. Rozszerzenie jej o kolejne moduły zapewni m. in. możliwość sprawdzenia czy kontrahent występuje na białej liście podatników, a także możliwość generacji i wysyłki plików kontrolnych na żądanie oraz JPK_V7M.