Krajowy System e-Faktur (KSeF) i faktury ustrukturyzowane
Baza wiedzy o KSeF w Polsce
Analizujemy stan prawny związany z funkcjonowaniem KSeF w Polsce, wskazujemy obszary, na które warto zwrócić uwagę przy kształtowaniu procesu wystawiania, jak i księgowania faktur ustrukturyzowanych z uwzględnieniem potencjalnych korzyści i trudności dla podatników.
Co to jest KSeF?
KSeF to publiczna platforma, dzięki której każdy korzystający z niej przedsiębiorca może wystawiać i otrzymywać faktury VAT drogą elektroniczną, w jednolitym formacie umożliwiającym ich automatyczne przetwarzanie. Wprowadzenie nowego rodzaju faktur ma na celu m.in. dalsze uszczelnianie systemu podatkowego oraz – jak zapewnia resort finansów – uproszczenie rozliczeń między firmami i zapewnienie im bezpieczeństwa obrotu.
Z perspektywy technicznej, faktury są tworzone w systemach finansowo-księgowych przedsiębiorców w oparciu o ustaloną przez Ministerstwo Finansów strukturę logiczną (schemę) XSD i przesyłane do KSeF. System sprawdza poprawność nadesłanych faktur i decyduje o dopuszczeniu ich do obrotu. Skutecznie wystawione faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat – w tym czasie dostęp do nich mają wystawcy, nabywcy, podmioty trzecie wskazane przez wystawców, a także organy podatkowe.
Przepisy dotyczące faktur ustrukturyzowanych oraz KSeF weszły w życie z początkiem 2022 r. jako rozwiązanie fakultatywne. Natomiast Ministerstwo Finansów konsekwentnie zapowiada, że faktury ustrukturyzowane staną się obligatoryjną i wyłączną formą wystawiania faktur, co autoryzowała Rada Unii Europejskiej. W tym kierunku będą zmierzały również inne kraje UE w związku z planowanym wprowadzeniem regulacji VAT in a Digital Age (VIDA).
Od kiedy będzie obowiązek stosowania KSeF?
Ministerstwo Finansów poinformowało, że obowiązkowy Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie etapowo: 1 lutego 2026 r. dla podatników, u których roczny obrót w 2025 r. przekroczy 200 mln zł, a 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. Według przedstawicieli MF, po zewnętrznym audycie technologicznym konieczna okazała się przebudowa infrastruktury technicznej, aby osiągnąć zakładane parametry wydajnościowe KSeF i zapewnić stabilność obrotu gospodarczego. Póki co nie wskazano, czy wpłynie to również na sposób funkcjonowania systemu z perspektywy podatników. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie dotyczyć podatników z siedzibą w Polsce albo ze stałym miejscem prowadzenia działalności na polskim terytorium, które uczestniczy w danej transakcji.
Jakie faktury można wystawić w KSeF?
Intencją Ministerstwa Finansów jest, aby faktury wystawiane według prawa polskiego w jak najszerszym zakresie przepływały przez KSeF. Obecnie system ten umożliwia wystawianie faktur B2B i B2C, a w okresie obligatoryjnym ma obsługiwać także faktury B2G i VAT RR. MF proponuje jednak, aby wystawianie faktur B2C i VAT RR w formie ustrukturyzowanej pozostało fakultatywne. KSeF nie obsługuje faktur wystawianych na kasach fiskalnych ani paragonów fiskalnych uznawanych za faktury. Możliwość wystawiania takich dokumentów ma zostać zniesiona od 1 sierpnia 2026 r. Z kolei już od 1 lutego 2026 r. zniesione miałyby zostać noty korygujące. Struktura logiczna e-faktury umożliwia wystawianie faktur sprzedażowych, zaliczkowych i rozliczeniowych (tj. faktur sprzedażowych z rozliczeniem wcześniejszej zaliczki), faktur uproszczonych, jak również korekt do wcześniej wymienionych rodzajów faktur. Ministerstwo Finansów nie opublikowało dotychczas finalnej struktury logicznej dla faktur VAT RR.
Nasze wsparcie
E-faktury: wsparcie we wprowadzeniu KSeF
Kompleksowe przygotowanie do wdrożenia e-faktury i systemu KSeF
taxCube ™ VAT
Rozliczenia i deklaracje podatku VAT w pełni zautomatyzowane z taxCube™
KSeF i faktury ustrukturyzowane
Nowe zasady fakturowania