KSeF z zielonym światłem od Senatu

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to publiczna platforma, na której każdy korzystający z niej przedsiębiorca może wystawiać i otrzymywać faktury VAT drogą elektroniczną w jednolitym formacie umożliwiającym ich automatyczne przetwarzanie. Wprowadzenie nowego rodzaju faktur ma na celu m.in. dalsze uszczelnianie systemu podatkowego oraz – jak zapewnia resort finansów – uproszczenie rozliczeń między firmami i zapewnienie im bezpieczeństwa obrotu.

Przepisy dotyczące faktur ustrukturyzowanych oraz KSeF weszły w życie z początkiem 2022 r. jako rozwiązanie fakultatywne. Ministerstwo Finansów konsekwentnie zapowiadało natomiast, że faktury ustrukturyzowane staną się obligatoryjną i wyłączną formą wystawiania faktur, co autoryzowała Rada Unii Europejskiej. W tym samym kierunku zmierzają również inne kraje UE w związku z planowanym wprowadzeniem regulacji VAT in a Digital Age (VIDA).

Zgodnie z procedowaną przez parlament ustawą, wystawianie faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur stanie się obowiązkowe: od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 milionów złotych oraz od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników.

Przepisy mające regulować działanie KSeF w okresie obligatoryjnym zostały przyjęte jeszcze w 2023 r., jednak w związku z opóźnieniem wejścia w życie KSeF – pierwotnie planowanego na 1 lipca 2024 r. – Ministerstwo Finansów podjęło inicjatywę ich reformy. Jej efektem stał się projekt obecnie procedowanej ustawy, który Sejm i Senat przyjęły z niewielkimi poprawkami. Poniżej przedstawiamy podsumowanie najważniejszych zagadnień w tym zakresie.

Tryb offline24

Możliwość wystawiania faktur w trybie offline nie tylko w razie awarii czy serwisowania KSeF, ale też według uznania podatnika będzie miała charakter stały, nieograniczony do okresu przejściowego. Faktury wystawione w tym trybie będzie należało przekazać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym – stąd nazwa trybu „offline24”.

Data faktury

Za datę wystawienia faktury będzie się uznawać wartość wskazaną w polu P_1. Faktury przekazane do KSeF po tej dacie nadal będą traktowane jako wystawione w trybie offline.

Załączniki do faktur ustrukturyzowanych

Przewidziano możliwość dodawania załączników do faktur w KSeF, będących częścią pliku XML i stanowiących rozwinięcie danych dotyczących miar, ilości oraz cen. Umieszczanie treści reklamowych i marketingowych jest niedozwolone. Możliwość wystawiania faktur z załącznikami będzie przyznawana na wniosek podatnika – i odbierana w razie naruszenia zasad – przez Krajową Administrację Skarbową. Na skutek poprawki sejmowej, nie będzie konieczności okresowego ponawiania wniosku w tym zakresie, co pierwotnie zakładało Ministerstwo Finansów.

Nowe zasady dla faktur korygujących

Obniżenie podstawy opodatkowania VAT na podstawie faktur korygujących wystawionych w KSeF będzie możliwe w okresie ich wystawienia. W przypadku faktur wystawionych poza KSeF, decydujące będzie natomiast przyjęcie potwierdzenia otrzymania faktury przez nabywcę lub nadanie jej numeru KSeF, którekolwiek nastąpi wcześniej.

W przypadku korekt zakupowych in minus obowiązek zmniejszenia podatku VAT naliczonego powstanie w okresie otrzymania faktury korygującej.

Faktury dla konsumentów (B2C)

Wystawianie faktur B2C w KSeF pozostanie dobrowolne i nie wymaga uzyskania zgody konsumenta. Faktury dla osób nieposiadających NIP będzie należało przekazywać poza KSeF z oznaczeniem kodem QR.

Okres przejściowy

Do końca 2026 r.:

• podawanie numeru KSeF przy płatnościach za faktury ustrukturyzowane pozostanie fakultatywne,
• mikroprzedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury poza KSeF pod warunkiem, że wartość brutto sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekroczy u nich limitu 10 000 zł miesięcznie,
• możliwe będzie wystawianie z kas fiskalnych faktur VAT oraz paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone,
• nie będą nakładane kary pieniężne za niewystawienie faktur w KSeF oraz inne naruszenia związane z e-fakturowaniem.

Poprzez wspomniany okres przejściowy, Ministerstwo Finansów pozostawia podatnikom czas na dostosowanie się do nowych przepisów.

Pod koniec czerwca opublikowana została ostateczna wersja struktury logicznej FA(3) oraz specyfikacji oprogramowania interfejsowego (API) tzw. KSeF 2.0. Środowisko testowe ma zostać uruchomione od 1 września 2025 r., co umożliwi podatnikom zapoznanie się z rozwiązaniem, zgłoszenie potencjalnych problemów oraz usunięcie zidentyfikowanych błędów przed wejściem w życie regulacji.

Zwracamy uwagę, że w praktyce wdrożenie fakturowania ustrukturyzowanego może okazać się być bardzo złożonym procesem i wymagać zaangażowania u podatników wielu różnych zespołów. Z tego względu rekomendujemy podjęcie prac i projektów, które wcześniej - z uwagi na przełożenie wejścia w życie obowiązkowego KSeF - zostały zawieszone, a w przypadku podatników, którzy takich przygotowań jeszcze nie rozpoczęli, jak najszybsze przystąpienie do projektów wdrożeniowych.

Zbyt późne rozpoczęcie wdrożenia fakturowania w KSeF w ramach organizacji może skutkować nie tylko nieprawidłowościami w działaniu systemów i procesów, ale także brakiem możliwości generowania poprawnych faktur sprzedażowych oraz przetwarzania otrzymanych faktur zakupowych.