Projekt obowiązkowego KSeF został opublikowany

11 kwietnia 2025 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowany został długo wyczekiwany projekt ustawy dotyczący wdrożenia obligatoryjnego KSeF. Projekt ten w dużej mierze jest spójny z wcześniejszymi zapowiedziami Ministerstwa Finansów oraz wcześniejszą wersją projektu opublikowaną w listopadzie ubiegłego roku, znajduje się natomiast w nim kilka nowości.

Co istotne, MF nie zdecydowało się na kolejne odroczenie terminu wejścia w życie obligatoryjnego KSeF. Oznacza to, że e-fakturowanie stanie się obowiązkowe: od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 milionów złotych oraz od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników.

Poniżej przedstawiamy podsumowanie najważniejszych kwestii uregulowanych w opublikowanym projekcie.

Tryb offline zostaje na stałe

Pierwotnie zakładano możliwość dobrowolnego wystawiania faktur w tzw. trybie offline – czyli zgodnie ze schemą e-faktury, ale poza KSeF – wyłącznie w okresie przejściowym. Obecny projekt ustawy zakłada natomiast wprowadzenie takiej możliwości na stałe (tzw. tryb „offline24”).

Takie faktury będą musiały zostać przesłane niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po ich wystawieniu. W przypadku nabywców, którzy nie posługują się NIP na potrzeby wystawienia faktury (m.in. konsumenci czy podmioty zagraniczne), konieczne będzie przekazanie jej w sposób z nimi uzgodniony. Natomiast, podatnicy „krajowi” otrzymywać będą faktury bezpośrednio w KSeF. Każdorazowo w przypadku przysyłania faktury poza KSeF, faktura będzie musiała być opatrzona kodem QR.

Data faktury

Projekt precyzuje, że za fakturę wystawioną w trybie „offline24” uznaje się również każdą fakturę ustrukturyzowaną, której data przesłania do KSeF jest późniejsza, niż data wskazana w polu P_1. W praktyce oznacza to, że każdorazowo data wskazana w treści faktury (w polu P_1) stanowić będzie datę wystawiania faktury dla KSeF.

Załączniki do faktur ustrukturyzowanych
 

Projekt przewiduje możliwość przesyłania do KSeF faktur ustrukturyzowanych z załącznikiem. W takim wypadku, załącznik będzie stanowił integralną część faktury (schemy) i będzie możliwe zamieszczanie w nim informacji w zakresie miary i ilości (liczby) oraz cen jednostkowych towarów i usług. Nie będzie natomiast dopuszczalne zamieszczanie treści reklamowych czy marketingowych.

Przesyłanie faktur z załącznikiem wymagać będzie złożenia odpowiedniego zgłoszenia do Szefa KAS. Co istotne, przesyłanie załączników niezgodnych z określonymi zasadami i zgłoszeniem skutkować będzie odebraniem podatnikowi tej funkcjonalności. Niezmiennie nie będzie możliwości przesyłania za pośrednictwem KSeF załączników rozumianych jako odrębne pliki, takie jak np. protokoły odbioru.

Nowe zasady dla faktur korygujących

Projekt utrzymuje rezygnację z konieczności uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania i posiadania stosownej dokumentacji. W przypadku faktur korygujących in minus wystawionych w KSeF, podatnik będzie miał prawo obniżenia podstawy opodatkowania VAT w okresie, w którym wystawił fakturę. W przypadkach faktur wystawionych poza KSeF – obniżenia dokonać będzie można w okresie, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej lub numer KSeF, w zależności co nastąpiło pierwsze.

Nowe zasady przewidziano również w przypadku korekt zakupowych in minus – w takim wypadku konieczne będzie zmniejszenie VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę korygującą.

Faktury dla konsumentów (B2C)
 

Przewidziana jest możliwość fakultatywnego wystawiania w KSeF faktur dla konsumentów (na zgłoszone przez nich żądanie). Co istotne, wystawienie faktury w postaci ustrukturyzowanej nie będzie wymagało uzyskania zgody konsumenta. Równocześnie w przypadku, jeżeli nabywca nie będzie posługiwać się numerem NIP dla potrzeb transakcji i nie będzie zarejestrowany dla celów VAT, konieczne będzie przekazanie mu faktury opatrzonej kodem QR poza KSeF w sposób z nim uzgodniony.

Identyfikatory płatności
 

Do końca 2026 r. przewidziano odroczenie wymogu podawania numeru KSeF (lub zbiorczego identyfikatora płatności) w przypadku płatności za faktury ustrukturyzowane. Odroczenie znajdzie zastosowanie zarówno do płatności dokonywanych za pomocą mechanizmu podzielnej płatności (MPP), jak i innych form (przelewu / polecenia zapłaty), umożliwiających podanie tytułu.

Dodatkowo możliwe będzie wygenerowanie zbiorczego identyfikatora płatności w przypadku płatności dokonywanej dla więcej niż jednego odbiorcy.

Faktury poza KSeF
 

Tzw. „mikro-przedsiębiorcy” do końca 2026 r. będą mieli możliwość wystawiania faktur całkowicie poza KSeF, o ile kwota danej faktury nie przekracza 450 zł brutto, a łączna wartość sprzedaży podlegającej dokumentowaniu fakturami u danego podatnika nie jest wyższa niż 10 000 zł brutto miesięcznie.

Ponadto do końca 2026 r. możliwe będzie wystawianie faktur przy zastosowaniu kas fiskalnych oraz tzw. faktur uproszczonych (w postaci paragonu z numerem NIP).

Oznacza to, że po 1 stycznia 2027 r. wszystkie faktury (poza wyszczególnionymi wyjątkami) będą przechodziły przez KSeF.

Certyfikat wystawcy faktury
 

Certyfikat wystawcy faktury umożliwiać będzie uwierzytelnienie się podatnika w KSeF przy wystawianiu faktur w okresie trwania awarii oraz trybach offline i offline24. Planowane jest, że od 1 listopada 2025 r. (czyli jeszcze przed wejściem przepisów w życie) będzie istniała możliwość pobrania certyfikatów wystawcy faktury, co umożliwi podatnikom wcześniejsze przygotowanie się do tego obowiązku.

Sankcje
 

Regulacje dotyczące kar pieniężnych za niewystawienie faktur w KSeF, wystawienie ich w trybie offline niezgodnie ze schemą lub nieprzesłanie do KSeF w terminie faktur wystawionych w trybie offline wejdą w życie z opóźnieniem – od 1 stycznia 2027 r., dając podatnikom czas na przystosowanie się do nowej sytuacji gospodarczej i rozwiązanie ewentualnych problemów, które mogą pojawić się już po wdrożeniu KSeF.