KSEF - istotne zagadnienia na ostatniej prostej

Odliczenie VAT z faktur otrzymanych poza KSeF

Wiele podmiotów gospodarczych ma wątpliwości dotyczące konsekwencji otrzymywania faktur wystawionych poza systemem KSeF i możliwości odliczenia VAT z takich dokumentów. Sytuacje takie mogą wynikać z różnych przyczyn:

• braku odpowiedniego dostosowania systemów fakturowania przez sprzedawcę
• okresów przejściowych obowiązujących dla różnych grup podatników
• dostaw od podmiotów zagranicznych, które powinny korzystać z KSeF

Zgodnie ze stanowiskiem przedstawicieli Ministerstwa Finansów, w opisanych sytuacjach prawo do odliczenia VAT nie powinno być kwestionowane. Należy jednak zwrócić uwagę, że stanowisko to nie znajduje jednoznacznego odzwierciedlenia w obowiązujących przepisach, czy oficjalnych dokumentach zapewniających podatnikom formalną ochronę.

W celu zabezpieczenia swojej pozycji podatkowej, podatnicy mogą rozważyć wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową. Złożenie wniosku w najbliższych tygodniach z dużym prawdopodobieństwem pozwoli na uzyskanie interpretacji w lutym/marcu 2026 r., czyli przed złożeniem rozliczenia VAT za luty 2026 r., kiedy to będą rozliczane pierwsze faktury z KSeF.

Dostęp do KSeF oraz delegowanie uprawnień

Kluczowym elementem przygotowania do wdrożenia KSeF jest prawidłowe skonfigurowanie funkcjonalności związanych z uwierzytelnianiem oraz uprawnieniami do korzystania z systemu. Dotyczy to takich rozwiązań jak pieczęć elektroniczna, czy certyfikat KSeF.

Organizacje często napotykają trudności z:

• ustaleniem zasad autoryzacji,
• nadawaniem i odbieraniem uprawnień konkretnym osobom,
• określeniem ról dla poszczególnych pracowników w organizacji,
• zrozumieniem kwestii odpowiedzialności karno-skarbowej związanej z obsługą KSeF.

Istotne jest przeprowadzenie procesu wstępnej autoryzacji w KSeF, co ma szczególne znaczenie w kontekście rozpoczęcia testów wystawianych e-faktur i weryfikacji działania rozwiązań obsługujących KSeF. Równocześnie ważne jest przygotowanie szczegółowych procedur dotyczących codziennej obsługi systemu.

Testy faktur XML

Testowanie faktur ustrukturyzowanych jest kluczowym etapem wdrożenia KSeF, obejmującym kwestie zarówno techniczne, jak i merytoryczne. Ten drugi aspekt jest często pomijany przez dostawców systemów IT, skupiających się głównie na wymogach technicznych.

Proces testowania powinien obejmować:

• techniczną i merytoryczną walidację plików XML pod kątem zgodności z wymaganiami wynikającymi z nowych regulacji, w tym weryfikację plików XML przygotowanych według schematu FA(3),
• analizę wyników testów i opracowanie raportów identyfikujących ewentualne nieprawidłowości,
• wdrożenie działań naprawczych w odpowiedzi na zidentyfikowane problemy.

Alternatywne rozwiązania dla obsługi KSeF

Według obserwacji rynkowych, wiele podmiotów może nie zdążyć z pełnym wdrożeniem KSeF przed lutym 2026 r. W takiej sytuacji konieczne będzie zaprojektowanie alternatywnego procesu obsługi systemu.

Warto rozważyć skorzystanie z tymczasowego rozwiązania przejściowego do obsługi KSeF np. w formie usługi zewnętrznej w modelu "as a service" (tymczasowo lub długoterminowo) oraz wsparcie w zautomatyzowaniu procesu wystawiania i odbierania faktur poprzez KSeF.

Podmioty, które dostrzegają ryzyko związane z terminowością wdrożenia KSeF w swojej organizacji, powinny z wyprzedzeniem zaplanować i wdrożyć alternatywne rozwiązania, aby zapewnić ciągłość procesów fakturowania.