Zaświadczenie A1 przy oddelegowaniu pracowników – najważniejsze informacje
Zaświadczenie A1: zasady, obowiązki i konsekwencji braku
W dobie globalizacji oraz rozwoju międzynarodowej współpracy biznesowej, coraz więcej polskich firm decyduje się na wysyłanie swoich pracowników do pracy za granicą. Oddelegowanie pracowników, praca w kilku krajach czy praca zdalna z zagranicy stają się powszechnymi modelami wykonywania pracy. Jednym z aspektów organizacyjnych związanych z pracą za granicą jest kwestia zabezpieczenia społecznego, a w szczególności uzyskanie zaświadczenia A1, które potwierdza, w którym kraju pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym.
Strefa pracodawcy: Podatki i prawo
Zapoznaj się z newsletterem i naszymi publikacjami
Oddelegowania pracowników – najważniejsze kwestie podatkowe i prawne
Strefa Pracodawcy - rozmowy o podatkach i prawie
Czytając artykuł poznasz odpowiedzi na następujące pytania:
Czym jest zaświadczenie A1 i do czego służy?
Zaświadczenie A1 to dokument wydawany przez instytucję zabezpieczenia społecznego (w Polsce przez ZUS), który potwierdza, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega osoba pracująca w innym kraju UE/EOG lub Szwajcarii.
Jakie funkcje pełni zaświadczenie A1?
- potwierdza, że pracownik pozostaje w systemie ubezpieczeń społecznych kraju wysyłającego (np. Polski) podczas pracy za granicą;
- zwalnia z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w kraju przyjmującym;
- zabezpiecza pracownika przed ewentualnymi roszczeniami ze strony zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych lub inspekcji pracy;
- stanowi formę zabezpieczenia zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy przed podwójnym opłacaniem składek ubezpieczeniowych.
Kiedy zaświadczenie A1 jest wymagane?
Zaświadczenie A1 jest wymagane w następujących sytuacjach:
|
Oddelegowanie pracownika do pracy w innym kraju UE/EOG lub Szwajcarii |
|
|---|---|
|
Oddelegowanie ma miejsce, gdy pracownik zostaje tymczasowo wysłany przez polskiego pracodawcę do pracy w innym kraju UE/EOG lub Szwajcarii, aby tam wykonywał pracę w imieniu delegującego pracodawcy. |
|
|
Praca naprzemienna w kilku krajach UE/EOG lub Szwajcarii |
|
|---|---|
|
Dotyczy sytuacji, gdy pracownik regularnie wykonuje pracę w więcej niż jednym państwie członkowskim, np. część miesiąca pracuje w Polsce, a część w innych krajach. |
|
|
Praca zdalna wykonywana z terytorium innego kraju UE |
|
|---|---|
|
Zaświadczenie A1 może zostać wydany również dla osoby, która nie jest formalnie oddelegowana, ale wykonuje pracę w kraju UE w sposób zdalny dla polskiego pracodawcy. |
|
|
Oddelegowanie do krajów spoza UE, z którymi Polska podpisała umowy o zabezpieczeniu społecznym |
|
|---|---|
|
Podobne regulacje dotyczą oddelegowania do niektórych państw niebędących członkami UE, z którymi Polska zawarła dwustronne umowy o zabezpieczeniu społecznym (np. USA, Kanada, Ukraina). W tych przypadkach wydawane są odpowiedniki zaświadczenia A1. |
|
Kto i kiedy powinien złożyć wniosek o zaświadczenie A1?
W przypadku oddelegowania pracownika do pracy w innym kraju lub wykonywania przez pracownika pracy w wielu krajach jednocześnie, pracodawca powinien wystąpić z wnioskiem do ZUS o wydanie zaświadczenia A1. Wniosek powinien być złożony przed rozpoczęciem pracy za granicą.
Jakie są konsekwencje w przypadku braku zaświadczenia A1?
Brak formularza A1 może prowadzić do szeregu negatywnych konsekwencji zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika:
- podwójne opłacanie składek - bez zaświadczenia A1 istnieje ryzyko, że pracownik będzie podlegał ubezpieczeniom społecznym zarówno w Polsce, jak i w kraju wykonywania pracy;
- kary finansowe - w przypadku kontroli przeprowadzonej przez zagraniczne instytucje ubezpieczeniowe lub inspekcję pracy, brak formularza A1 może skutkować nałożeniem kar finansowych na pracodawcę;
- problemy z dostępem do świadczeń zdrowotnych - pracownik może mieć trudności z dostępem do świadczeń zdrowotnych w kraju wykonywania pracy.
Najczęstsze pytania i wątpliwości związane z zaświadczeniem A1
|
Czy praca zdalna z zagranicy wymaga zaświadczenia A1? |
|
|---|---|
|
Tak, zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej, zaświadczenie A1 może być wydane również dla osób, które nie są formalnie oddelegowane, ale wykonują pracę zdalną z terytorium innego kraju UE dla polskiego pracodawcy. Jest to szczególnie istotne w kontekście popularyzacji pracy zdalnej po pandemii COVID-19. |
|
|
Jak długo może trwać oddelegowanie z zachowaniem ubezpieczenia w Polsce? |
|
|---|---|
|
W przypadku oddelegowania do krajów UE/EOG lub Szwajcarii, okres ten co do zasady nie może przekraczać 24 miesięcy, ale mogą być wyjątki. W przypadku krajów, z którymi Polska ma podpisane umowy bilateralne, okres ten może być inny, np. w przypadku USA wynosi on 5 lat. |
|
|
Czy pracodawca może wystąpić o przedłużenie okresu oddelegowania? |
|
|---|---|
|
W wyjątkowych sytuacjach możliwe jest przedłużenie okresu oddelegowania powyżej standardowych limitów. Wymaga to jednak specjalnej zgody instytucji zabezpieczenia społecznego zarówno kraju wysyłającego, jak i przyjmującego. |
|
Zaświadczenie A1 – podsumowanie
Zaświadczenie A1 stanowi kluczowy dokument przy organizacji pracy za granicą, szczególnie w kontekście oddelegowania pracowników lub pracy w wielu krajach jednocześnie. Zapewnia on jasność co do kraju, w którym pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym, chroniąc przed podwójnym opłacaniem składek i potencjalnymi karami.
Biorąc pod uwagę złożoność przepisów i różnice w regulacjach poszczególnych krajów, warto rozważyć konsultację ze specjalistami w zakresie delegowania pracowników, aby zapewnić zgodność z przepisami zarówno kraju wysyłającego, jak i przyjmującego.
Michał Kowalczyk
