Women on Boards

Zakres obowiązywania polskich przepisów wdrażających Women on Boards

Nowe obowiązki nie obejmują wszystkich spółek publicznych. Dotyczą wyłącznie spółek z siedzibą w Polsce, których co najmniej jedna akcja jest dopuszczona do obrotu na rynku regulowanym w co najmniej jednym państwie członkowskim UE. To zakres węższy niż ustawowe pojęcie spółki publicznej. Z zakresu ustawy wyłączeni są też mikroprzedsiębiorcy oraz mali i średni przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy prawo przedsiębiorców. Ustawodawca podkreśla, że w praktyce nowe regulacje obejmą duże spółki giełdowe z siedzibą w Polsce notowane na rynku regulowanym w państwie członkowskim UE, zatrudniające co najmniej 250 pracowników, których roczny obrót przekracza 50 mln euro lub całkowity bilans roczny wynosi powyżej 43 mln euro (ma to dotyczyć około 107 podmiotów).

Równowaga płci w zarządach i radach nadzorczych spółek giełdowych

Kluczową zmianą jest wprowadzenie do ustawy o ofercie publicznej nowego rozdziału 4aa „Równowaga płci w organach spółki”. Zgodnie z nowym art. 90gc ust. 2 tej ustawy, spółka zapewnia równowagę płci w swoich organach, jeżeli spełnione są łącznie dwa warunki:

• łączna liczba stanowisk zajmowanych przez osoby należące do płci niedostatecznie reprezentowanej jest niemniejsza niż liczba najbardziej zbliżona do 33% liczby wszystkich stanowisk w organach spółki oraz,
• osoby należące do płci niedostatecznie reprezentowanej zajmują stanowiska w każdym z organów spółki.

Nie wystarczy więc osiągnięcie odpowiedniej proporcji wyłącznie w zarządzie spółki przy całkowitym braku osób płci niedostatecznie reprezentowanej w radzie nadzorczej, i odwrotnie. Ustawa definiuje płeć niedostatecznie reprezentowaną jako tę, której przedstawiciele zajmują nie więcej niż 49% łącznej liczby stanowisk w organach danej spółki. Ustawa nie zawiera gotowego wzoru ani tabeli przeliczeniowej pozwalającej wyliczyć wymaganą liczbę stanowisk dla organów o różnej liczebności. W praktyce spółki powinny przyjąć i udokumentować własną, spójną metodologię liczenia, najlepiej w ramach polityki równowagi płci.

Co istotne dla emitentów, ustawa nie wymusza automatycznej zmiany obecnego składu organów. Nie przewiduje wygaśnięcia mandatów ani skrócenia kadencji osób pełniących funkcje w organach w dniu wejścia ustawy w życie - nowe zasady będą stosowane dopiero przy kolejnych procesach nominacyjnych.

Proces doboru kandydatów do organów spółek – nowe zasady

W praktyce jednym z najważniejszych elementów nowelizacji jest art. 90ge ustawy o ofercie publicznej, dotyczący procesu doboru kandydatów do organów. Kryteria doboru muszą być niedyskryminacyjne, neutralnie sformułowane, jasne i jednoznaczne, określone jeszcze przed rozpoczęciem rekrutacji. Kryteria muszą uwzględniać kwalifikacje kandydatów i potrzebę zapewnienia równowagi płci. Ocena kandydatów musi mieć charakter porównawczy i opierać się na ich kwalifikacjach. Jeżeli kandydaci należący do różnych płci mają porównywalne kwalifikacje, pierwszeństwo powinna uzyskać osoba należąca do płci niedostatecznie reprezentowanej.

Nie oznacza to jednak automatyzmu działającego na zasadzie sztywnego parytetu płci. Kluczowym elementem oceny kandydatów są ich kwalifikacje, natomiast kryterium płci nabiera znaczenia dopiero przy porównywalnym poziomie kwalifikacji. Ustawodawca przewidział także wyjątki od zasad doboru kandydata płci niedostatecznie reprezentowanej - spółka może wybrać kandydata płci przeciwnej, jeżeli przemawiają za tym inne istotne zasady dotyczące różnorodności określone w przepisach prawa, oparte na obiektywnych kryteriach niemających charakteru dyskryminacyjnego, uwzględniających szczególną sytuację kandydata.

Nowe przepisy wzmacniają też pozycję samych kandydatów. Zgodnie z art. 90ge ust. 4 kandydat może żądać od spółki informacji o przeprowadzonym procesie doboru, w tym o zastosowanych kryteriach, dokonanej ocenie porównawczej i jej uzasadnieniu, a w razie pominięcia kandydata płci niedostatecznie reprezentowanej – także o powodach tej decyzji oraz kwalifikacjach wybranej osoby. To rozwiązanie, o którym spółki powinny pamiętać już na etapie dokumentowania procesów rekrutacyjnych, tym bardziej że kandydat, wobec którego spółka w procesie rekrutacji naruszy wymogi procesu doboru, ma prawo do zadośćuczynienia w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę lub do odszkodowania. W razie wykazania przez kandydata, że posiada kwalifikacje co najmniej równorzędne z kwalifikacjami kandydata przeciwnej płci wybranego w procesie doboru, to spółka będzie obowiązana wykazać, że nie dopuściła się naruszenia przepisów w procesie doboru.

Polityka równowagi płci

Nowy art. 90gd ustawy o ofercie publicznej nakłada na spółki obowiązek przyjęcia, w drodze uchwały walnego zgromadzenia, polityki równowagi płci. Dokument ten powinien określać w szczególności zasady procesu doboru osób na stanowiska w organach spółki, zasady wskazywania kandydatów na takie stanowiska, programy rozwoju kariery dla kobiet i mężczyzn oraz strategię zarządzania zasobami ludzkimi. Ustawa nie wymaga tworzenia odrębnego dokumentu, jeżeli powyższe elementy są już uwzględnione w innych regulacjach wewnętrznych - warto więc najpierw zweryfikować istniejące polityki spółki. Politykę należy opublikować na stronie internetowej spółki.

Sprawozdawczość dotycząca równowagi płci – obowiązki spółek

Każda spółka objęta Ustawą będzie zobowiązana corocznie sporządzać sprawozdanie dotyczące udziału przedstawicieli poszczególnych płci w organach spółki oraz środków podjętych w celu zapewnienia równowagi płci w tych organach. Sprawozdanie może stanowić wyodrębnioną część sprawozdania z działalności spółki. Powinno zawierać liczbę osób pełniących funkcje członków organów spółki w okresie sprawozdawczym ze wskazaniem ich płci i stanowiska, informację o środkach podjętych w celu zapewnienia, aby osoby należące do płci niedostatecznie reprezentowanej zajmowały stanowiska w organach spółki, a w przypadku nieosiągnięcia wymaganego wskaźnika – przyczyny tego stanu oraz opis podjętych lub planowanych działań naprawczych.

Sprawozdanie może sporządzić zarząd spółki albo rada administrująca, a także rada nadzorcza. Sprawozdanie powinno zostać udostępnione na stronie internetowej spółki oraz przekazane podmiotowi administracji rządowej odpowiedzialnemu za realizację zasady równego traktowania. Pierwsze sprawozdania spółki powinny były przekazać już do 31 października 2026 r., dla wielu spółek była to zatem pierwsza praktyczna weryfikacja obowiązku sprawozdawczego.

Równoczesna kontrola Ustawy przez Trybunał Konstytucyjny

Warto na marginesie odnotować, że Prezydent RP, podpisując ustawę 30 lipca 2026 r., jednocześnie skierował ją do Trybunału Konstytucyjnego w trybie kontroli następczej. Nie ma to wpływu na obowiązywanie przepisów – Ustawa weszła w życie i jest w pełni wiążąca dla spółek oraz organów nadzoru od 18 sierpnia 2026 r., niezależnie od toczącego się postępowania przed Trybunałem. W wyniku kontroli Trybunału część przepisów Ustawy może w przyszłości zostać uznana za niezgodną z Konstytucją.