Zakwaterowanie pracownika oddelegowanego oraz koszty transportu a przychód w PIT

Kwalifikacja świadczeń zapewnianych oddelegowanym pracownikom na gruncie PIT

Przez ostatnie lata kwestia kwalifikacji świadczeń zapewnianych pracownikom delegowanym na gruncie podatkowym, zwłaszcza zakwaterowania czy pokrycia kosztów transportu, budziła istotne wątpliwości. Można to również zaobserwować w zapytaniach pracodawców o wydanie interpretacji oraz w orzeczeniach sądowych dotyczących rozpoznania przychodu z tytułu świadczeń zapewnianych pracownikom delegowanym. W szczególności problematyczne było ustalenie, czy wartość takich świadczeń powinna być uznawana za przychód pracownika ze stosunku pracy, a w konsekwencji podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz oskładkowaniu na gruncie przepisów o ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych.

Ponieważ przepisy ustawy o PIT wprost zwalniały z opodatkowania świadczenia z tytułu transportu, zakwaterowania oraz inne świadczenia z tytułu podróży służbowych, a brak jest takiego zwolnienia w przypadku oddelegowań, to w praktyce wielu pracodawców przyjmowało, że zapewnione zakwaterowanie czy koszty transportu stanowią przychód po stronie pracowników dla celów PIT. W konsekwencji, rozpoznanie przychodu skutkowało również obciążeniem składkami ZUS, a niekiedy również znacznym wzrostem kosztów pracodawcy poprzez ubruttowienie danego świadczenia o należne obciążenia publicznoprawne.

Podejście organów podatkowych do rozpoznania przychodu po stronie pracowników oddelegowanych z tytułu otrzymywanych świadczeń

Organy podatkowe od dłuższego czasu prezentują stanowisko, zgodnie z którym zapewnienie pracownikowi delegowanemu transportu do miejsca oddelegowania oraz zakwaterowania – prowadzi do powstania po jego stronie przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Zdaniem organów, koszty zakwaterowania mają bowiem charakter osobisty i co do zasady powinny być pokrywane przez pracownika z otrzymywanego wynagrodzenia, tak samo jak dojazd (transport) do nowego i zaakceptowanego przez pracownika miejsca pracy. W związku z tym, kiedy pracodawca mimo braku ciążącego na nim obowiązku w tym zakresie, dokonuje pokrycia kosztów transportu i zakwaterowania, to należy uznać, że pracownik dobrowolnie przyjmuje te świadczenia.

W ocenie organów fakt, że pracodawca ponosi te wydatki, a pracownik je przyjmuje, skutkuje powstaniem wymiernej korzyści majątkowej po stronie pracownika, która powinna zostać opodatkowana i uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ZUS. Takie podejście generuje istotne obciążenia finansowe i administracyjne dla podmiotów delegujących pracowników do świadczenia pracy za granicę.

Kształtująca się pozytywna linia orzecznicza w zakresie opodatkowania świadczeń dla pracownika oddelegowanego

Jednakże w drugiej połowie 2023 r. w orzecznictwie wojewódzkich sądów administracyjnych oraz Naczelnego Sądu Administracyjnego zaczęły pojawiać się pierwsze rozstrzygnięcia kwestionujące dotychczasową linię interpretacyjną organów podatkowych.

Sądy coraz częściej w swojej argumentacji odwoływały się do regulacji prawa unijnego dotyczących delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Zgodnie z tymi przepisami, pracodawca jest zobowiązany do pokrywania określonych wydatków związanych z oddelegowaniem, w tym kosztów transportu, wyżywienia oraz zakwaterowania, w celu realizacji przez niego zobowiązań biznesowych. W konsekwencji czego świadczenia te mogły być traktowane jako koszty ponoszone w związku z organizacją pracy w innym państwie członkowskim, ponoszone w interesie pracodawcy, a nie jak to dotychczas było stosowane jako element wynagrodzenia pracownika.

W świetle zmieniającej się argumentacji sądy zaczęły przyjmować, że zarówno zapewnienie zakwaterowania przez pracodawcę, jak i zwrot wydatków poniesionych na rzecz pracownika w związku z oddelegowaniem, nie prowadzą do powstania przychodu po stronie pracownika oddelegowanego.

Konieczność zabezpieczenia stanowiska spółki delegującej pracowników

Należy mieć na uwadze, że mimo pojawienia się pozytywnych dla polskich podatników i płatników rozstrzygnięć na drodze sądowej, organy podatkowe nadal nieczęsto podzielają stanowisko prezentowane przez sądy.

Z uwagi na powyższe, pracodawcy powinni rozważyć odpowiednie zabezpieczenie swojej pozycji na drodze prawnej. W szczególności zasadne może być wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową, a w razie potrzeby – dochodzenie swoich racji na drodze sądowej.

Nasze pozytywne doświadczenia w sporach sądowych, w tym dotyczących omawianej problematyki

Wspieramy płatników w uzyskaniu interpretacji organów podatkowych oraz w procesie uzyskania wyroków sądowych (na poziomie zarówno WSA, jak i Naczelnego Sądu Administracyjnego) dotyczących kwalifikacji różnego rodzaju świadczeń (w tym omawianych świadczeń z zakresu delegowania pracowników) na gruncie przepisów PIT. Przykładem może być postępowanie sądowe prowadzone przez Deloitte, zakończone pozytywnym rozstrzygnięciem przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Białymstoku. WSA w Białymstoku w wyroku z dnia 19 listopada 2025 r. (sygn. I SA/Bk 418/25) podzielił argumentację spółki zaskarżającej wydaną przez organ interpretację, orzekając, że świadczenia z tytułu delegowania pracownika za granicę nie stanowią przychodu po jego stronie. Sąd uznał, że zgodnie z Dyrektywą Unijną, świadczenia dla pracowników delegowanych nie są zaliczane do wynagrodzenia, a ich pokrycie należy do obowiązków pracodawcy. Jednocześnie, we wskazanym wyroku Sąd bezpośrednio wskazał, że także przy oddelegowaniach krajowych, należy przyjąć takie samo podejście odnośnie tych świadczeń, gdyż w przeciwnym razie doszłoby do dyskryminacji pracowników w zależności od miejsca oddelegowania. Orzeczenie, chociaż jeszcze nie jest prawomocne, potwierdza zasadność prezentowanego podejścia i stanowi istotne wsparcie dla pracodawców, poprzez znaczące obniżenie kosztów oddelegowań krajowych i zagranicznych.

W przypadku zainteresowania kwestią świadczeń dla pracowników oddelegowanych, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami z zespołu ds. rozwiązań dla pracodawców.