Pierwsze tygodnie z KSeF: doświadczenia, wyzwania i nowe perspektywy

Michał Jaszczyński, Starszy Menedżer w zespole ds. Podatków Pośrednich Deloitte:
Witamy Państwa na webinarze, na którym podsumujemy pierwsze tygodnie z KSeF.

Podzielimy się dzisiaj z Państwem naszymi doświadczeniami. Opowiemy o wyzwaniach, które stały – i często nadal stoją – na drodze podatników, którzy implementują fakturowanie ustrukturyzowane i KSeF.

Opowiemy też o perspektywach i szansach, które wiążą się z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur.

KSeF wszedł w życie, pierwsze tygodnie są za nami. Półtora miesiąca obowiązywania obligatoryjnego KSeF mamy już za sobą.

Z naszych doświadczeń wynika, że nie wszyscy podatnicy przygotowali się do tego, żeby wystawiać faktury w sposób ustrukturyzowany. Często nadal mierzą się z różnymi problemami i wyzwaniami.

Niektórzy podatnicy wystawiają faktury poprzez KSeF tylko dla wybranych kanałów sprzedaży. Często te faktury, mimo że są wystawiane poprzez KSeF, zawierają szereg błędów merytorycznych, co wymaga korekt i komunikacji z kontrahentami. Kontrahenci zwracają się do dostawców o korekty. Często korekty dotyczą danych niefinansowych, co z punktu widzenia systemowego bywa problematyczne.

Wojtku, jakie Ty masz doświadczenia?

Wojciech Saciuk, Starszy Menedżer w zespole ds. Podatków Pośrednich Deloitte:
Jak KSeF wszedł w życie dla tych największych podmiotów, widać sporo praktycznego niezrozumienia między kontrahentami.

Można też zauważyć kwestie tych mniejszych podatników, którzy od 1 kwietnia będą wchodzić do systemu. Wciąż brakuje pełnego zrozumienia, że tak naprawdę już od 1 lutego powinni odbierać faktury w KSeF.

Mimo że od lat dyskutowaliśmy o KSeF i można było już widzieć horyzont wejścia w życie, to i tak ostatni okres przed wejściem w życie był bardzo intensywny w organizacjach – z uwagi na nową strukturę, okres obligatoryjny, zmiany w API i dokumentacji technicznej w ostatnim momencie.

Reakcje są mieszane. Część podatników jest zadowolona, że przynajmniej w jakimś stopniu udało im się wdrożyć KSeF. Posiłkując się wydźwiękiem wypowiedzi Ministerstwa Finansów, rok 2026 jest czasem na dostosowanie się i pełne przygotowanie.

Część podatników niestety wciąż jest w trakcie wdrażania i cały czas próbuje odpowiednio dostosować swoje systemy. W niektórych przypadkach sami dostawcy systemów spowodowali opóźnienia we wdrożeniu, mimo prowadzonych prac wewnętrznych w organizacjach.

Michał Jaszczyński: Grzegorz, powiedz proszę, jak u Was przebiegał proces wdrożenia?

Grzegorz Ziółkowski, Tax Manager w Coca-Cola HBC:

Proces wdrożenia w każdej dużej firmie, w każdej międzynarodowej korporacji, to przygoda. To przygoda, która ma wiele wymiarów, w którą zaangażowanych jest bardzo wiele osób i która rzadko kiedy kończy się stwierdzeniem, że jesteśmy w 100% ze wszystkiego zadowoleni.

Podejrzewam, że zarówno ja, jak i moi koledzy i koleżanki z tzw. dużego biznesu, tak naprawdę do końca 2026 roku będziemy w ciągłym procesie doskonalenia wdrożenia KSeF.

Całe szczęście Ministerstwo Finansów – również robiąc wdrożenie na żywym organizmie – zapewniło nas, że rok 2026 jest w praktyce okresem prób i błędów. To oznacza, że możemy poeksperymentować, zobaczyć, co działa, możemy być elastyczni – zarówno po stronie wystawiania faktur, jak i po stronie ich odbioru.

Nie ma kar za to, że w momencie, kiedy wystawiamy fakturę poza KSeF, popełnimy błąd. Z punktu widzenia VAT-u, w zakresie faktur przychodzących, mamy zapewnienia na bardzo wysokim poziomie, mamy już wyroki i interpretacje, które w praktyce sprowadzają się do tego, że nawet z faktur wystawionych poza systemem można odliczać VAT i na tej podstawie funkcjonować.

Odpowiadając bezpośrednio na Twoje pytanie: każde duże wdrożenie to przygoda. A jeżeli dołożymy do tego fakt, że nie jesteśmy jedyni, nie żyjemy w oderwaniu od innych krajów – fala wdrożeń przechodzi przez całą Europę, każdy system jest inny, a duże firmy mają przeważnie jeden dział IT, który to wszystko musi ogarnąć – to tym bardziej jest to przygoda.

Michał Jaszczyński: A co było największym wyzwaniem, które stanęło na Waszej drodze? Merytoryka, kwestie technologiczne?

Grzegorz Ziółkowski: Największym wyzwaniem są kwestie technologiczne. Każde przedsiębiorstwo zdaje sobie sprawę, w jaki sposób wystawia faktury, jak komunikuje się ze swoimi klientami, jak odbiera faktury, jakie ma procesy nastawione na weryfikację czy faktury, które odbiera, są tymi, które chce otrzymać, a nie przypadkowymi fakturami wystawionymi przez żartownisiów internetowych. Z tym przedsiębiorstwa sobie radzą.

To, z czym przedsiębiorstwa radzą sobie gorzej, to integracja biznesu z IT – ten element techniczny.

Poziom zaskoczenia polskiego biznesu był duży, gdy jeden z głównych dostawców rozwiązań ERP w Polsce, na którym działa zdecydowana większość dużych przedsiębiorstw, wprowadzał 27 czy 28 stycznia noty aktualizujące, a potem 10 czy 12 lutego kolejne noty aktualizujące. Z punktu widzenia wdrożeń to jest skandal. To jest coś, co nie powinno było się zdarzyć.

Rozumiem, że wynikało to częściowo z tego, że Ministerstwo Finansów późno dostarczyło pewne rozwiązania, późno pewne rzeczy zrobiło. Natomiast największą bolączką wdrożeń jest faktycznie strona technologiczna.

Michał Jaszczyński: Widzimy też, że bardzo często występowały problemy z mapowaniami. Schemy były błędnie zmapowane, pojawiały się błędy. Z tego rodzą się problemy, dziś rodzą się nieprawidłowo wystawione faktury. Wojtku?

Wojciech Saciuk: Myślę, że to, co Grzegorz powiedział o przygodzie z KSeF, pokazuje, że na początku nie było do końca zrozumienia, jak głęboko w organizację sięga ten temat.

Dopóki w danej organizacji nie zaczęto się dogłębnie zajmować KSeF, można było mieć wrażenie, że to jest tylko kwestia technicznego wystawienia faktury.

Ale liczba osób zaangażowanych – dział IT, biznes, podatki, księgowość – pokazuje, jak szeroki jest to proces i jak duży wpływ ma na organizację.

W projektach, w których uczestniczę i uczestniczyłem, sporo początkowych działań polegało na zrozumieniu, czym jest KSeF i jaki ma wpływ na naszą organizację, na wiele procesów, w tym na kluczowy proces, jakim jest wystawienie faktury.

To jest ważne, żeby przede wszystkim zrozumieć, czym jest KSeF, bo dalej spotykamy się z problemami ze zrozumieniem, że w KSeF wystawiamy fakturę. To nie jest raportowanie faktur już wystawionych. To, co jest w KSeF, to faktura wprowadzona do obrotu prawnego.

Tu nadal występują niedoskonałości i nieporozumienia między kontrahentami co do wymogów: jakie dane powinny być na fakturach, czy wystarczy minimum danych, a resztę informacji prześlemy mailem poza KSeF.

Pojawia się szereg elementów zarówno po stronie sprzedażowej, jak i po stronie zakupowej. Z perspektywy praktycznej myślę, że uniwersalną kwestią dotyczącą KSeF po stronie zakupowej są wydatki pracownicze. To jest kwestia identyfikacji, odpowiedniego zmapowania i połączenia faktury, która jest w KSeF, z określonym pracownikiem i rozliczeniem tych wydatków. Tu pojawia się szereg praktycznych kwestii związanych z odbiorem faktur, a wracając do strony sprzedażowej – także z samym wystawianiem faktur.

To jest głęboki i w dużych organizacjach z pewnością skomplikowany proces.

Michał Jaszczyński: Bez wątpienia wdrożenie KSeF to proces, który dotyczy całej organizacji i całego biznesu.

W wielu projektach, które prowadziliśmy dla naszych klientów, zaczynaliśmy od warsztatów, na których skupialiśmy osoby z różnych działów, przede wszystkim z biznesu. To te osoby często najlepiej wiedzą, co w danych okolicznościach biznesowych powinno znaleźć się na fakturze, jakiej informacji wymaga dany kontrahent. Takich informacji często osoby z finansów po prostu nie mają.

Wydatki pracownicze to też temat cały czas żywy. Mam wrażenie, że klienci po wdrożeniu KSeF będą do niego wracać. Na razie wydatki pracownicze są w większości obsługiwane manualnie, przez procesy manualne, mam wrażenie, że dopiero będą one automatyzowane.

Wojciech Saciuk: Mogę dodać, że przez różne opóźnienia spora część podatników nie zdążyła w pełni wykorzystać możliwości środowiska demo w komunikacji ze swoimi kontrahentami, żeby zawczasu ułożyć – zwłaszcza z głównymi kontrahentami – pewne procesy.

Trochę tak, jak Grzegorz powiedział, jest teraz praca na żywym organizmie. Wiele rzeczy wychodzi dopiero w praktyce: tu zabrakło numeru zamówienia, inny kontrahent wolałby, żeby jeszcze w podmiocie trzecim ująć pewnie informacje.

Są też praktyczne zagadnienia, o których Grzegorz już wspomniał, na przykład prawo do odliczenia z faktur wystawionych poza KSeF. Pojawia się szereg elementów, nawet takich drobnych, jak pokazanie rabatu na fakturze ksefowej, gdzie z perspektywy schemy możemy pokazać go na cenie jednostkowej.

Wiele praktycznych kwestii wychodzi dopiero wtedy, gdy zaczynamy wystawiać faktury w KSeF, a nasz kontrahent zaczyna je odbierać. Albo na odwrót – kiedy my odbieramy faktury i okazuje się, że coś jest nie tak.

Grzegorz Ziółkowski: Dodałbym, że tak naprawdę będziemy się z KSeF-em „obwąchiwać” jeszcze przez najbliższe dziewięć miesięcy. Ten czas jest ważny, żeby dojść do porozumienia z kluczowymi kontrahentami i po obu stronach zachować dużą elastyczność.

Z punktu widzenia biznesowego, po stronie faktur, które otrzymujemy, zależy nam na tym, żebyśmy te faktury zapłacili, oczywiście odpowiednio ujęli je w JPK i tak dalej, ale koniec końców biznesu nie robi się po to, żeby raportować JPK i wystawiać faktury.

Biznes robi się po to, żeby zarabiać. A żeby zarabiać, trzeba ponosić wydatki, które musimy mieć udokumentowane fakturami. Po stronie faktur zakupowych powinniśmy być elastyczni, żeby nie zatrzymać biznesu.

Możemy się oflagować i powiedzieć, że przyjmujemy tylko faktury z KSeF. Jeżeli jednak nasz kluczowy dostawca, który serwisuje nam maszyny, przez najbliższe cztery miesiące nie będzie wystawiał faktur w KSeF, bo się nie wyrobił, to i tak przyjmiemy od niego faktury i je zapłacimy, żeby maszyna nie stanęła. Po tej stronie musimy być bardzo elastyczni.

W drugą stronę: jeżeli jesteśmy w sytuacji, że wdrożyliśmy KSeF w 90%, bo 10% specyficznego rodzaju faktur – na przykład zbiorcze faktury albo zbiorcze faktury korygujące – było zbyt skomplikowane, to powinniśmy oczekiwać przez najbliższy rok, że nasz kontrahent po drugiej stronie przyjmie podobne podejście. Innej metody wdrożenia nie ma.

W 2020 roku zrobiłem duży research, który zakończył się pracą dyplomową na jednych ze studiów. Zadałem pytanie kluczowym menedżerom w kraju i kluczowym doradcom podatkowym – w tym osobom z Deloitte – czy możliwe jest dobrowolne wdrożenie systemu powszechnej wymiany informacji finansowych w postaci faktur.

Konkluzja była jedna: nie. Nie da się tego zrobić dobrowolnie. Musi to być narzucone przez państwo, bo sami między sobą, jako podatnicy, się nie dogadamy. Wszelkie próby dogadania się między pojedynczymi podatnikami mogą działać w pojedynczych przypadkach, ale nie masowo.

Druga konkluzja była taka, że biznes jest tak skomplikowany, że pewnie nie da się tego prosto zrobić. Stąd pojawiło się 400 pól w schemie – żeby złapać te wszystkie bardziej skomplikowane elementy.

Trzecia konkluzja: pierwszy rok to będzie rok prób i błędów. I dokładnie w tym momencie teraz jesteśmy.

Michał Jaszczyński: Na przykład, jeśli chodzi o faktury zakupowe, widzimy u niektórych kontrahentów, że systemy i narzędzia ściągają faktury zakupowe tylko częściowo – na przykład 80%. Około 80% faktur trafia do systemu ERP, a 20% wciąż jest tylko w KSeF. Nie wiemy, dlaczego. Stąd ważne są procesy rekoncyliacji – porównywania na bieżąco tego, co jest w KSeF, z tym, co jest w systemie ERP. Oczywiście najczęściej są to kwestie technologiczne, o których już mówiliśmy.

Strona zakupowa, o której wspomniałeś, jest bardzo istotna, żeby biznes cały czas funkcjonował.

Wojciech Saciuk: Można tu dodać problemy techniczne po stronie samego KSeF. Zdarzają się przypadki, że sprzedawca widzi fakturę, ma nadany numer KSeF, ale do nabywcy ta faktura nie dotarła. I co w takiej sytuacji zrobić?

Można wskazać też na problem podwójnego obiegu dokumentów. Z jednej strony mamy fakturę w KSeF, a z drugiej dostaliśmy od kontrahenta fakturę poza KSeF. Jeżeli jesteśmy w stanie to połączyć i wszystko się zgadza – dobrze. Ale co, jeżeli faktura przesłana poza KSeF jest bez kodu QR? Co, jeśli pojawią się różnice, nawet na drobne kwoty?

To kolejne wyzwanie, również w obiegu załączników, nie tylko samych faktur – dodatkowych informacji do transakcji przekazywanych kontrahentowi.

Grzegorz, czy u Was też jest kwestia podwójnego obiegu i potrzeby porównania faktur, żeby chociażby uniknąć podwójnego księgowania?

Grzegorz Ziółkowski: Problem jest taki, że jeżeli masz to zaimplementowane na poziomie API w dużej firmie, która ma, powiedzmy, 10 tysięcy faktur miesięcznie, to nie jesteś w stanie ręcznie przejrzeć, czy wszystkie faktury, które są w KSeF, to wszystkie faktury wystawione na Twoją firmę. Nie masz prostego mechanizmu porównania źródeł danych. Albo przyjmujesz założenie, że polegasz tylko na tym, co jest w KSeF i wierzysz w swoje API – że API odpowiednio odczytało system – albo masz bardzo duży problem. Jakieś założenie trzeba przyjąć.

Wczesne przymiarki do KSeF, które robiliśmy na poziomie koncepcyjnym w okolicach 2021 roku, zakładały utrzymanie papierowego (a w praktyce PDF-owego) obiegu faktur, z jednoczesnym „szturchaniem” systemu w jedną i drugą stronę, czy są nadane numery KSeF.

To była jedna z koncepcji możliwych do wdrożenia, pod warunkiem, że będziemy w stanie uzgodnić, że faktura w KSeF jest rzeczywiście tą fakturą, którą dostaliśmy „na papierze”. Przy poziomie fraudów mogłoby to mieć duże znaczenie. Ta koncepcja została zweryfikowana negatywnie – miała zbyt wiele problemów.

Jesteśmy w sytuacji, w której polegamy na KSeF jako głównym źródle danych. Natomiast cały czas muszą działać kontrole biznesowe, które mieliśmy – żeby śmieszek internetowy, który chciałby coś kupić na kancelarię premiera, gdyby kupił coś na naszą firmę - żeby system to wyłapał oraz nie przepuścił dalej. Najlepiej, żeby nie dopuścił do płatności, ale co najmniej, żeby nie wpadło to w JPK ani w żadne rozliczenia.

Dotychczas firmy potrafiły sobie z tym radzić. Na poziomie kontroli biznesowej, jak ktoś przysłał w papierze fakturę z dziwnymi pozycjami, też to wyłapywaliśmy.

Nie widzę tu większego problemu poza pewnym zamieszaniem, które się pojawia.

Natomiast obecnie nie ma jeszcze dobrze działającej metody – podejrzewam, że Ministerstwo Finansów nad tym pracuje – żeby chociaż na poziomie sum kontrolnych i dziennej liczby faktur mieć pełną zgodność.

Chodzi o sytuację, w której wiemy, że w KSeF pojawiło się na przykład 100 faktur, a my zebraliśmy 98 i system mówi nam, że brakuje dwóch. Wtedy można to sprawdzić.

Na razie nie ma prostego mechanizmu. Wierzymy API, że ściągnęło faktury. Jeżeli nasz kontrahent wystawił fakturę, a nasze API mimo poprawnego działania jej nie ściągnęło, to nie wiemy, gdzie jest problem.

Michał Jaszczyński: Sama aplikacja podatnika KSeF jest tak zbudowana, że wchodząc przez nią i podglądając faktury, nie widzimy, czy dana faktura została pobrana, ściągnięta, nie ma numerów porządkowych wszystkich faktur. To też jest problematyczne i nie daje prostego, pełnego obrazu.

Grzegorz Ziółkowski: Mam ogólne wrażenie, że Ministerstwo Finansów od lat konstruuje przepisy z perspektywy małego albo średniego biznesu.

Z perspektywy biznesu, który ma 100 - 150 faktur miesięcznie i wystawia 40 - 50 faktur, jesteśmy w stanie ogarnąć wszystko na jednej kartce, prostym Excelem pomocniczym.

Natomiast gros przychodów z VAT i gros obrotu gospodarczego generują duże firmy. W tych firmach opcja „sprawdźcie, zweryfikujcie” przy 10 tysiącach faktur miesięcznie w ogóle nie wchodzi w grę.

A jeśli trafimy na telekom, który wystawia miliony faktur, to jakikolwiek błąd na wejściu do KSeF powoduje, że cała Polska ma problem.

Nasz system – nawet z punktu widzenia jego zaprojektowania – nie jest ustawiony tak, żeby obejmować te największe przypadki. Stąd wynika, że wymagają one dużych nakładów na wdrożenie, trwają dłużej, są „ciekawsze”, jak mówiłem na początku.

Duże firmy są wypuszczane jako forpoczta, zakładając, że case’y, które pojawią się u dużych firm, później nie wystąpią już przy mniejszych podmiotach albo będą już ogarnięte z punktu widzenia rozwiązań IT.

Jeśli przypomnicie sobie Państwo wdrożenie JPK-ów i sekwencyjność – w 2016 roku najpierw weszły największe podmioty. Nauczyły cały rynek doradców i cały rynek IT, jak to się robi. Gdy wchodzili mniejsi, z przesunięciem o półtora roku, można było kupić za 200 zł aplikację, która jednym przyciskiem generowała JPK i to działało. Wysiłek poniosły duże firmy.

Mam wrażenie, że teraz dzieje się dokładnie to samo, tylko przesunięcie dwumiesięczne jest jeszcze niepełne, bo każdy już musi być w KSeF, żeby chociaż odebrać faktury z dużego telekomu – i to od lutego.

Jeżeli ktoś przez dwa miesiące nie dostał faktury od swojego telekomu, to te faktury – lutowa i marcowa – już w KSeF są. Trzeba wejść na początku okresu i je ściągnąć. To, czy jesteśmy dużym, czy małym biznesem, nie ma znaczenia.

To przesunięcie powodowało bardzo dużo zamieszania i problemów.

Wojciech Saciuk: Dodam pod kątem technologii. W naszej dyskusji przewija się istota technologii i narzędzi, które wdrażamy.

W dużych organizacjach, gdzie jest bardzo duża liczba wystawianych faktur, komunikacja między zespołem IT a zespołem finansowo‑księgowym jest kluczowa.

Widzimy, że specjaliści IT są ekspertami od technologii i mogą stworzyć bardzo dobre rozwiązania, ale jeśli źródło danych i wkład merytoryczny do tych rozwiązań nie będzie prawidłowy, to mamy problem. Stąd komunikacja między różnymi zespołami w trakcie wdrożeń jest kluczowa.

Michał Jaszczyński: Specjaliści IT w dużych organizacjach to często osoby z zagranicy, które nie znają polskich realiów, nie mają wiedzy podatkowej i księgowej.

Nie zawsze wiedzą, czym jest faktura korygująca, bo za granicą funkcjonują credit notes, debit notes, a sama koncepcja faktury korygującej jest dla nich nowa. To jest wyzwanie: osoba bez zaplecza podatkowo‑księgowego ustawia system pod mapowanie i wystawianie faktur.

Wojciech Saciuk: Z perspektywy technicznej samego systemu, co wychodzi w praktyce w środowisku produkcyjnym, dochodzą limity nakładane przez KSeF – limity wywołań API czy limity rozmiaru pliku.

Ograniczenie do jednego megabajta na plik bez załącznika powoduje duże wyzwania, gdy mamy na przykład zbiorcze faktury korygujące z bardzo dużą liczbą korekt i przekraczamy rozmiar pliku. Albo gdy mamy limity API i wywołań odbioru faktur.

Teoretycznie istnieje możliwość zgłoszenia do Ministerstwa Finansów wniosku o zwiększenie indywidualnego limitu, choć praktyka odpowiedzi na takie zgłoszenia na razie nie jest szczególnie pozytywna.

Miejmy nadzieję, że nastąpi rozwiązanie tej sytuacji, również pod kątem samej technicznej możliwości wystawienia faktury.

Michał Jaszczyński: Temat korekty wielu faktur jest bardzo interesujący, bo schema dopuszcza wskazanie do 50 tysięcy faktur korygowanych na jednej fakturze korygującej. Z doświadczeń wiemy jednak, że z uwagi na limit rozmiaru pliku jednego megabajta jest to niemożliwe.

Trzeba się zastanowić, jak taką fakturę przygotować – czy ją podzielić np. na okresy w zależności od tego, czego dotyczy.

Mam jeszcze zapisany punkt: katalogowanie faktur zakupowych.

Poruszyliśmy temat faktur zakupowych, ale istotne jest odpowiednie przypisanie faktur do „koszyków”, rozdzielenie ich wewnątrz organizacji, szczególnie gdy brakuje jakiejś referencji – przy wydatkach pracowniczych imienia i nazwiska pracownika, numeru PO. To jest kłopot w organizacji, żeby taką fakturę odpowiednio zaalokować i puścić w obieg.

Wojciech Saciuk: Mogę dodać, bo mówimy o największych wyzwaniach związanych z wdrożeniem. Nie wiem, Grzegorz, czy się ze mną zgodzisz, ale elementem, który wpływał na skalę wyzwań, były też tematy „obok” KSeF.

JPK, tzw. JPK-CIT – czy będzie przesunięty, czy nie – i prace w tym zakresie. Do tego zmiany, które weszły ostatnio w życie w zakresie raportowania JPK VAT.

W zależności od branży są też inne elementy, które musiały być wdrażane w międzyczasie. KSeF nie był i nie jest jedynym projektem wdrażanym w organizacjach – choć jest bardzo istotny. Zasoby i zaangażowanie trzeba odpowiednio rozdzielić.

Grzegorz Ziółkowski: Zdecydowanie nikt sobie tego na kartce nie narysował pod kątem harmonogramu. Pierwsze plany na KSeF zakładały rok 2024. Wtedy scenariusz: 2024 – KSeF, 2026 – JPK CIT, miał sens, była wystarczająco duża różnica w czasie.

Teraz te projekty się skumulowały. Dobrze, że JPK CIT został przesunięty o kilka miesięcy. To daje oddech, bo po prostu zabrakłoby specjalistów, którzy są w stanie robić dwie rzeczy naraz.

Pewnie należałoby to wcześniej ogłosić, nie rozporządzeniem wydawanym w ostatnim momencie – w lutym czy marcu – tylko zrobić to przy okazji przesunięcia KSeF, pokazując spójną roadmapę.

Z takimi niespodziankami jednak będziemy się spotykać. Różne interesy, różne momenty wdrożeń – tak jak w realnym biznesie. Z jednej strony wdrażamy coś do podatków, z drugiej do księgowości, a tu przychodzi sprzedaż z nowym projektem czy produktem. Nikt na nikogo nie czeka. Trzeba wiedzieć, jak tym wszystkim zarządzać. Wyzwanie przy takich wdrożeniach jest ogromne.

Michał Jaszczyński: Do tego dochodzą wdrożenia w innych krajach, które też nałożyły się w tym roku. Zasoby są ograniczone i alokowane do różnych projektów, nie tylko w Polsce, więc niektóre osoby nie miały tyle czasu, by poświęcić go KSeF.

Grzegorz Ziółkowski: Myślę, że główny test systemu nastąpi w pierwszych tygodniach kwietnia. Wtedy do systemu aktywnie wejdzie ponad milion podatników, bo część z nich teraz tylko loguje się i odbiera fragmentaryczne dane. To będzie ciekawy czas.

Jeśli spojrzymy na roadmapę, w pierwszym tygodniu kwietnia wypada Wielkanoc – naturalny okres urlopowy. Będąc w księgowości czy podatkach, szczególnie w podmiotach wchodzących do KSeF, raczej zaplanowałbym urlop na majówkę, a nie na Wielkanoc. To na pewno będzie okres „hypercare”. Możliwe, że pojawią się problemy z dostępnością systemu, bo nikt jeszcze nie testował go przy takim obciążeniu. Być może także inne państwa w „przyjazny” sposób będą chciały przetestować naszą infrastrukturę krytyczną.

Gdybym miał wystawiać faktury i oczekiwał szybkich pieniędzy, wystawiłbym je jeszcze 31 marca, nie czekałbym systemowo, żeby mieć chociaż w pierwszym miesiącu trochę oddechu. Szczególnie w mniejszym biznesie, który może sobie na to pozwolić i nie wystawia faktur codziennie. Wszystko, co się da, wystawiłbym jak najszybciej, choćby faktury zaliczkowe, żeby zadbać o płynność. To, że będzie „ciekawie”, wiemy wszyscy. A 1 kwietnia już za chwilę.

Michał Jaszczyński: Cały czas nawiązuję do faktur zakupowych, bo po 1 kwietnia do KSeF zostanie wpompowana bardzo duża liczba faktur. W kontekście wydatków pracowniczych, ale też zwykłych wydatków – po prostu tych faktur będzie bardzo dużo.

Znowu pojawią się problemy z alokacją i przypisaniem faktur w organizacji. Tego należy się spodziewać, tym bardziej że pozostaje pytanie, jak mniejsi podatnicy są przygotowani do KSeF i jaka będzie jakość faktur, które będą wystawiane po 1 kwietnia.

Grzegorz Ziółkowski: Spodziewam się w praktyce, że faktury – szczególnie od małych, mikroprzedsiębiorstw – będą przychodziły dwoma kanałami. Po pierwsze, będą wysyłane do KSeF. Po drugie, tak jak dotychczas, będą wysyłane do kontrahenta w formie papierowej lub PDF, żeby kontrahent zapłacił. Poziom nieufności w pierwszym roku będzie duży.

Z punktu widzenia dużej firmy, która będzie te faktury przyjmować, pojawi się sytuacja, że firma przyjmuje faktury z KSeF, a jednocześnie wciąż dostaje je w PDF na te same maile typu „faktury_zakupowe@domenafirmy”. To będzie moment, w którym wciąż będziemy funkcjonować w dwóch obiegach, bo mały kontrahent czy MŚP nie pozwoli sobie na ryzyko, że wyśle coś do nieznanego mu KSeF – jakiegoś serwera „gdzieś” – i to jego zdaniem zaginie. Dalej będą wysyłać faktury drugim kanałem, z ostrożności.

Z punktu widzenia dużej firmy trzeba być na to przygotowanym i nie obrażać się, że mimo zapisów o KSeF jako jedynym źródle, ludzie wciąż przesyłają faktury inną drogą. Małym firmom chodzi o zarządzanie własnym ryzykiem – trzeba to zrozumieć.

Gdybym sam prowadził mikrobiznes, szczególnie wrażliwy na cash flow, też zalecałbym wysyłanie faktur w „starej” formie – oczywiście z napisem „wizualizacja” i numerem KSeF, żeby było jasne, że to nie jest odrębny dokument.

Będzie kreatywnie. Jesteśmy kreatywnym narodem, który radził sobie z niejednym wyzwaniem.

Michał Jaszczyński: Jakie szanse widzicie Panowie w związku z wprowadzeniem KSeF?

W KSeF wszystkie faktury w obrocie będą w tym samym formacie. To daje ogromne pole do automatyzacji, pogłębiamy trend w kierunku digitalizacji podatków. Wreszcie możliwe będzie pełne, automatyczne przetwarzanie danych, ponieważ wszystkie będą w tym samym formacie.

Wojciech Saciuk: Myślę, że część osób po wdrożeniu może być zadowolona i zapytać: „Czy to już koniec z KSeF? Wdrożyłem, działa, jestem zadowolony”. Moim zdaniem – nie. Wdrożenie KSeF potraktowałbym jako kontynuację przygody z KSeF.

Powinniśmy poszukać, jakie szanse i korzyści daje KSeF, ponieważ mamy obowiązek, wykonaliśmy go, wdrożyliśmy KSeF – czasem w bólach, z różnymi wyzwaniami – ale się udało, spełniliśmy obowiązek ustawowy.

Teraz powinniśmy w organizacji zadać sobie pytanie: jak możemy wykorzystać nakłady ludzkie i finansowe, żeby zwiększyć automatyzację i efektywność procesów. Mamy tę samą strukturę danych – z czasem pewnie coraz lepszej jakości, jeśli chodzi o wypełnienie pól.

Nawiązując do JPK VAT z 2016 roku – za chwilę będzie 10 lat – mało kto wyobraża sobie dziś składanie deklaracji i prowadzenie ewidencji w innej formie niż elektroniczna i przesyłanie danych do Ministerstwa Finansów.

Moim zdaniem wdrożenie KSeF, jakkolwiek wypadło, trzeba wykorzystać na przyszłość, żeby usprawnić procesy.

KSeF przyniósł też zmiany w przepisach – usprawnienia w zakresie faktur korygujących zmniejszających, krótszy termin zwrotu VAT. Faktury ustrukturyzowane nie są raportowane w JPK-FA (fakturowym JPK na żądanie organów podatkowych).

Mimo wszystkich wyzwań warto spojrzeć również na pozytywną stronę, jaką KSeF może przynieść w dłuższej perspektywie.

Grzegorz Ziółkowski: Powiem tak – w tym temacie spekulujemy w dużej grupie in-house’ów od kilkunastu lat. Często wychodzę na tego, który mówi herezje. Myślę, że będzie tak:

po pierwsze, stawiam tezę, że księgowość – szczególnie księgowość compliance’owa – to zawód wymierający. Z dwóch względów. Po pierwsze, nie będzie potrzebna w nowej gospodarce – wiele rzeczy będzie robionych automatycznie. KSeF wychodzi naprzeciw wyzwaniu digitalizacji, pozwala zdigitalizować obieg faktur.

Po drugie, coraz mniej osób wchodzi do tego zawodu, bo jest po prostu nieprzyszłościowy, mało atrakcyjny. Ręczne procesowanie danych finansowych, wklepywanie i opisywanie faktur, które możemy mieć zdigitalizowane, to prehistoria. To coś, co dawno powinno zniknąć, a KSeF jest kolejnym krokiem, który nas do tego zbliża.

Docelowo, gdy system okrzepnie i będzie działał stabilnie, dojdziemy na poziomie VAT do tego, do czego doszliśmy na poziomie PIT.

Ministerstwo Finansów za sześć, siedem, dziesięć lat – może szybciej, może później – będzie za nas przygotowywać deklarację. My będziemy tylko klikać przyciskiem „akceptuję” albo „nie zgadzam się”. W 99% przypadków deklaracja będzie prawidłowa.

Oczywiście pozostaną bardziej złożone tematy – transakcje trójstronne, skomplikowane łańcuchy dostaw, sprowadzanie towarów do składów celnych – ale to będą wyjątki, tak jak dziś w PIT są wyjątki związane ze specyficznymi ulgami.

Jeżeli połączymy KSeF ze STIR-em i JPK CIT, który będzie łapał każdą pojedynczą fakturę, czyli będziemy mieli uchwycone: fakturę, płatność i ujęcie księgowe, to w legalnie działającym biznesie compliance podatkowy przestanie być głównym elementem ryzyka.

Ryzyka pozostaną na withholdingu, w M&A, przy specjalnych projektach. Ale ten obszar, który dziś spędza sen z powiek – „czy wolno mi dany koszt wrzucić, czy nie” – zmieni się. Za pięć czy sześć lat nie będziemy się zastanawiać, czy coś „wolno wrzucić”. System po prostu nam na to nie pozwoli. Jeśli spróbujemy, dostaniemy telefon albo powiadomienie z MF w stylu: „Czy na pewno potrzebujesz dziesiątego komputera przy jednoosobowej działalności?” albo „Czy na pewno wyjazd na czterodniową konferencję w czasie ferii to koszt Twojej działalności?”.

Z takimi rzeczami będziemy się spotykać prędzej niż później.

Jeżeli ktoś nie wierzy, warto spojrzeć na statystyki Ministerstwa Finansów dotyczące kontroli i porozmawiać z osobami z MF czy rynku, jak dziś podchodzi się do kontroli. Proszę zobaczyć, jakim komfortem będzie sytuacja, w której nie będzie już krzyżowych weryfikacji i nikt nie będzie nas prosił o dosyłanie faktur od kontrahenta, bo wszystko będzie w systemie.

Do tego deklarację podatkową będziemy mogli złożyć jednym przyciskiem – piątego czy szóstego dnia miesiąca.

Z punktu widzenia biznesu to cywilizuje otoczenie. Biznes nie jest o podatkach, tylko o zarabianiu pieniędzy. Podatki nie wnoszą wartości dodanej do biznesu. Powinniśmy dążyć do tego, żeby obciążenia podatkowe jak najmniej angażowały biznes operacyjnie.

Wiem, że mówię trochę przeciwko sobie, bo to oznacza, że w którymś momencie ja mogę stracić część pracy, Państwo też. Ale rozwój gospodarczy nie polega na tym, żeby poświęcać ogromny wysiłek na płacenie podatków.

Jeżeli ktoś z Państwa czuje się tym dotknięty, to niestety taki mamy zawód – zawód, który dziś działa po to, żeby biznes dobrze funkcjonował, a nie po to, żeby zastanawiać się nad każdą fakturą i kombinować, jak płacić lub nie płacić podatków.

Z drugiej strony, jeżeli mamy legalnie działający biznes, to zależy nam, żeby nie było firm, które oszukują na podatkach. Oni mają wtedy wyższą marżę albo mogą sprzedawać taniej i tworzą nieuczciwą konkurencję.

Michał Jaszczyński: Na pewno dążymy do poprawy efektywności – do tego wszystko się sprowadza.

Wojtku, na zakończenie – nasza doradcza perspektywa. Zastanówmy się, o czym powinni pamiętać podatnicy już podczas wdrożenia, w czasie, kiedy KSeF już funkcjonuje, a wdrożenia wciąż trwają.

Wojciech Saciuk: Przede wszystkim, dla podatników, którzy jeszcze są przed pełnym wdrożeniem: nie czekajmy do 1 kwietnia.

Jeżeli możemy – zacznijmy działać w KSeF już teraz. Kontaktujmy się z dostawcami, bądźmy w dialogu, próbujmy wdrożyć KSeF. Oczywiście najlepiej, jeżeli jest taka możliwość, wykorzystywać środowisko demo, ale w pewnym momencie trzeba przejść na produkcję i nie można się tego bać. Trzeba dobrze przetestować rozwiązanie i ruszyć – niekoniecznie od razu ze wszystkimi fakturami wystawianymi jednego dnia. Można zacząć od pojedynczych faktur, ale trzeba działać i wdrożyć system.

Pod kątem samego KSeF nie może nam też umknąć inny istotny element – 1 stycznia 2027 roku. Nie mówię tu tylko o ostatecznym wejściu w życie sankcji, ale także o numerze KSeF w płatnościach. O tym obowiązku trzeba pamiętać i odpowiednio się przygotować, zwłaszcza jeżeli mamy kwestie zbiorczych identyfikatorów do celów płatności, które można wygenerować w KSeF, a potem odkodować, jakie faktury obejmują.

Projekt KSeF-owy jeszcze się nie kończy. Moim zdaniem nie powinien skończyć się nawet po formalnym wdrożeniu, bo powinniśmy dalej szukać szans na wykorzystanie jego potencjału. Jeśli chodzi o samo wdrożenie – trzeba je po prostu przeprowadzić. Jeżeli jest taka możliwość, zacząć jeszcze przed 1 kwietnia. Rok 2026 warto poświęcić na „docieranie się” z kontrahentami i wypracowywanie dobrych modeli współpracy.

Michał Jaszczyński: Słowo „szansa”, którego użyłeś, dobrze podsumowuje nasze dzisiejsze spotkanie.