Gestión analítica de proyectos en SAP. El caso de las obras de construcción

Una de las problemáticas habituales en empresas del sector energético (y empresas que se dedican a obras de infraestructura en general) es la incorporación a sus sistemas financieros de los activos correspondientes a las nuevas instalaciones construidas. Este artículo proporciona una guía de configuración en sistemas SAP para dar respuesta a las necesidades de automatización de este tipo de tareas, así como facilitar al reporte de información desde el punto de vista contable y regulatorio.

En estos casos, se requiere la incorporación de los activos con su valor correspondiente en base a su coste y a los incrementos adicionales derivados de su montaje. Este proceso debe estar soportado con información suficiente para su reporte a las entidades de regulación.

La aproximación planteada hace uso de los módulos de PS, CO-IM y FI-AM (proyectos, inversiones y activos fijos) de SAP y se basa en:

• La gestión de las obras se incorpora a SAP en el módulo de proyectos, de forma que las obras realizadas en las diferentes instalaciones existen como elementos WBS en SAP. Estos elementos WBS contienen la información necesaria para el seguimiento de las obras que realiza la empresa.
• La acumulación de costes se realiza en órdenes de inversión (módulo CO-IM) de forma que las compras, la imputación de horas de operarios, los costes de estudios, etc., se acumulan en dichos objetos y se trasladan periódicamente a los correspondientes activos en curso. Acumulando gasto a inversión en curso al final de cada mes. 

Esto permite concentrar los costes independientemente del origen: desde horas de operarios trasladadas desde el módulo de recursos humanos a adquisiciones con origen en el módulo de compras o contabilizaciones directas en el módulo de contabilidad financiera.

• La gestión técnica del grado de avance de las obras se realiza en un sistema externo a SAP, sistema GIS, que se conecta con SAP mediante una interfaz que puede ser en tiempo real o periódica y mediante intercambio de ficheros, servicios web, etc. 

Esta interfaz permite conocer en el sistema SAP los diferentes elementos físicos individuales que componen cada instalación en cada obra realizada. Estos elementos individuales se asignan a órdenes de inversión permitiendo saber qué coste tienen dichos elementos. Esto se puede realizar:

• De forma automática: mediante los meta-datos de los elementos, por ejemplo, determinar con los pedidos de compra la orden de inversión con la que se realizó la adquisición.
• De forma manual: a través de una operativa de usuario que permita a los técnicos asignar los diferentes elementos físicos a las órdenes que contiene cada obra.

Con estas condiciones iniciales, es posible realizar un desarrollo ABAP en el sistema SAP que realice un cruce de la información indicada. Esto permite automatizar el alta de los activos fijos en la finalización de cada obra y la liquidación de los costes desde las órdenes de inversión a los activos creados. La automatización se basa en:

• Los activos fijos se crean en base a la información de los elementos físicos que existe en el sistema GIS para cada instalación (y obra realizada). Estos activos incorporan información suficiente para su declaración a las entidades de regulación.
• La liquidación de las órdenes a los activos se realiza teniendo en cuenta los elementos relacionados para cada una de ellas. Por ejemplo, una compra de un transformador con una sola orden liquidaría el importe de la orden al 100% al activo de ese elemento. Una compra de 2 posiciones con una sola orden liquidaría el importe de la orden a un porcentaje calculado en base al histórico de coste habitual de cada tipo de posición adquirida con esa orden. Por lo tanto, el sistema sería capaz de retroalimentar los costes utilizados como referencia para la liquidación en base a los costes históricos de cada elemento.
• Las órdenes de coste común a la instalación (y obra), como los costes de mano de obra de los operarios, se liquidan en base al importe real de cada activo generado por el proceso, asignando más importe a los elementos cuyo coste ha sido mayor.
• Una vez calculadas las normas de liquidación, las órdenes se saldan de forma estándar contra los activos fijos generados por el proceso.

Desde un punto de vista regulatorio, la información de los componentes e instalaciones que se reportan a las entidades de control se obtendría a partir de los datos maestros de los activos en el sistema. En caso de existir más de un activo para un mismo componente, desde un punto de vista regulatorio, la información se obtiene por agregación.

En este modelo, una mejora o nueva inversión sobre elementos o instalaciones se recogen como nuevos activos adicionales que se agregan a la hora de reportar la información regulatoria.

Si bien el modelo descrito hace uso de desarrollos para facilitar el grado de automatización, el enfoque expuesto maximiza la funcionalidad estándar de SAP y lo convierte en una solución versátil que puede ser adaptado a necesidades de diversas empresas.

Por todo ello, este modelo supone una respuesta robusta y escalable para una necesidad generalizada en el sector.

Autor: JoséLuis Luque Sánchez, Specialist Lead – SAP FIN